淺談事業單位檔案管理信息化建設

馬曉鶯

摘 要：檔案管理信息化建設是當前事業單位檔案工作的重點，隨著檔案管理模式轉型的不斷推進，提升信息化管理對事業單位檔案工作的優化作用進一步凸顯。對比傳統的事業單位檔案管理方式，信息化管理提供了更加便捷、高效的工作方式，簡化了檔案使用流程，本文簡述了開展事業單位檔案管理信息化的必要性，從根本上提高此項工作推進的思想認識。

關鍵詞：檔案管理；信息化；重要性；電子檔案

1 前言

20 世紀最偉大的進步就是計算機的普及與網絡技術的發展，它將人們引領入一個嶄新的信息時代，開啟了數字化生活的新紀元。隨著社會信息化程度的進一步提高，各行各業以提高工作效率、提升生產力水平為宗旨引入了計算機輔助工作。事業單位檔案管理一直以來以人工方式為主，在檔案的收集、分類、整理、歸檔、查詢等各個環節中，傳統的管理方式都是依靠工作人員手工操作完成，工作繁瑣，工作量相當巨大。計算機技術的進步，可以在很多工作中將人們從繁重的勞動中解脫出來，檔案管理工作就是其中之一。采用計算機管理模式，可以對檔案進行網絡收集，不受時間與空間的限制，比起以往依靠各個部門或機構逐級上報的方式更加便捷和直接。

電子文檔存儲方便易于查詢，且可以對重要文檔進行備份處理，保護重要的數據資源，通過對電子文檔的關鍵字、索引進行編輯，可以實現檔案的快捷查詢，免去了傳統人工式翻查的時間浪費。在人們對計算機高度依賴的今天，很多能夠由計算機替代解決的問題，都可以將人們解放出來，因此，事業單位檔案管理信息化是計算機科技發展的必然趨勢，進行檔案文件數字化轉換是信息化管理的第一步。

2 事業單位檔案信息化管理的特點

（一）檔案存儲環境優勢。傳統的事業單位檔案以紙張為主要記錄載體，在存儲和保管過程中需要防霉防蛀，對存儲環境的濕度等有著相當嚴格的要求，一旦紙張變質，就會對筆跡產生影響，造成模糊不清或損壞等問題。特別是對于年代久遠的紙質文件，受空氣氧化和灰塵的影響，紙張變薄變脆，給檔案保管帶來極大的困擾，也因此使很多重要的資料難以修復。信息化檔案以電子檔案為主，電子檔案的來源一方面是對原有紙質檔案的轉換，在經過掃描等處理形成電子檔案后就可以封存紙質檔案，避免紙張多次翻查接觸空氣中的灰塵、水分等而加速紙張老化，在查詢檔案時可以直接查詢電子檔案。另一方面新的事業單位檔案記錄可以直接以電子檔案的形式來進行留存，同時備份數據，電子檔案依托光盤、硬盤為載體所需的存儲環境相對于紙質檔案比較簡單，需要干燥無磁場干擾的環境即可，環境優勢明顯。

（二）檔案使用、查詢優勢。傳統的事業單位檔案管理模式下，檔案的查詢、借閱手續相當復雜、繁瑣，需要提出申請、得到準許后進入檔案室進行人工翻查，紙質檔案經過多次翻查必然會對紙張造成一定的損壞，此外，由于多次翻查也使紙張反復接觸空氣中的灰塵、水分，加速了紙張老化，由于人工的疏忽也可能弄亂檔案順序等等，給后續管理帶來極大的不便。信息化管理可以由查詢者自己通過登入網絡來進行搜索所需檔案，調用電子文檔進行瀏覽，可操作性強，簡化了檔案使用流程，準確、快捷。對電子文檔的查閱并不會對文檔本身造成任何損壞也不會影響檔案的排序與歸檔，因此，在使用和查詢上有著傳統管理方式無法比擬的重大優勢。

3 深化事業單位檔案信息化管理的策略研究

（一）強化事業單位檔案信息化管理理念，提高管理人員專業素質。加速事業單位檔案管理信息化進程，首先需要從提高檔案管理從業人員的根本認識入手，強化信息意識，提高對檔案工作的重視程度。對事業單位檔案管理人員實施培訓，一方面提高工作人員的計算機技術水平，另一方面提升檔案管理人員的信息獲取與鑒定、評估能力，培養提煉、加工檔案信息的基本工作要求，使工作人員認識到信息化管理的重要性，并將信息化管理作為今后工作的發展方向，將傳統的檔案工作經驗與計算機能力相結合。事業單位檔案管理信息化重在平臺建設，將檔案管理工作作為一個開放性的平臺工作來推進，不但可以提高檔案的使用效率，還可以普及人們對檔案的認知程度。深化檔案信息化管理，需要始終貫徹信息化管理理念，使人們認識到信息手段的重要性，并接受新的檔案形式轉變，支持檔案工作發展。

（二）擴充事業單位檔案信息資源，加快檔案管理的硬件建設。在事業單位檔案信息化推行過程中，計算機、數字存儲設備、數據庫、網絡等是建立信息化管理必備的硬件基礎，需要對檔案部門給予較大力度的資金扶持。完成信息化管理轉變，首先要完成硬件建設，才能夠繼續對檔案資源進行轉換和擴大收集范圍，繼續開展檔案工作。作為電子文檔的存儲載體之一，光盤所需量巨大，在進行采購時應當選擇存儲容量大，信道質量好的光盤作為長期保存用，此外，硬盤等備份硬件，應選取性能穩定的才能夠保障信息資源庫的安全。

通常事業單位檔案部門現有的主要檔案資源仍然以紙質資源為主，在進行信息化管理轉變的過程中，首先要對這類檔案進行數字化轉換，通過掃描等轉換方式將紙質檔案文件進行二次保存，可供網絡查詢和使用。此外，由于受檔案連續性的約束，所有的現存檔案文件都應當具有連續性，在進行信息化轉變的同時，也許要擴充部分檔案資源，將原有的檔案資料繼續完善，構建完整的檔案資料庫。

4 結語

事業單位檔案管理信息化是社會進步、科技發展的必然趨勢，紙質檔案歷經發展已經具備較為完備的管理模式，在進行信息化轉換的過程中，一方面繼續保持紙質檔案的工作嚴謹性，另一方面要針對電子檔案開展全新的管理和使用模式探索。借助于計算機技術與網絡平臺建設，對檔案實施數字化管理，提高工作的效率性與檔案信息的完整性與時效性，是事業單位檔案信息化升級的主要目的，也是信息時代對檔案工作的更高要求，借鑒傳統的檔案管理經驗，將事業單位信息化檔案工作作為一項歷史性的使命來完成，具有重要的現實意義。

參考文獻

①張紅梅.加強檔案管理信息化建設促進經濟社會發展[J].華章，2011（03）：99-100.

②馬仁杰，張浩.論社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設[J].安徽大學學報（哲學社會科學版），2011（01）.

③張勇.檔案信息化管理中計算機的重要性[J].黑河學刊，2011（06）：101-103.