論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性

韓麗秋

摘 要：隨著計算機技術不斷發展，各行業開始向著信息化方向轉變，檔案管理工作同樣步入信息化。但與其他行業不同，檔案作為記錄人類以及社會活動經歷的重要措施，在社會中占據重要地位，紙質檔案是檔案資料數據的載體，有多重表現形式，利用紙和筆進行記錄，在漫長發展過程中充分體現其便利性。雖然信息化檔案管理形式逐漸成為主流，但紙質檔案的存在依然具有必要性，是電子檔案的重要依據。因此在當代檔案管理工作中要提高紙質檔案管理重視程度，促進管理水平提升。本文針對檔案信息化管理中紙質檔案管理方式進行分析，闡述其重要性，為整體檔案管理水平提升提供參考。

關鍵詞：紙質檔案；檔案管理；信息化

科學技術的發展令檔案管理方式發展轉變，信息化管理模式逐漸普及，促進了檔案管理工作的數字化，而信息化發展情形下紙質檔案是否具有存在必要成為關注重點。在信息化發展過程中，電子檔案的出現為檔案管理水平提升提供了條件，使管理效率得到提升，與紙質檔案相比占據空間資源小、易修改、存儲傳輸便捷，占有明顯應用優勢。但事物發展具有兩面性，經過長時間實踐應用發現，正因為電子檔案易于更改、修復的特性導致其數據真實性受到質疑，而網絡技術的應用令檔案信息安全性存在一定影響。因此電子檔案不能完全代替紙質檔案，為促進檔案管理水平提升，保證檔案數據安全性與真實性，需要提高紙質檔案重視程度，促進紙質檔案與電子檔案二者同時進步，從而使檔案管理效用得到充分發揮，檔案信息化管理水平得到有效提升。

1 紙質檔案

1.1 紙質檔案概述

紙質檔案是傳統檔案數據記錄方式，應用紙作為檔案載體，以筆為工具進行記錄，使用文字或圖表表達檔案內容，從而形成檔案以實現保存。檔案建設是對社會發展過程中過去經驗的總結并且為未來發展提供參考，是促進發展水平提升的重要措施。紙質檔案應用時間較長，在我國經濟建設水平提升與社會進步中起著重要作用。

1.2 紙質檔案優勢分析

（1）信息與載體間聯系緊密。應用紙張進行信息記錄，其信息與載體間統一性較強，能夠保障信息具有原始性，是促進信息真實性、可靠性提升的重要方式。紙質檔案信息存儲具有可靠性，信息對介質具有較強依附性，載體與信息間聯系極為緊密，不易對信息進行修改，因此保證了信息的穩定性與安全性。信息與載體間密不可分，令檔案信息可靠度提升，依據所記載內容進行信息提取能夠有效避免誤差出現，實現檔案信息的有效利用。

（2）充分表達了檔案的原始憑證性。紙質檔案的記錄是對于歷史發生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準確客觀的表達一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內容。

（3）信息存儲的介質耐久性較強。在紙質檔案信息進行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進行長時間的保存。只要在進行保管的過程中較少其化學反應發生條件，就可以很好地確保紙質檔案的使用壽命。

1.3 紙質檔案劣勢分析

隨著計算機技術的出現，電子檔案出現在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質檔案更加簡單，所以也就導致紙質檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢，主要如下：

（1）紙質檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進行記錄、歸檔以及裝盒的時候都需要付出較多的時間，并且還需要許多人共同完成，同時還不能保證工作效率，造成了資源浪費。

（2）信息獨占性較為明顯，并不支持多人同時閱讀，紙質檔案在進行閱讀或者借閱的時候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

2 紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質檔案原始憑證可確保檔案的真實性

檔案生命力最基本的體現就在于檔案的原始證據和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現數字化和網上應用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題。紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。

2.2 紙質檔案穩定性可確保檔案信息安全性

因為計算機軟硬件系統及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現從傳統到現代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。進一步強化自我創新能力，才能樹立起現代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標準與制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數據的質量決定著檔案信息的質量，合格的數據格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規范電子檔案和紙質檔案工作。

4 結語

檔案信息化管理趨勢明顯，要求提高檔案信息化管理水平，電子檔案應用范圍開始擴大。但在檔案管理工作中，仍然不能忽視紙質檔案管理工作，作為可靠性高、真實性好的傳統檔案記錄方式，紙質檔案仍然無法被電子檔案完全取代。電子檔案的出現促進了整體檔案管理水平提升，但為了保證檔案數據的充分發揮，提高檔案應用真實性，需要重視紙質檔案應用，在促進電子檔案管理水平提升的同時也要不斷發展紙質檔案管理制度。

參考文獻

[1]葛麗陽.淺談紙質檔案管理中的優缺點[J].辦公室業務，2012（13）.

[2]蘇迎春.淺談電子檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2012（13）.