醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對(duì)策研究

殷紹漪

摘 要：檔案作為醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)信息資源，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，檔案管理好壞體現(xiàn)了醫(yī)院管理工作水平。醫(yī)院為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理工作。在充分調(diào)查醫(yī)院檔案基礎(chǔ)上，研究并分析醫(yī)院檔案在管理工作中存在的各項(xiàng)問題，并提出相應(yīng)對(duì)策。本文通過總結(jié)醫(yī)院檔案管理中的常見問題，提出了針對(duì)性的解決方法與應(yīng)對(duì)策略，希望對(duì)醫(yī)院檔案管理提供一些建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；問題；對(duì)策

醫(yī)院在行政管理、醫(yī)療、護(hù)理、藥品管理、社區(qū)防治管理、教學(xué)、科研等各方面都需要醫(yī)院檔案來對(duì)其進(jìn)行保存。這些由各種實(shí)物、聲像、文字所組成的歷史記錄是醫(yī)院執(zhí)行計(jì)劃與決策的最主要依據(jù)，是指導(dǎo)與協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作必不可少的參考資料。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中最基礎(chǔ)和最重要的環(huán)節(jié)，必須得到所有醫(yī)院管理人員的重視。隨著醫(yī)療改革的深入發(fā)展，新形勢(shì)下的醫(yī)院管理工作將面對(duì)更多機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何順應(yīng)時(shí)代潮流開展醫(yī)院檔案管理工作，并使其更好地為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)，是所有醫(yī)院急需解決的問題。

1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作建設(shè)的意義

檔案是歷史的記錄，醫(yī)院檔案從多個(gè)方面客觀反映了醫(yī)院發(fā)展過程中不同時(shí)期、不同時(shí)代條件背景之下的重要人物、重要工作、重大事件等等，是醫(yī)院發(fā)展歷史的見證。不僅如此，醫(yī)院檔案在深化醫(yī)院改革、提高醫(yī)療質(zhì)量中都起著重要作用。科技興院的目標(biāo)要求醫(yī)療工作者們切實(shí)抓好檔案信息開發(fā)工作、完整積累檔案資料，以科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為基本指導(dǎo)思想，大力推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行。所以，針對(duì)新時(shí)代條件下醫(yī)院的特點(diǎn)，探究出醫(yī)院檔案管理的新模式、新方法、新理念是醫(yī)院管理工作者必須達(dá)到的要求，并要以此為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作實(shí)踐中出現(xiàn)各種不足，是由于檔案管理在醫(yī)院管理工作中得不到重視所引起的，以至于檔案管理過程中出現(xiàn)多種問題與疏漏。檔案管理工作室相對(duì)于醫(yī)院各大臨床科室，其工作管理制度制定不夠詳細(xì)，內(nèi)容較少。因此，要以現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展作為基礎(chǔ)，完善檔案管理工作制度。

2、醫(yī)院檔案內(nèi)容不夠明確

醫(yī)院本身存在等級(jí)與規(guī)模等差異，但無論何種等級(jí)的醫(yī)院，其內(nèi)部檔案庫都應(yīng)該按照兒科、婦科、內(nèi)科、外科等科室進(jìn)行明確分類。大多數(shù)醫(yī)院普遍存在檔案分類不明確等問題，過于分散的檔案資料不利于醫(yī)護(hù)人員查詢與利用。

3、對(duì)醫(yī)院檔案的重視程度太低

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)不重視本部檔案科室，將檔案科室作為一項(xiàng)可有可無、無關(guān)緊要的部門看待，對(duì)檔案科室所存在的意義一無所知。“重經(jīng)營、輕檔案”的意識(shí)多存在于領(lǐng)導(dǎo)干部頭腦中。這種現(xiàn)象最后將導(dǎo)致相關(guān)醫(yī)療信息搜索不足、檔案利用率十分低下。

4、管理人員專業(yè)水平不高

相對(duì)于檔案管理人員，絕大部分醫(yī)院更注重臨床科室人員的培養(yǎng)。多數(shù)檔案部門工作人員都以為檔案管理工作十分簡單，于是抱著敷衍了事的態(tài)度進(jìn)行工作，不求進(jìn)步，不愛學(xué)習(xí)，跟不上醫(yī)院發(fā)展要求。

5、檔案管理現(xiàn)代化水平太低

某些醫(yī)院存在用房緊張等問題，導(dǎo)致檔案部門工作環(huán)境狹小擁擠，不利于檔案儲(chǔ)存與保管。與此同時(shí)，醫(yī)院只將現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用于臨床科室工作之中，忽視了檔案管理工作現(xiàn)代化需要，致使檔案管理處于相對(duì)落后的水平，嚴(yán)重制約了檔案管理發(fā)展與應(yīng)用。

3 醫(yī)院檔案管理工作的改善對(duì)策

1、集中分類管理

各級(jí)醫(yī)院都應(yīng)建立完整的檔案管理庫，并對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一與集中管理，將檔案管理設(shè)立成單獨(dú)的特殊科室。檔案存放過程中應(yīng)根據(jù)不同病區(qū)與病種分類擺放，確保今后工作過程中，查詢與搜集檔案信息的快速與準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

2、學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)

大部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理法制觀念十分淡薄，因此，各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)組織全院干部職工對(duì)《檔案法》進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，從內(nèi)部加強(qiáng)醫(yī)院制度化、規(guī)范化、法制化建設(shè)，保障檔案管理工作有法可依。

3、建設(shè)檔案管理制度

醫(yī)院檔案室如出現(xiàn)規(guī)章制度凌亂等情況，應(yīng)針對(duì)醫(yī)院實(shí)際對(duì)檔案進(jìn)行匯總，以增加規(guī)章制度在實(shí)際工作中的可操控性，并對(duì)制度缺失部分進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整。與此同時(shí)，檔案室還應(yīng)建立一套適合本單位檔案工作要求的工作制度，用來完善檔案保密、參考、借閱等工作，并對(duì)相關(guān)工作人員作出硬性要求，在工作中務(wù)必遵守工作制度，避免工作人員出現(xiàn)紕漏或差錯(cuò)。在單位內(nèi)成立由職工代表、工會(huì)成員等相關(guān)人員組成的檢查小組，不定期對(duì)院內(nèi)檔案進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性，對(duì)消極怠工者嚴(yán)懲不貸。

4、提高檔案工作人員素質(zhì)

高素質(zhì)員工是所有部門都需求的資源，檔案管理部門也不例外。提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)能夠幫助員工更好地了解自身工作性質(zhì)與業(yè)務(wù)范圍，在深入研究臨床科室對(duì)檔案的要求之后，通過自身能力，高效完成檔案管理工作。

5、建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)今時(shí)代信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)的形勢(shì)之下，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)早已進(jìn)入各行各業(yè)，開始發(fā)揮著重要作用。醫(yī)療單位也不例外，除了傳統(tǒng)臨床科室需安裝網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)之外，檔案室也需要建立專門網(wǎng)絡(luò)，便于提高管理效率。院方應(yīng)選用相對(duì)先進(jìn)與成熟的檔案管理軟件，將醫(yī)院檔案匯入計(jì)算機(jī)中，由院長進(jìn)行統(tǒng)一管理。各類臨床科室主任需建立完善的病歷病種資料，最后交由檔案工作人員統(tǒng)一分類，為以后檔案查詢與參考提供方便快捷的渠道。

6、提高檔案管理工作重視程度改善檔案儲(chǔ)存條件

當(dāng)前而言，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)水平與技術(shù)水平都有了長足進(jìn)步，唯獨(dú)檔案管理工作仍得不到合理的重視與利用。因此，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)都必須組織相關(guān)人員，進(jìn)行檔案管理重要性方面的學(xué)習(xí)，通過認(rèn)識(shí)與了解檔案管理重要性來提高醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理的重視程度。同時(shí)，檔案?jìng)}庫在建設(shè)方面要達(dá)到防水、防盜、防火、防潮等基本要求，提高檔案存放安全性。

7、提高檔案開發(fā)利用率

檔案價(jià)值在于不間斷地開發(fā)與利用上，檔案工作者需根據(jù)檔案基本信息，編研出更深層次的研究材料。要做到這點(diǎn)需要院方將檔案編研工作納入醫(yī)院工作計(jì)劃之中，在落實(shí)編研工作的同時(shí)，檢驗(yàn)編研成果與利用情況，將檔案編研作為檔案管理工作者考核要素之一來進(jìn)行相關(guān)建設(shè)。

醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理基礎(chǔ)性工作之一，應(yīng)該受到院方領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)從業(yè)人員的重視。在了解醫(yī)院檔案管理工作重要價(jià)值之時(shí)，深入研究并挖掘醫(yī)院檔案管理更深層次的意義。對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問題秉持客觀態(tài)度進(jìn)行審視，運(yùn)用科學(xué)系統(tǒng)管理方法來解決相關(guān)問題。緊跟社會(huì)與時(shí)代發(fā)展的步伐，運(yùn)用信息技術(shù)，強(qiáng)化管理手段，從多方面推動(dòng)與促進(jìn)醫(yī)院檔案管理朝著科技化、人性化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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