做好電子文件歸檔管理的對策

閆偉

電子文件是社會活動的重要工具和真實記錄，也是社會各項事業可持續發展的必要依據和基本條件，它在記錄歷史、傳遞信息、傳承知識、傳播文化、服務社會、造福民眾等方面具有紙質文件難以比擬的優勢。由于電子文件對計算機系統的依賴性較大等原因，與紙質文件相比，電子文件歸檔是一項技術性較強的工作，已成為檔案部門面臨的重要課題。由于種種因素，電子文件歸檔管理并未引起相關部門的足夠重視，管理現狀也不盡如人意。筆者結合實踐，對如何做好電子文件歸檔管理談點粗淺的認識。

1.提高對電子文件歸檔管理重要性的認識。隨著經濟社會的迅猛發展和信息技術的廣泛應用，檔案的信息化功能日漸彰顯；政務公開又把檔案機構作為一個信息中心推向社會。在信息化社會，對信息的全面占有和快捷提供，決定著一個信息部門的地位和作用。電子文件的歸檔與管理是檔案部門掌控數字檔案信息的基礎性工作，因此，檔案部門是否能夠擔負起電子文件的歸檔管理工作，也決定著檔案部門在未來社會中的地位。當然，國家有關文件也規定“檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環節”。因此，電子文件歸檔管理是檔案部門不可推卸的職責，是檔案工作的一個非常重要的內容。

2.確立電子文件歸檔方法。一是應歸檔的電子文件最終版本錄入存儲載體上。這個過程一般是歸檔人員對經過整理確定保管期限等檔案屬性后，錄入在存儲載體上， 脫機后存放在另外地點。二是壓縮歸檔，采用數據壓縮工具，對計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累進行壓縮操作，錄入到存儲載體上。三是備份歸檔，一般在網絡環境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，并錄入到存儲載體上。歸檔份數一般脫機拷貝兩套，一套封存，另一套提供利用。

3.科學管理歸檔的電子文件，實施前端控制。在電子文件全程管理中，最重要的是實施電子文件歸檔管理的前端控制。所謂前端控制理論是基于文件連續體理論，認為不能武斷劃分文件管理和檔案管理的界限，主張在電子文件的形成階段就介入的相關管理，為其最后歸檔設置標準和規范。因此，筆者認為，檔案管理部門要引入前端控制理論，盡早介入本單位信息化工作，參與有關信息工作規范、標準的制定，通過前端控制電子文件形成與上傳，控制電子文件的歸檔渠道、歸檔質量，從而在體制上和技術上使檔案部門成為電子文件的最后匯總地，實現電子文件的集中保管和網絡化使用，最終保證歸檔電子文件的真實性、完整性、持久有效性。

4.選擇合適的電子文件歸檔方式和途徑。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差、易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。實踐證明，利用磁盤脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失，如遇質量差的磁盤會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作備份盤，但不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量。簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。筆者認為，網絡移交的途徑有兩條：

第一，借助OA 網，開通電子文件歸檔專線。一是輸入到OA網的電子文件。隨著各單位OA網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件反映了單位職能活動的概貌，上網前要按照統一要求進行文件格式的轉換，以保證數據的可靠性和通用性。二是對那些未輸送到OA 網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，借助OA 網在各業務部門與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，建立依附在OA 網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門要對歸檔的電子文件提出格式要求，應認可幾種通用性較強的格式，如DBF、DOC、TXT、EXE 等格式文件。

第二，建立檔案管理網，實現各系統電子文件自動歸檔。為適應檔案工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也由“分散各異”轉向“集中統一”，趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。OA 系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據筆者了解，多數單位使用的OA系統大多是本單位或上級業務主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統是上級檔案主管部門推廣的檔案管理軟件。由于辦公自動化系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法實現電子文件的自動歸檔。

5.加強人員隊伍建設。任何一個管理工作能否順利完成的關鍵取決于人。電子文件的歸檔管理不同于其他載體形式的檔案，熟練地掌握信息技術的應用是做好電子文件歸檔管理的關鍵。對于新形勢下檔案工作者來說，僅具備檔案理論和檔案業務知識，很難為電子文件歸檔提出切實可行的建設方案，也很難對形式多樣的電子文件進行技術處理，更難在信息海洋中利用最新的信息技術為利用者提供其所需的數字信息。因此，對外引進、對內培養一批掌握信息技術的檔案工作者，是做好電子文件歸檔管理工作的關鍵所在。為此，要加大在職干部的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓等多種形式，提高電子文件管理人員的政治理論修養、業務水平以及現代化管理能力，以做好電子文件的歸檔管理工作。