新時代背景下的檔案管理工作的挑戰與對策

王連合

摘 要：檔案管理是單位管理的重要工作，隨著時代背景的變遷，檔案管理、檔案資源利用均發生著潛移默化的變化，跟緊時代、不斷調整檔案管理模式，對于檔案管理工作來說至關重要。本文以檔案管理工作的時代背景出發，分析了檔案管理工作所面臨的變遷與挑戰，并提出了有利于單位檔案管理工作的對策。

關鍵詞：檔案管理；挑戰；對策

0 背景

國際數據公司（IDC）的數字宇宙研究報告稱：2011 年全球被創建和被復制的數據總量超1.8ZB，且增長趨勢遵循新摩爾定律（全球數據量大約每兩年翻一番），預計2020年將達到35ZB。[1]與此同時，數據復雜性也急劇增長，其多樣性（多源、異構、多模態、不連貫語法或語義等）、低價值密度（大量不相關信息、知識“提純”難度高）、實時性（數據需實時生成、存儲、處理和分析）等復雜特征日益顯著。“大數據”時代已經到來。

云計算讓我們處理海量結構化和非結構化數據成為可能。檔案工作者應該跳出檔案做檔案，擺脫傳統思維的制約，充分利用全社會的資源和力量，建設大檔案，實現大服務。處在大數據時代的檔案事業如何發展，采取什么樣的措施才能幫助人們洞察大數據帶來的大價值，是我們檔案工作者必須面對和思考的問題。

大數據時代，社會各行各業都逃不開大數據的侵襲，面臨著對紛繁復雜層出不窮的數據進行分析和處理的困境，同時還面臨著大數據時代給工作帶來的各種改變，正確認識大數據時代給我國檔案管理工作帶來的變化，這就要求我們用發展的視角去認識檔案價值，用創新的思維去拓展檔案領域，用科學的方法去提高檔案工作水平，用變革的技術去提升檔案管理能力。

1 大數據時代背景下檔案管理工作的挑戰

（1）檔案數據資源豐富性增加

大數據時代早已讓IT行業風起云涌，后知后覺的檔案部門受到大數據的影響，檔案數據本身也發生了變化。大數據時代，信息資源呈現爆發式增長，最終作為檔案保存下來材料的也急劇增長，檔案不再缺，而是泛。檔案數據的來源更廣泛、內容更豐富、采集方式發生了改變。截至2014年底，中國網民規模已達6.49億人，互聯網普及率為47.9%，較2013年底提升2.1%；手機網民規模達5.57億，較2013年底增加5672萬人，中國網頁數量為1899億個。[2]互聯網的普及、網民人數的增多以及網頁數量的暴漲使得網上信息成為了檔案數據的主要來源之一。檔案數據的來源更多地傾向網絡化、社會化、平民化。家號召全社會建立家庭檔案和個人檔案，“全民皆檔”使得檔案來源更草根化、生活化。

（2）檔案收集形式多樣化

2013年2月22日，中華人民共和國監察部、中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號《檔案管理違法違紀行為處分規定》第四條規定，不遵照國家規定向有關檔案館移交檔案的，對有關責任人員，依據情節輕重給予相應的違法違紀處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職等不同程度的處分，這個檔案法律法規的出臺賦予了檔案部門強制執行檔案收集移交的權利，為成就檔案大數據集中保駕護航。如今互聯網信息內容多、更新快、傳播廣，成為檔案部門在大數據時代檔案收集的重點和難點區域。采用收集信息的新方法，實時把握網絡動態資源，借助計算技術和信息技術的力量，充分利用社會計算，幫助檔案員實時對網絡資源進行科學捕捉。

（3）檔案服務體系新變化

檔案作為真實的歷史記錄被悉心保存，最終的目的就是需要檔案部門維護好黨和國家利益，服務好人民群眾，滿足社會公眾對檔案的利用服務需求。大數據時代，檔案服務利用工作將“朝著社會化、多元化方向發展，以企業、客戶個性化、差異化需求為導向，提供人性化、智慧化服務”，[3]面對新形勢，國家更注重惠及民生檔案資源的收集，檔案更傾向于為廣大人民群眾服務，要為城市發展和市民服務，要為智慧城市的建設服務，要為新農村建設服務，要為農民老百姓服務。檔案服務通常是用戶需要什么檔案員就提供什么，這是服務淺層次狀態。大數據時代要求檔案服務“深入人心”，更加注重對用戶個體行為的關注，通過對用戶的身份登記、查閱記錄、搜索方式、利用結果等數據的分析得到用戶的利用需求和利用習慣，從而開展以滿足社會個體訴求為目的的檔案大服務，對每個檔案用戶進行特定問題的分析、查找與決策，追求檔案服務內容差異化、精細化。

（4）檔案安全保障體系的變化

大數據時代，數據數量大、種類多、處理速度快、信息化程度高，都在對傳統的檔案安全體系形成壓迫和挑戰。檔案數據隨時面臨著因保存條件、管理方式、關鍵技術、安全保密變化而帶來的種種威脅。

信息技術的發展帶來了多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，從紙質、音像、光盤、電子軟硬盤到數碼縮微檔案，信息有幾種形式檔案就有幾種形態，這些檔案除了基本的“八防”外對保存的條件和場所有了更高的要求，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩定，檔案館在新建、改擴建時既要考慮檔案數據保管基礎條件設施安全可靠，另外還要購置專門專用的設備來保護類型各異檔案的安全。

2 大數據時代背景下檔案管理工作的對策

（1）提高對檔案管理工作的認識

一個單位的檔案，不僅僅包含著一般的人事檔案信息，還忠誠的記錄著單位發展壯大過程中的點滴光輝歷程，查閱這些檔案可以讓職工更加全面的了解單位發展中的光輝歲月，從而在內心油然而生一種驕傲感和自豪感，加大單位的凝聚力與向心力。對于保證單位能夠面臨風云變幻市場時，能夠有更加積極向上的態度是不可或缺的。領導階層必須對此高度重視，不僅僅應當在新員工入職的時候，使他們接觸、了解到這些檔案，還可以定期的舉辦一些檔案知識競答活動，提高員工對單位檔案的認知程度，讓每一個人都能從思想上意識到檔案的重要性，從而提升檔案管理人員的責任心，提高檔案管理工作質量。

（2）提高檔案管理體系的信息化水準

各級檔案部門進一步統一思想，凝聚力量，在“寬帶中國”的部署實施中，加快推進檔案信息化建設步伐，及時協調解決檔案信息化推進過程中的重大問題。積極與各級信息化工作領導小組溝通，將檔案信息化納入到本地、本部門電子政務和民生信息化建設中，新技術研發、新成果推廣盡快應用到檔案信息化建設中，努力實現檔案信息化的新突破和新發展，完善檔案信息數據庫建設，逐步實現檔案信息的交換與共享。

（3）構建高質量的檔案管理體系質量標準

建立各級數字檔案館（室）與信息安全綜合管控平臺，實現檔案信息的發布、監管、通報、防控一體化。按照公安部有關計算機信息管理系統安全工作的要求，嚴格執行檔案信息安全等級保護定級指標，啟用測評軟件，完善信息安全測評體系，制訂各級各單位的檔案信息化應急預案，實施模擬演練，確保檔案信息化安全發展。認真貫徹落實《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案移交與接收辦法》，制定配套規章、標準，盡快出臺《數字檔案館評估指標體系》，做好電子檔案接收與保存的試點工作。

（4）加大檔案管理工作的資金投入

嚴格按照國家各級政府要求落實有關資金扶持政策，加大信息化資金投入。按照信息化目標考核要求，出臺政策，強力推進，為檔案信息化順利推進創造條件。

3 結語

檔案管理工作在單位現代化改革過程中，依然面臨著許多不足與缺陷，這是我們無法否認的現實，然而，只要找到了癥結所在，迅速、有效地采用有力的措施對其進行積極改進，那么檔案管理工作必將會沿著高效、健康的道路不斷向前發展，為提升整個單位的綜合實力作出應有的貢獻。

參考文獻

[1]張淑芳，淺議“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢[J]，檔案管理，2013（06）：54-56.

[2]劉陽，大數據時代檔案管理新模式研究[M]，湘潭大學，2015：17.

[3]蘭祝剛，惠英，李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013 （9）：74-75.