做好紙質(zhì)檔案保管工作的重要性

張桂芳

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案的存儲(chǔ)方式不再局限于紙質(zhì)檔案，而出現(xiàn)了方便攜帶和利用的光盤、磁帶、磁盤等載體。但是在我國的歷史發(fā)展進(jìn)程中，紙質(zhì)檔案的廣泛傳遞性、原始性和法律性是其他檔案管理方式不可比擬的。因此，本文通過對(duì)紙質(zhì)檔案管理的重要性進(jìn)行探討，并針對(duì)性的提出優(yōu)化紙質(zhì)檔案保管工作的對(duì)策，為檔案事業(yè)的規(guī)范化、細(xì)致化，完善化，為公司生產(chǎn)、社會(huì)建設(shè)發(fā)揮積極的作用。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；保管；重要性；對(duì)策

檔案保管工作的基本任務(wù)是保護(hù)檔案的安全，盡可能延長其壽命，為利用提供良好的物質(zhì)重要條件。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，光盤、磁帶、磁盤等載體成為檔案存儲(chǔ)的新方式，但多年工作經(jīng)驗(yàn)表明，檔案利用者更多的還是使用紙質(zhì)載體，因?yàn)槠浜唵沃庇^明了，并具有方便保存、閱讀等特點(diǎn)；其次，紙質(zhì)檔案形成歷史久遠(yuǎn)且來往傳遞廣泛，是具有原始屬性和法律效力的憑證。故其在我們每一個(gè)企事業(yè)單位檔案館（室）的館藏量占據(jù)主要地位，因此，在目前大量提倡“無紙化辦公”的同時(shí)，重視和加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)和管理工作是必要的。

1 紙質(zhì)檔案管理的重要性

（一）紙質(zhì)檔案具體原始性

檔案的原始性是檔案保管最重要的特點(diǎn)之一，而紙質(zhì)檔案正好體現(xiàn)了這一特征。例如，工程項(xiàng)目開工建設(shè)之初所做的地質(zhì)勘測報(bào)告，其中的每一個(gè)數(shù)據(jù)每一張圖樣每一處文字說明都如實(shí)地反應(yīng)了當(dāng)時(shí)的地質(zhì)勘測面貌，為以后的施工建設(shè)提供了有力的真實(shí)依據(jù)；工程設(shè)計(jì)初期的評(píng)審記錄，施工合同的簽定及修改補(bǔ)充等一旦成立，都必需要有相關(guān)負(fù)責(zé)人在形成的紙質(zhì)檔案上簽字、蓋章，這樣保證了已形成文件的原始真實(shí)性，而這是電子檔案所不能提供的。

（二）紙質(zhì)檔案具有法律性

紙質(zhì)檔案是具有法律效力文件的重要載體，由于印章和簽字是文件生效的重要標(biāo)志，因此，在我們?nèi)粘９ぷ髦?，?duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必需以紙質(zhì)的形式傳遞和保存，如工程建設(shè)過程中出具的每一份變更通知單所涉及的文字、圖樣都是隨施工過程的變化而更改后留下的最原始的紙質(zhì)憑證，經(jīng)當(dāng)事人簽字、印章后生效，一旦有工程上的糾紛，則這些紙質(zhì)檔案就是最有說服力的原始憑證。例如我公司年產(chǎn)4.6萬噸PTMEG（聚四氫呋喃）工程項(xiàng)目建設(shè)竣工后，因施工單位對(duì)我公司的工程結(jié)算存在異議，故我方提供了大量的工程建設(shè)上的紙質(zhì)檔案作為法律依據(jù)憑證，逐一舉證得以解決問題。所以原始的紙質(zhì)檔案體現(xiàn)了檔案的唯一性和真實(shí)性以及作為法律依據(jù)的可追溯性。其較為電子檔案更珍貴。

（三）紙質(zhì)檔案具有長久的安全性

紙質(zhì)檔案的文字具有個(gè)人字跡特征，不易更改和偽造，印章的加蓋具有時(shí)效性和法律效力，其完整性容易保障，只要在保管過程中做到紙張完好無損就足以保證其內(nèi)容的完整性，如果保管得當(dāng)，其壽命可以上百年，它是“歷史記憶”的原始憑證。實(shí)際工作中，電子文檔具有易改性，為非法操作提供了方便，這樣檔案原始記錄的安全性就不復(fù)存在。其次，電子檔案的保存環(huán)境和防護(hù)設(shè)備相對(duì)紙質(zhì)檔案要求高，溫濕度要控制在一定范圍內(nèi)，磁性載體極易受到保存環(huán)境的影響而可能導(dǎo)致信息不能讀取。我公司第一套年產(chǎn)30萬噸合成氨裝置于1985年經(jīng)四川省化學(xué)工業(yè)廳批準(zhǔn)開工建設(shè)，至今，在園區(qū)相繼建有五套化工新裝置，每套裝置從項(xiàng)目立項(xiàng)之初，公司就狠抓檔案管理工作，從項(xiàng)目備案、可行性論證、地質(zhì)勘測、初步設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收等每一環(huán)節(jié)，認(rèn)真收集、整理、保管每一份文件，故我公司的每個(gè)裝置項(xiàng)目建設(shè)在檔案室都有一套完整的紙質(zhì)檔案完好保存，供借閱、查閱、復(fù)印等，目前為止，共形成21562卷紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售提供大量利用。

（四）紙質(zhì)檔案可直接利用

紙質(zhì)檔案符合人們的工作和利用習(xí)慣，其內(nèi)容直觀、信息穩(wěn)定、管理簡便、真實(shí)可靠，只要保存完好，就可以隨時(shí)提供便捷地利用，而電子檔案必需要依賴于電源和計(jì)算機(jī)設(shè)備，否則無法被使用。我公司是從事化工行業(yè)的生產(chǎn)企業(yè)，現(xiàn)場機(jī)電儀設(shè)備以及管廊線林林總總，開車過程中小修、大修、搶修頻繁，時(shí)間緊迫，技術(shù)人員的一個(gè)電話，公司檔案室工作人員立即提供相關(guān)的技術(shù)資料和圖紙，甚則將這此紙質(zhì)檔案親自送去生產(chǎn)一線，保證了生產(chǎn)裝置的正常運(yùn)行。公司明確規(guī)定，公司在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中形成的每一份有效文件都要有紙質(zhì)檔案備查。公司檔案室也嚴(yán)格把關(guān)，在接收文件特別是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案，強(qiáng)調(diào)每一份檔案都要以紙質(zhì)檔案保管為主，兼有電子檔案配備，確保每一份文件以及科技檔案在直接利用時(shí)具有的原始真實(shí)性，為以后的工作和建設(shè)提供了保障和方便。

2 優(yōu)化紙質(zhì)檔案保管工作的對(duì)策

（一）集中統(tǒng)一管理

這是檔案必須遵循的原則，統(tǒng)一管理、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一方法，這就要求把各單位各專業(yè)的所有檔案集中在檔案館（室）統(tǒng)一保管以維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、安全、方便利用等，在實(shí)際工作中，我們常有一種現(xiàn)象，某些文件在辦理完成后就留在辦事人員手里，有些技術(shù)人員也將相關(guān)的技術(shù)資料自己保管便于使用，但這樣會(huì)造成人員流動(dòng)后文件也隨之消失，給公司帶來損失。那么就要制定一套完善的檔案管理制度，形成自動(dòng)移交集中統(tǒng)一檔案管理的模式。目前我公司的科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案都集中歸口在公司檔案室統(tǒng)一規(guī)范管理。

（二）嚴(yán)格檔案庫房的選址

紙質(zhì)檔案集中形成后，要通過改善保管條件，采取一定的防護(hù)措施，最大限度的延長檔案的自然壽命。檔案庫房建立在周圍環(huán)境較好，干擾少，比較干燥而且便于就近利用的地方，庫房應(yīng)和辦公室、閱覽室分開。如果是樓房，不應(yīng)設(shè)置在低層和頂層，要有防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。我公司檔案庫房建筑面積約550平方米，建在遠(yuǎn)離化工現(xiàn)場裝置的辦公區(qū)，避免了化工生產(chǎn)區(qū)域的空氣污染。

（三）保持庫房適宜的溫濕度

檔案庫房的溫度要保持在14-24℃，相對(duì)濕度保持在45%-60%，如果溫度過高，會(huì)使紙張中的水份揮發(fā)而變硬、變脆，柔軟度、韌性降低。同時(shí)高溫有利于有害生物—霉菌的生長繁殖；濕度過大會(huì)使水溶性的記錄材料發(fā)生褪色現(xiàn)象，水份能促進(jìn)微生物的滋生，侵蝕紙張膠面而引起污跡。所以檔案庫房要配備空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)，這樣更有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)。

（四）防光對(duì)策

光和氧氣同時(shí)作用于紙質(zhì)檔案，會(huì)發(fā)生光氧化反應(yīng)，使紙質(zhì)檔案褪色，而且會(huì)斷裂纖維素分解生成容易粉碎的氧化纖維素，使紙張強(qiáng)度變低。所以要減少庫房的窗戶，門窗裝毛玻璃或花紋玻璃，掛遮光窗簾，使用白織燈，盡量減少紙質(zhì)檔案的戶外利用。

（五）防蟲霉

庫房溫度過高、濕度過大都容易使紙張霉變或長蛀蟲，蟲霉會(huì)使紙張產(chǎn)生色素形成霉斑，也會(huì)造成紙張粘結(jié)，從而毀壞紙質(zhì)檔案的字跡，嚴(yán)重者無法提供利用。特別每年的5-6月份的梅雨季節(jié)，空氣潮濕，檔案易受潮發(fā)霉，故一定要加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理，保持檔案庫房衛(wèi)生，勤開窗通風(fēng)，使用除濕設(shè)備，對(duì)已生蟲的可用冷凍的方法殺蟲即可。

3 結(jié)論

作為一名合格的檔案管理工作者，我們要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感 做好對(duì)紙質(zhì)檔案保管的日常維護(hù)工作，堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的原則，對(duì)已損毀的的檔案要及時(shí)修復(fù)，對(duì)不利的保管問題也要及時(shí)治理，防治結(jié)合，才能切實(shí)提高保管工作的效益和水平，才能做到對(duì)紙質(zhì)檔案的完好保存，繼續(xù)發(fā)揮紙質(zhì)檔案在今后檔案管理工作中的作用，與電子檔案一起，使檔案事業(yè)更加規(guī)范化、細(xì)致化，完善化，為公司生產(chǎn)、社會(huì)建設(shè)發(fā)揮積極的作用。

參考文獻(xiàn)

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