淺談農(nóng)業(yè)科研院所如何加強(qiáng)科研檔案的管理

蔡云婷

摘 要：農(nóng)業(yè)研究院所科研檔案管理人員在信息化時(shí)代，如何開發(fā)利用好館藏檔案，進(jìn)一步加大檔案的再開發(fā)利用，不斷提高檔案管理工作水平，是農(nóng)業(yè)研究院所科研檔案管理人員面臨的一項(xiàng)重大任務(wù)。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，隨著各項(xiàng)工作的改革發(fā)展，科研檔案越來(lái)越多的在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面發(fā)揮著它不可替代的重要作用，而目前傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)在新形勢(shì)的工作需求。科研檔案是科技工作者們?cè)谵r(nóng)業(yè)科研研究中產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像和電子材料等大量具有保存價(jià)值的原始材料，是科學(xué)技術(shù)研究的真實(shí)記錄，是農(nóng)業(yè)科研檔案的重要組成部分，因種種原因不能完整的歸入到檔案室。所以，改革目前的科研檔案管理工作，健全農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理體制，是農(nóng)業(yè)研究院所科研檔案管理人員面臨的一項(xiàng)重大任務(wù)。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀

1.1 重視程度不夠 歸檔不及時(shí)

由于農(nóng)業(yè)科研院所的工作主要是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科學(xué)研究，重心都放在科研項(xiàng)目上，對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)薄弱，工作混亂。例如：檔案整理不規(guī)范，組卷不符合要求。科技人員對(duì)檔案材料的收集，歸檔意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，不愿意，不放心將科研資料交由檔案管理人員管理，再者是為了今后自己查找資料方便，把一部分資料留下來(lái)不歸檔保存，把一個(gè)完整的檔案有時(shí)被分割成好幾部分，導(dǎo)致檔案收集困難，難以保證科研檔案的準(zhǔn)確、全面、完整。甚至有些科技人員對(duì)檔案管理人員不信任，把一些應(yīng)該歸檔的核心材料自行保管，許多珍貴的原始數(shù)據(jù)材料遺失或仍保留在個(gè)人手中，人為的造成科研材料歸檔不全或原始材料丟失，從而造成重大科研成就的文件材料得不到及時(shí)歸檔，嚴(yán)重的影響了科研檔案的質(zhì)量[1]。

1.2 管理力量薄弱 服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

目前，我院科研檔案管理人員雖然是專職科研檔案管理人員，但并非學(xué)檔案管理專業(yè)的，有些工作不知從何下手如何開展。因?yàn)榇蠖鄶?shù)專職檔案管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)掌握不全面，哪些文件該歸檔，那些文件不該歸檔，概念模糊，對(duì)科研檔案工作的重要性、復(fù)雜性和專業(yè)性認(rèn)識(shí)不足。再加上科室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件材料歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的材料不能如期、完善、系統(tǒng)的歸到檔案室，給以后的檔案工作帶來(lái)許多困難。此外，檔案管理人員工作熱情不高，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理工作沒有活力，一定程度上也阻礙了科研檔案的有效利用[2]。

1.3 管理手段落后 利用程度低

隨著社會(huì)進(jìn)步和農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)量也日益增多，同時(shí)光盤、U盤、硬盤等記錄載體種類的多樣性，農(nóng)業(yè)科研檔案的收集、整理和利用也越來(lái)越復(fù)雜。計(jì)算機(jī)未能在檔案信息的儲(chǔ)存、加工、傳遞上普遍應(yīng)用，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。傳統(tǒng)的科研檔案管理工作多采用紙質(zhì)管理，檔案數(shù)量大、收集周期長(zhǎng)、加工難度大、檢索工具單一，要查詢檔案只能采取大范圍逐一查找的方式，不僅要耗費(fèi)大量時(shí)間，更不利于檔案的保護(hù)，已經(jīng)難以滿足和適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。同時(shí)由于農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)，涉及面廣，科研檔案材料積累需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，這就導(dǎo)致科研檔案管理中存在重視保管，輕視利用的現(xiàn)象，科研檔案一旦歸檔就被擱置，很少借閱，利用程度較低。

2 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的建議

2.1 提高檔案管理意識(shí) 健全檔案管理制度

檔案的管理工作與領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是分不開的，尤其是直接參與文件處理各環(huán)節(jié)，參與大部分文件材料的形成過(guò)程，得到他們對(duì)檔案工作的支持，就保證了一批重要文檔材料的質(zhì)量和來(lái)源。農(nóng)業(yè)科研單位更要把科研檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容納入科研管理工作中，讓科技人員了解檔案以及所形成檔案的各種要求，從課題開題起就指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集，定期向檔案室移交。歸檔文件整理前需要制定文件材料整理的歸檔辦法、歸檔范圍與保管期限 ，其中還包括收發(fā)文件登記制度、傳閱記錄制度、打印留存制度等文件處理制度。傳閱文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，保證文件的歸檔，保證公文載體材料的壽命，保證公文格式、用筆、簽章的規(guī)范化。檔案管理人員要定期對(duì)收集來(lái)的文件進(jìn)行篩選，按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保材料的內(nèi)在質(zhì)量。

2.2 及時(shí)收集文件資料 確保檔案完整性

收集資料是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，在檔案管理工作中處于基礎(chǔ)地位，只有認(rèn)真做好檔案資料的收集整理工作，才能保證檔案管理的后續(xù)工作的開展。收集材料應(yīng)該有步驟、分批次、循序漸進(jìn)的推進(jìn)科研檔案材料的收集。收集的材料應(yīng)該突出農(nóng)業(yè)科研院所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的特色，應(yīng)是本單位科研活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的文件材料。在工作中拓寬收集渠道，掌握收集主動(dòng)權(quán)，進(jìn)行科研檔案材料的整理及加工，在整理過(guò)程中，要明確立卷歸檔材料的重點(diǎn)，準(zhǔn)確把握立卷歸檔的時(shí)效性，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

2.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí) 提高人員素質(zhì)

從事科研檔案管理的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。隨著當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案管理人員的只是過(guò)于老化單一，面對(duì)新情況、新問(wèn)題就佷難提出解決的辦法，因此要適應(yīng)新形勢(shì)，把學(xué)習(xí)作為工作生活中的第一要素，做努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷提高自身綜合技能。不僅要熟悉農(nóng)業(yè)科研工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟、而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，要多思考、多研究、運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型的轉(zhuǎn)變。

2.4 創(chuàng)新檔案管理方法 加強(qiáng)檔案開發(fā)利用

農(nóng)業(yè)科研檔案管理離不開現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，農(nóng)業(yè)科研檔案管理離不開現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，因?yàn)殡S著時(shí)代進(jìn)步，各種科研檔案信息量高速膨脹，面對(duì)數(shù)量龐大，類別紛繁的科研檔案材料，必須利用現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、硬盤、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等。由于農(nóng)業(yè)科研院所在科技檔案管理工作中，對(duì)科研檔案數(shù)字化管理軟件和硬件設(shè)施投入較少，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)科研檔案進(jìn)行管理僅停留于對(duì)項(xiàng)目、成果進(jìn)行一般性檢索的階段，對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化管理模式等工作較少涉及。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足農(nóng)業(yè)科技工作者的實(shí)際需要，科研檔案管理工作應(yīng)引進(jìn)相適應(yīng)的軟件，以數(shù)字形式來(lái)對(duì)科技檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和利用，利用網(wǎng)絡(luò)連接多臺(tái)計(jì)算機(jī)對(duì)科研檔案進(jìn)行集中管理和檢索，而且數(shù)字化的數(shù)據(jù)不易丟失，可以多備份幾份，以免發(fā)生意外。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)查找相關(guān)資料也相當(dāng)迅速。人工的查找速度與電腦相比相去甚遠(yuǎn)。因此，使用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)科研檔案實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的 管理是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)， 是實(shí)現(xiàn)科研檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，同時(shí)也有助于農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的傳播和總結(jié)，有助于實(shí)現(xiàn)大量農(nóng)業(yè)科研信息資源的發(fā)揮利用，有助于農(nóng)業(yè)科學(xué)濟(jì)世的進(jìn)步和發(fā)展。

隨著科學(xué)技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，農(nóng)業(yè)科研檔案收集與整理的標(biāo)準(zhǔn)化也變得越來(lái)越易于操作，但我們要勇于開拓，不斷創(chuàng)新，最大限度地提高工作效率，減少工作人員的勞動(dòng)時(shí)間和勞動(dòng)強(qiáng)度。

參考文獻(xiàn)

[1]岳曉歷.農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案管理存在的問(wèn)題和利用對(duì)策[J].河北農(nóng)業(yè)科學(xué)2010，14（5）：171-172

[2]劉詠紅，黃友洪.農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問(wèn)題及其解決對(duì)策[J].湖南農(nóng)業(yè)科學(xué)，2012，（09）：141-143