新醫改背景下醫院檔案管理完善策略探究

張愛曾

摘 要：在新醫療改革不斷深入的背景下，醫院必須通過有效的管理方法，加強自身經營管理，提升醫院管理水平。基于此，本文就醫院檔案管理工作展開了分析，總結了醫院檔案管理工作所面臨的問題，并提出了具體的完善策略，希望對于醫院檔案管理工作起到一定的改善作用。

關鍵詞：新醫改；醫院檔案管理；運行效率

檔案管理工作是醫院內部管理工作的重要組成部分，隨著醫療改革的日漸深入，醫院必須要加強檔案管理工作，以促進醫院檔案管理工作的可持續發展。

1 新醫改背景下完善醫院檔案管理工作的必要性

（一）提升醫院管理質量

長期以來，不少醫院普遍缺乏對檔案管理工作的關注，導致醫院檔案管理工作較為混亂。加強對醫院檔案管理工作的完善，能夠使醫院檔案管理工作更趨向于規范化和條理化，為醫院人才管理和部門管理提供切實可靠的檔案信息。

（二）提高人員管理效率

醫院作為人才相對密集的區域，醫院人員的管理效率直接影響到醫院的綜合發展。隨著醫療改革的推行，現代醫院發展所面臨的風險和壓力無疑是巨大的。加強醫院檔案管理工作，一方面可以保持醫院對內部人才的合理分配和科學管理，提升醫院人員的工作積極性，為醫院創造更高的經營效益。另一方面，加強醫院檔案管理，可以從一定程度上避免優秀人才的流失，使醫院具備更大的市場競爭力。特別是在人才競爭日漸加劇的今天，通過科學的檔案管理工作，可以更好地提高人才的歸屬感，滿足醫院長遠發展的人才要求。

（三）減少醫院資源浪費

目前，新醫療改革強調醫院的自主經營能力，這使得醫院必須要轉變自身的經營管理理念，樹立正確、務實的管理思想。切實加強醫院檔案管理工作，能夠促進醫院的穩步發展。特別是在激烈的市場競爭環境下，醫院除了要對醫療項目進行優化之外，還要加強資源管理，保持更高的資源利用率，通過降低成本的方式，保持醫院的良好發展狀態。加強醫院檔案管理工作，不但能夠加強對醫院人員的管理，還能夠通過規范、嚴格的后勤檔案管理，充分提升醫院的設備、水電等方面的綜合管理水平，減少醫院不合理資源的浪費和消耗，為醫院的長足發展奠定更為堅實可靠的基礎。

2 新醫改后醫院檔案管理主要問題

（一）制度方面

1.檔案管理制度不健全

目前，檔案管理制度不健全，是多數醫院面臨的共同問題。所謂無規矩不成方圓，沒有規章制度，檔案管理工作就會變得舉步維艱。雖然一些醫院名義上設置了檔案管理部門，但檔案管理工作沒有一套完善的制度和操作流程來規整，使得檔案管理工作流于形式。在實際的檔案管理工作過程中，檔案管理人員的工作隨意性非常大，檔案管理人員更多的是按照個人意愿來開展工作。在這樣的形勢之下，醫院檔案管理工作的有序開展無法得到保障，檔案管理資料難以得到有效的收集和管理，不能為醫院管理工作提供可靠的數據支持。

2.檔案管理考評機制欠缺

醫院檔案管理制度的不健全，也造成了醫院檔案管理考評機制的欠缺。醫院檔案管理考評機制的實施，不但有利于規范醫院檔案管理工作，而且有利于提升檔案管理人員的工作效率和工作積極性，使醫院檔案管理工作有條不紊地進行下去。然而，大多數醫院在檔案管理方面都沒有建立完整的檔案管理考評機制，這就會造成檔案管理人員的工作積極性不高。在日常檔案管理工作中，一些檔案管理人員也是得過且過，缺乏責任心，檔案資料的缺失問題時有出現。

醫院檔案管理考評機制與醫院檔案管理制度是相輔相成的，兩者缺一不可。醫院在加強檔案管理制度構建的同時，理應將部分精力用于檔案管理考評機制建設上，明確部門各崗位的工作內容和職責，進而形成科學的檔案考評機制，提升檔案管理人員的工作積極性，減少檔案管理問題的發生。

（二）人員方面

1.檔案管理人員缺乏

檔案管理人員的缺乏，造成醫院檔案管理工作開展難度加大，醫院檔案管理工作實效無法得到有效保證。醫院檔案管理工作，最終需要醫院人員的完成。然而，由于部分醫院缺乏對檔案管理工作的重視，導致檔案管理部門成為弱勢部門，檔案管理部門經費捉襟見肘，檔案管理人員的配備更是無從談起。

還有部分醫院的檔案管理部門只是簡單地由一兩個檔案管理人員組成，或者直接由其他部門人員兼職來做。這樣的檔案管理部門，只能簡單地對紙質的檔案資料進行收集，卻顧及不到檔案的歸類、入檔和維護工作。在這種形勢之下，醫院檔案信息資料缺失現象就變得非常尋常，醫院檔案資料的安全性更是無法得到有效保障。

2.檔案管理人員水平參差不齊

醫院在人才管理和培訓方面，對于醫療人員的醫療技術和素養關注度較高，而對于醫院其他部門人員的關注度不足。

新醫療改革下，雖然部分醫院開始加強對檔案管理工作的資金投入，但檔案管理人員現況卻沒有得到質的轉變。不少醫院的檔案管理人員是由其他非專業部門中抽調過來的，即便是在一些規模較大的醫院中，具備豐富檔案管理知識和經驗的人員也是非常有限。在檔案管理人員缺乏有效、全面培訓的情況之下，醫院檔案管理工作質量無法得到有效提升，檔案管理工作受到極大的約束和限制，檔案資料的流失問題也難以得到有效改觀。

（三）硬件方面

1.檔案管理設備落后

新醫改對醫院檔案管理工作提出了全新的要求，但是多數醫院在檔案管理硬件方面存在較大缺陷和不足。醫院檔案管理是一項非常重要且復雜的工作，并非單純的資料收集和存管，更重要的是形成一套完整的管理體系，以幫助醫院獲得有效和完整的信息資料，提升醫院的綜合管理水平。然而，目前許多醫院的檔案管理設備非常落后。一些醫院檔案管理部門辦公室十分簡陋，擁擠的辦公室內各類檔案文件到處堆放，許多紙質文件甚至出現了發霉等情況，難以保證資料的完整性，并且容易出現資料丟失等問題。雖然，部分醫院為檔案管理部門配備了計算機等辦公設備，但是設備老化現象非常嚴重，運行狀況不穩定，難以承擔起檔案管理職責。

除了上述設備問題之外，醫院在信息系統建設上也存在較多缺陷。目前，部分醫院信息技術水平較高，并且安排了專業人員負責檔案管理工作，但是沒有建立統一的檔案管理信息系統，檔案管理軟件多且繁雜，操作流程和數據庫格式多種多樣，這就嚴重影響到檔案信息的收集和錄入速度，嚴重影響到檔案管理工作的順利開展和落實。

2.醫院缺乏足夠重視

醫院檔案管理工作的有序開展，有賴于醫院領導對于檔案管理工作的關注和重視。然而，我國醫院都普遍存在“重臨床、輕檔案”的問題，每年醫院都會投入大量資金和精力用于各類醫療設備的采購和引進，但在檔案管理方面所投入的資金卻非常有限。一些醫院檔案管理人員表示，部門所獲得的資金只夠解決部門人員的工資，根本無力進行設備的采購和更換。這嚴重影響到了檔案管理工作的開展。

醫院對于檔案管理工作重視程度的不足，也體現在了部門的整合和管理上。醫院檔案管理工作是一項綜合性工作，除了對人員檔案的管理外，還包括了對臨床治療資料的管理、對信息財務數據的管理和對科室相關資料的管理等。但是，醫院內的各部門都是各自為政，缺乏足夠的互動和交流。這就導致檔案管理部門缺乏足夠的權力，難以全面獲取財務、人事等部門的資料，在很大程度上影響了醫院檔案的整理和收集效率。

3 新醫改背景下醫院檔案管理完善策略

（一）健全檔案管理制度

完善醫院檔案管理制度是提升醫院檔案管理綜合質量的關鍵。針對醫院檔案管理制度缺失的現狀，醫院首先要健全相關標準和規定，使檔案管理工作有序開展和實施。根據《中華人民共和國檔案法》的規定，《醫院檔案管理制度》應明確規定各崗位人員的具體工作責任和義務，對部門人員的工作范圍進行詳細劃分，確定具體的崗位工作標準，明確檔案管理的具體流程和指標。如檔案收集、檔案分類、檔案編目以及檔案錄入等，都應做到詳細化、具體化和規范化，并認真落實到檔案管理日常工作當中。

為確保管理效率和質量，醫院應圍繞檔案管理制度建立《醫院檔案數據標準》、《檔案分類編號標準》以及《病歷書寫規范》等。這些標準和規定的制定，將極大的提升檔案資料的標準化和科學性，便于檔案管理工作的開展和實施，避免信息不統一所造成的管理障礙。

（二）完善檔案管理考評機制

檔案管理是一項復雜和長期的工作，要保證檔案管理質量，就必須要建立對應的考核評價機制，切實保證檔案管理人員的工作積極性，同時提高醫院檔案管理人員的工作積極性。檔案管理考評機制，首先應該與檔案管理人員的薪資待遇相掛鉤，這能夠顯著提升人員的重視程度。對于考評成績優秀的人員，醫院應給予適當的物質獎勵，并在部門進行表彰和宣傳。而對于考評成績較差的人員，應給予適當處罰和警告，并適當做出崗位調動和調整。

其次，檔案管理考評機制應強調公平性與平等性。機制的公平性，是提升執行力的關鍵。醫院在構建檔案管理考評機制前，應結合各崗位人員的工作內容和工作量，制定科學的考評標準。同時，還應該積極邀請各部門人員參與機制制定，傾聽相關意見和建議，提升考評機制的合理性，使部門成員能夠自覺認可和履行考評機制。

（三）全面構建管理團隊

檔案管理團隊整體素質是影響檔案管理質量的重要因素。醫院在建設檔案管理團隊前，必須要明確醫院檔案管理的主要工作和崗位職責，同時結合醫院經營發展和管理戰略，擬定團隊建設的目的和方法，這樣才能夠切實保證管理團隊建設的整體質量和效率。

在日常經營過程中，醫院必須要加強人才引進工作，通過各種招聘渠道吸收優秀檔案管理人才，不斷壯大醫院檔案管理隊伍。醫院應加強對檔案管理部門的重視程度，適當提升檔案管理人員的薪資待遇，提升崗位吸引力，減少人才流失。醫院應加強與招聘平臺和獵頭公司之間的合作，挖掘具備豐富工作經驗的檔案管理人才參與到醫院檔案管理工作中。

另一方面，醫院應加強與專業院校之間的合作，增加醫院人才招聘渠道。醫院向學校提供對應的實習崗位和機會，學校則為醫院推薦具備豐富理論知識的優秀畢業人才，通過與院校之間的緊密合作，達到互利共贏的目的。

（四）加強管理人員培訓

第一，制定周期性的檔案管理培訓計劃。實施檔案管理培訓之前，醫院必須要明確檔案管理培訓目標，并對目標予以分解，制定周期性的培訓計劃。其次，醫院檔案管理人員綜合業務能力和水平參差不齊，人員之間的能力差距也比較大。這就要求醫院應堅持以人為本的培訓原則，針對不同層次的檔案管理人員實施不同的培訓方案，盡量提升檔案管理人員的素質能力。

第二，保證檔案管理培訓的豐富度。除了醫院人力資源培訓講師培訓課程之外，醫院還應該積極邀請國內相關領域專家和學者到院開展培訓活動，幫助醫院檔案管理人員及時了解先進的檔案管理思想和管理技巧，加快檔案管理人員管理能力的提升。對于有條件的醫院，醫院應該為檔案管理人員提供更多的外出學習和考核的機會，使其不斷接觸新的管理方法，提升檔案管理培訓實效。醫院之間也可以建立長期合作關系，就檔案管理的經驗和技巧進行溝通和交流，在互相交流中提升醫院檔案管理人員業務能力。

第三，針對醫院檔案管理培訓，應該制定全面的考核制度，并與員工薪資相掛鉤。檔案管理培訓與薪資相掛鉤，能夠極大的提升員工對于培訓的重視程度，加快其對培訓知識的吸收和運用，最大化的保證檔案管理培訓的效果。

（五）引進先進管理設備

醫院檔案管理包含諸多工作內容，為促進檔案管理工作的順利開展和落實，醫院必須要加強硬件設備建設，為檔案管理工作的開展奠定可靠基礎。首先，醫院管理層必須要加強對醫院檔案管理的重視，加大資金方面的投入力度，確保醫院檔案管理工作的順利開展。其次，隨著網絡技術的快速發展，以及以及醫院檔案管理要求的不斷提升，醫院必須要加強對硬件設備的優化和改進。比如，針對檔案管理部門設備老舊、落后的問題，應及時進行設備的更換和報廢，并采購符合醫院檔案管理需求的相關設備，充分保證各項工作的順利開展和落實。

除硬件設備的更新之外，醫院必須要加強對軟件方面的優化和改進。醫院必須要加強對內部信息共享網絡的建設，加強各部門的互動和聯合，保證醫院內部各部門之間的信息高效溝通與共享，使檔案管理部門能夠快速獲取信息并進行收集和管理。除此之外，為切實保證醫院檔案管理人員的高效工作，醫院應對檔案管理部門辦公環境的優化和改進，充分保證室內環境的整潔和安靜，為檔案資料的管理提供良好的環境支持。

（六）加強先進管理方法學習

對于檔案管理工作而言，與時俱進同樣是非常必要的思想理念。時代的快速發展，要求醫院檔案管理工作進行及時的更新和改進。對此，檔案管理人員也應該加強對檔案管理方法的優化，加強對先進檔案管理方法的學習。

一方面，檔案管理人員必須要積極參與到醫院檔案管理與培訓工作當中，認真聽取醫院檔案管理培訓課程，積極吸取檔案管理培訓課程的精華，不斷提升人個人工作能力，滿足醫院檔案管理需求。另一方面，檔案管理人員必須要提升個人學習積極性和主動性，在日常工作和生活中積極開展個人學習活動，及時的了解和學習檔案管理技巧和方法，充分滿足崗位和醫院檔案管理的要求。

特別是隨著互聯網技術的快速發展，網絡已然成為接收和獲取信息的重要平臺。對此，檔案管理人員在日常工作中，可以通過網絡獲取醫院檔案管理知識。例如，百度、優酷等平臺，都能夠搜索檔案管理名師的講解，通過知乎、百度知道等平臺也能夠邀請相關專家及時解答相關問題，這些對于檔案管理能力的提升都將起到極大的促進作用。

4 總結

醫院檔案管理工作對于醫院的經營發展而言非常重要，為提升醫院檔案管理的綜合水平，醫院領導層必須要明確檔案管理工作的重要性，加大資金和精力的投入力度，加強檔案管理人員的培訓和設備引入。同時，檔案管理人員也應該樹立正確的工作意識，不斷加強自我能力的培養，提高檔案管理效率，為醫院發展提供更為有力的保障。

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