信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用探究

鄒瑞香

摘 要：隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)在人們的日常生活、工作、檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，在單位的檔案管理中發(fā)揮出了重要的作用。現(xiàn)階段，各企事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，由于檔案數(shù)量在不斷的增加，其內(nèi)容變得越來越復(fù)雜化，利用信息技術(shù)是十分必要的，同時(shí)也是檔案管理工作在未來發(fā)展的趨勢(shì)。利用信息技術(shù)可以有效的減少大量的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，保證檔案管理的工作效率，從而提高各單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用；探究

隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)不斷的應(yīng)用，各行各業(yè)在發(fā)展過程中都廣泛的應(yīng)用信息技術(shù)，從而提高經(jīng)濟(jì)效益與工作效率。信息技術(shù)不僅能應(yīng)用到我國(guó)商業(yè)發(fā)展中，同時(shí)還能應(yīng)用到企事業(yè)單位的檔案管理中，從而解決一些檔案信息中的瑣碎性問題，減少工作流程，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，應(yīng)用信息技術(shù)最重要的一點(diǎn)就是提高檔案信息的工作效率。因此，做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，才能有效的促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

1 傳統(tǒng)檔案管理模式弊端的研究

檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，檔案管理的好壞會(huì)直接影響到企業(yè)的發(fā)展。就目前來看，檔案管理是一種便捷的數(shù)據(jù)信息查詢方式，在人們需要數(shù)據(jù)信息時(shí)，能準(zhǔn)確、及時(shí)、查找到有效的數(shù)據(jù)信息。在傳統(tǒng)的檔案人工管理過程中，不能滿足準(zhǔn)確、及時(shí)、查找到有效的數(shù)據(jù)，其中存在著很多的不足，傳統(tǒng)的檔案管理需要人們將其進(jìn)行不斷的研究。

1.1 工作效率較低

由于企業(yè)人數(shù)較多，檔案數(shù)量也在逐漸的增加。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是使用人工管理方式進(jìn)行，對(duì)一些大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理收集，從而降低企業(yè)檔案管理工作效率。

1.2 保密性較差

使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，接觸檔案信息人數(shù)較多，導(dǎo)致檔案在管理過程中沒有較強(qiáng)的保密性。

1.3 檔案檢索、維護(hù)工作困難

隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，僅僅依靠人工進(jìn)行管理很難實(shí)現(xiàn)檔案在日后的檢索與維護(hù)工作，從而降低檔案管理的工作效率及檔案的利用率，使檔案工作無法正常進(jìn)行。

2 現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

在這個(gè)信息技術(shù)快速發(fā)展時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作也逐漸采用一些現(xiàn)代化手段來完成管理工作，從而跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用可以有效的克服傳統(tǒng)工作的弊端，提高企業(yè)檔案管理工作效率。

2.1 檔案數(shù)據(jù)處理速度較快、容量較大、檢索方便

現(xiàn)代化信息技術(shù)在使用過程中包含了多種管理軟件，其自身在使用過程中都有著各自的功能。在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)該為其制定對(duì)應(yīng)的工作目標(biāo)，只有這樣才能保證企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行下去。在開展企業(yè)檔案管理工作時(shí)，現(xiàn)代化信息技術(shù)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)容量，在企業(yè)檔案管理中常常會(huì)使用一些電子軟件、表格等，從而方便人們對(duì)檔案信息的查找工作。

2.2 企業(yè)檔案管理工作需要專業(yè)工作人員擔(dān)任

在開展企業(yè)檔案管理工作時(shí)，所選取的工作人員要有較高的綜合素質(zhì)水平、專業(yè)知識(shí)技能、職業(yè)道德，并了解現(xiàn)代化信息技術(shù)的操作，只有這樣才能保證企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行下去。現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)檔案管理相關(guān)工作人員普遍存在專業(yè)知識(shí)水平較低的現(xiàn)象，因此，企業(yè)應(yīng)該定期開展現(xiàn)代化信息技術(shù)教育培訓(xùn)，從而提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平。

2.3 現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作中的不足之處，主要有以下幾點(diǎn)

（1）在使用信息技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)過程中，其存儲(chǔ)載體出現(xiàn)了較大的變化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改變成電子文件檔案，從而產(chǎn)生一系列的企業(yè)檔案管理問題；（2）我國(guó)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)企業(yè)檔案管理制度不夠完善；（3）將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成電子文件，這對(duì)企業(yè)檔案管理人員來說是一項(xiàng)非常困難的任務(wù)，而且電子文件的數(shù)據(jù)信息也容易被復(fù)制，從而導(dǎo)致電子檔案的易改性存在著一定的不足。

3 企業(yè)檔案管理工作信息化的有效途徑

3.1 提高企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過程中，需要整理大量的紙質(zhì)檔案，企業(yè)還需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，并且在整理過程中其工作效率也不是很高。直到現(xiàn)代化信息技術(shù)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式得到完善，解決了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中的不足。同時(shí)提高了企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平，通過人們對(duì)信息技術(shù)不斷的研究，在企業(yè)檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，并深受檔案工作人員的歡迎。在檔案內(nèi)容管理中運(yùn)用電子信息技術(shù)能夠有效改善工作質(zhì)量，提高工作效率，具體的應(yīng)用有幾方面的內(nèi)容：存儲(chǔ)文件目錄、復(fù)制、檢索；存儲(chǔ)檔案內(nèi)容信息和檢索；統(tǒng)計(jì)、編目和匯總檔案文件；標(biāo)引文件關(guān)鍵詞；管理借閱，提供借閱咨詢服務(wù)；打印文件目錄；管理保管室安全；傳輸數(shù)據(jù)，進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。

3.2 做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作

現(xiàn)階段，我國(guó)的企業(yè)檔案管理信息化還處于發(fā)展階段，還需要通過人們不斷的研究為其建立一個(gè)科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息庫，只有這樣才能將現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，并提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

3.3 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)

信息技術(shù)可以有效的解決企業(yè)檔案管理中的信息數(shù)量，加強(qiáng)了企業(yè)檔案管理辦公自動(dòng)化建設(shè)工作，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，建立全新的企業(yè)檔案管理制度，只需要一兩名專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行管理，減少了一定的人力、財(cái)力、物力；第二，加大了信息檢索的功能，減少遺漏檔案信息存儲(chǔ)的問題，檔案信息也不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間較久而產(chǎn)生變化，同時(shí)還方便人們使用；第三，加強(qiáng)了檔案管理的保密工作。

3.4 提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

只有企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識(shí)技能達(dá)到指定的要求，才能做好企業(yè)檔案管理工作。除此之外，企業(yè)檔案管理人員還需要具有多方面才能，并熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，具有多方面的專業(yè)知識(shí)，只有這樣才能保證企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行下去，從而提高企業(yè)檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。

總而言之，在各企事業(yè)單位的檔案管理過程當(dāng)中，通過采用信息技術(shù)，能夠最大程度的緩解當(dāng)前檔案管理中的一些弊端。本文通過對(duì)現(xiàn)階段檔案管理中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行了分析，提出了在這個(gè)現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，只有保證檔案管理工作跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，才能將企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行下去。同時(shí)在企業(yè)檔案管理發(fā)展過程中還要充分利用好現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

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