關于學校檔案管理工作質量提升的研究

夏楊

摘 要：檔案管理是各級學校行政管理中不可或缺的重要內容，隨著信息化改革的不斷深入，提高對檔案管理中的信息的使用程度成為學校數據利用能力和服務能力提升的重要手段。對此筆者結合自身的工作經驗，對學校檔案管理中存在的問題進行了簡要的分析，提出了學校檔案管理工作質量提升的幾點建議，希望通過本文的拋磚引玉，帶動學校檔案管理工作效率和質量的進一步提高。

關鍵詞：檔案管理；質量提升；信息化

檔案管理是一項基礎性的重要管理項目，關系到所在學校的各項基本信息的留存和使用。近年來隨著我國教育改革的不斷發展，各級學校的數量和在校師生的人數在不斷增加，學生和教師的數量日益提升，在這個大的背景下，學校檔案管理準確性和檔案的綜合利用效率成為當前階段檔案管理改革所研究的新課題。

1 學校檔案管理工作的重要意義

1.1 記錄學校歷史

當前階段學校檔案管理最終要的作用在于建立和完善學校的綜合信息基礎。檔案管理是對學校發展過程中的各個階段的有價值的信息的記錄與留存，是學校發展的縮影，也是學校管理的重要組成。檔案中的信息不僅包括學校教師、學生和管理工作人員的基本信息、工作學習狀況和成績，還包括學校歷史沿革和學校舉辦并參與的各項活動以及所取得的獎項，對學校的發展有著重要的推動作用。

1.2 為師生和政府組織提供服務

檔案管理的重點在于信息的記錄和保存，檔案管理的目的在于提高歷史信息的利用效率。學校檔案管理有其特殊的一面，不僅能夠完善的記錄師生以及管理人員在各個階段的基本信息，還能對師生以及政府組織提供力所能及的幫助。比如在實際工作中，可以利用學校檔案，為社會和各用工單位提供畢業生原始的學籍信息和學歷證明，為教職工的職稱評定、各類評先評優、退休教師住房貨幣補貼等提供最具可靠性的第一手資料證明，有效的起到服務教職工的作用。

1.3 為信息化改革打下數據基礎

當前學校改革的重要方向是辦公的信息化和網絡化，檔案管理可以為其提供基礎性數據，因此檔案管理的準確性和真實性就成為學校信息化改革的關鍵因素之一。信息化建設需要建立完善并且真實的數據庫，對學校各方面的信息進行覆蓋和整合。但是人員的流動性使得學校信息化完善前期的各方面數據難以有效的統計，必須借助檔案管理的數據來補充和完善，可見檔案管理是學校的信息化建設的重要奠基。

2 現階段學校檔案管理存在的問題

2.1 學校檔案管理重視程度有待提高

當前，檔案管理的工作效率和工作質量與管理者的重視程度有著重要的關系。但是很多學校對于檔案管理的重視程度不夠，首先體現在對檔案管理嚴肅性認識上，缺少對于檔案管理法律法規的學習和研究，對于檔案信息的真實性核實程度明顯不夠；其次對于檔案管理成果的檢查頻率較低，在日常工作中對于檔案管理的認識大多局限在將資料裝訂成冊、分類整理、錄入電腦等基礎性工作上，缺少長遠的檔案管理和利用規劃。

2.2 現代化檔案管理設備投入不夠，管理效率較低

在檔案的現代化管理過程中，檔案的信息化保存成為檔案管理的發展趨勢。但是在檔案信息的巨大需求面前，用于檔案管理的現代化管理設備相對不足。包括檔案原件掃描儀、檔案管理服務器、檔案自動裝訂儀等方便檔案整理、裝訂分類查詢的現代化儀器并沒有全部就位，大部分管理設備老舊，工作效率較低，難以完成信息的現代化儲存要求。

2.3 學校檔案管理人員信息化業務培訓開展較少

當前學校檔案管理需要與信息化建設相對接，因此檔案管理工作人員需要定期進行當管理的培訓。同時，檔案管理工作又是一項旨在服務教師和學生的工作，必須對檔案的整理技巧進行定期的改進和針對性的革新。但是在當前的工作中，對于檔案管理工作技術的專項培訓工作開展較少，檔案管理工作長期延續以往的固定套路，工作中缺少創新的必要條件。在檔案信息需求日益增加的今天，傳統的檔案管理方式在工作效率上稍顯落后。對此，學校檔案管理人員需要進行針對性的培訓和學習，提高自身的業務素質，提升檔案管理的工作質量。

3 提升學校檔案管理質量的具體措施

3.1 制定有效獎懲機制，調動工作積極性

制度是組織高效運轉的重要保證，檔案管理工作也不例外。提升學校檔案管理工作人員工作質量和工作積極性的重要方式就是建立一套行之有效的獎懲機制。長期以來，檔案管理工作被認為是學校管理中較為“枯燥”的一部分，并且其工作的成果難以深入檢驗，所以對于檔案管理工作人員只能從工作時間、完成檔案整理數量、檔案整理進度等角度進行績效考核。對此，學校的管理層應當從檔案管理的有效應用角度建立檔案管理人員的獎懲機制，每學期前制定檔案整理的整體任務計劃書，對檔案整理的工作內容、進度目標、整理方式以及日常工作任務進行系統的規劃，并根據同行業的完成進度制定獎勵和懲罰標準以及具體的獎勵方式，定期抽查檔案整理質量果。讓檔案整理人員能夠根據進度目標調整工作狀態，消除“當一天和尚撞一天鐘”的消極心態。并且根據檔案整理工作的具體數量和人員配置設立獎勵，關心檔案人員的身體、生活狀況，改善工作環境，暢通職稱、職務晉升渠道，調動工作積極性。

3.2 提高檔案整理要求，實現檔案管理規范化

為了實現檔案管理規范化，必須嚴格規范學校檔案管理的相關流程，根據流程和標準整理學校的檔案資料。在學校的檔案管理中，并不是所有的資料都需要備份存檔。因此，檔案管理的前提就是細分學校檔案資料留存的標準，并分發到各個科室及管理部門。檔案提交前在一線進行初步的規整，實現檔案資料的初級分類。在檔案資料提交上來之后，再根據詳細的檔案裝訂技術規范和流程裝訂、裝盒。檔案裝訂和保管主要分為兩部分，分別是檔案的裝訂技術要求和管理的制度要求。前者包括檔案的修整、裝訂、上架；后者包括檔案管理基本信息的標準，包括保存年限、檔案目錄、檔案性質（全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、類別名稱（機構或問題））等。通過修整，將不全的檔案資料按照固定格式退回重整，合格的檔案按照編號整理上架入冊。實現對于歸檔檔案的標準化、規范化管理，減少檔案中的缺失漏項，提高檔案管理的整體質量。

3.3 完善電子化檔案管理，實現檔案管理與信息管理一體化

檔案管理信息化就是通過編寫計算機軟件，完善信息數據庫，借助掃描等方式，將紙質版信息轉換成數字格式，實現檔案信息之間的聯網。在筆者的實際工作中發現，現在的檔案管理已經實現了檔案的半電子化，即通過主要信息檢索，紙質信息查檔。在師生需要檔案信息幫助的時候可以迅速定位，快速找到紙質版檔案原件。但是這并不能夠滿足未來信息檔案的服務需求。對此筆者建議加大投入，加快辦公設備現代化、自動化進程，推進整理進度，盡快完成以往存檔信息的電子化轉換，最終實現所有檔案資料的電子化存檔。可以在電腦上找到掃描件原件，進一步加快檔案的搜尋速度和精度，并為遠距離師生的檔案資料需求提供可靠地電子版資料，實現檔案管理與信息管理一體化改革。

4 結束語

總而言之，檔案管理的信息化是一項艱巨的任務，檔案作用的提升也成為學校未來建設的必然趨勢。將浩如煙海的檔案信息準確的進行電子化轉換，是每一個檔案管理者所需要研究的重要課題。相信隨著電子信息技術的不斷進步，以及檔案管理者工作素質的不斷提升，學校的檔案管理工作質量必將會邁上一個新的臺階。

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