檔案信息資源社會化開發的影響因素和實現路徑研究

■ 韓亞洲

檔案信息資源社會化開發的影響因素和實現路徑研究

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檔案信息資源社會化開發是一種新型的開發形式，它最顯著的特征是公眾的廣泛參與。本文從檔案信息資源社會化開發的含義和背景入手，分析了檔案信息資源社會化開發的影響因素，并提出了檔案信息資源社會化開發的實現路徑。

檔案信息資源 社會化開發 影響因素 實現路徑

米歇爾·迪香指出：“從古代埃及、蘇美爾、中國和印度這樣一些遙遠的文明地域開始保管書寫品起，直到現代人類對檔案的科學保管，其原因就在于檔案的有用性和可利用性。”[1]檔案信息資源開發就是為了發揮檔案這種有用性和可利用性。特里·庫克指出，每個人都可以利用網絡建立在線檔案，成為自己的檔案工作者，檔案工作者應放下專家的身份，所做的工作不再是檔案的控制和管理，而是與社會一道共建共享檔案。[2]在特里·庫克看來，公眾是檔案信息資源開發的重要力量，也就是我們所說的檔案信息資源社會化開發。

一、檔案信息資源社會化開發的含義與興起背景

1.檔案信息資源社會化開發的含義

檔案信息資源社會化開發是指在檔案館的組織和指導下，根據相關法律法規的規定，有條件、有計劃地借助社會力量進行檔案信息資源的開發，以便更好地挖掘檔案價值、滿足社會需要。簡單地說，它有兩個方面的含義，一是檔案信息資源開發要依靠公眾的力量，借助公眾來開發檔案信息資源；二是檔案信息資源的開發要更加注重社會需求，尤其是公眾的需求，而不再僅僅是政府機關和學者的需求。這兩方面的含義具有內在的一致性，即借助公眾的力量來開發面向公眾需求的檔案信息資源。基于此，有學者認為“檔案資源的社會化開發是由掌握檔案資源的檔案機構將部分開發權限轉移給社會，發動社會力量開發檔案資源的一種開發方式。”[3]

2.檔案信息資源社會化開發的興起背景

1948年，聯合國大會通過的《世界人權宣言》明確指出“公民有不分國界收集和傳播信息的權利”。60年代，美國頒布的《信息自由法》第一次提出了“信息權”的概念，以法律的形式把利用檔案規定為公民的政治權利。1980年，第九屆國際檔案大會提出了檔案“普遍利用”的概念，并把它與“學術利用”、“實際利用”相并列。這次檔案大會是第一次對公眾利用檔案的權利進行世界范圍的討論。2000年，第十四屆國際檔案大會集中討論了檔案的休閑利用。認為面對急劇變革、信息爆炸的新千年，檔案工作者應該積極“應戰”，以更加開放的態度、更加完善的服務，吸引公眾參加到檔案信息資源的開發中來，打造檔案工作的美好明天。因此，越來越多的人認為，檔案館不應只是為政府機關和知識分子服務的“奢侈品”，而是為公眾所用的知識寶庫。

改革開放以來，我國逐漸與世界連為一體。1980年我國加入國際檔案理事會，逐漸在國際檔案舞臺上發揮了重要的作用。歷屆國際檔案大會也不可避免地深刻影響到我國。隨著中國特色社會主義民主政治的不斷發展，尤其是國務院頒布《政府信息公開條例》以來，現行期的文件開始向社會開放，一些與群眾利益息息相關的文件引起公眾利用的熱潮。公眾的檔案意識不斷提高，檔案觀念不斷增強，主動要求利用檔案。另外，隨著公共檔案館建設的深入發展，檔案信息成為了公眾普遍需要的信息，而僅僅依靠檔案館的力量已經無法滿足公眾的檔案信息需求，從而有了公眾參與檔案信息資源的開發，有了對檔案新型資源社會化開發的探討。

二、檔案信息資源社會化開發的影響因素

1.政府

國家的政治經濟制度決定檔案工作的性質，國家的政策和相關法律法規對檔案信息資源開發有著直接的影響。政府既影響著檔案館藏的數量、質量，也決定著檔案是否開放以及開放率的大小。在古代，檔案被統治者看成權力的象征，是君主的心臟、安慰和珍寶，檔案信息資源開發與國家權力的行使具有非常緊密的關系，而且利用程序相當嚴格，比如明代需要“焚香九叩首”。在這種情況下，公眾參與檔案信息資源的開發無異于天方夜譚。新中國成立后，人民群眾掌握了國家政權，檔案成為人民的財產。1980年，黨和政府實行了開放歷史檔案的政策，對歷史具有濃厚興趣的學者和公眾開始參與到檔案信息資源的開發中來，我國的檔案信息資源社會化開發由此發端。1985年，全國檔案工作會議提出檔案除了向政府機關、高校、科研部門提供服務以外，還要向公眾提供服務，也就是讓公眾參與檔案信息資源開發。[4]1987年通過的《檔案法》規定：檔案一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。2007年，國務院通過《政府信息公開條例》，標志著我國檔案信息資源社會化開發進入了一個新的階段。

隨著社會的發展，我國檔案館藏的數量有了明顯的增加。據統計，1987年省、市、縣三級國家檔案館館藏總量為5263萬卷，到2011年增加到3.3億卷。按國家檔案局的總體規劃，這一數據到2020年將達到6億多卷。[5]伴隨著檔案館藏數量的增加，我國的檔案開放量也在顯著增加，據調查，我國各級國家檔案館的檔案開放率已經達到40%。[6]到2016年，北京市各區檔案館的開放率已經達到了52%。[7]這一比例雖然和歐美國家尚有一定差距，但是我國的檔案開放率還在穩步提升，且我國檔案館藏基數很大，所以開放的檔案數量很多。國家保管和開放的大量檔案為檔案信息資源社會化開發奠定了堅實的基礎。

2.檔案館藏結構

檔案館藏結構影響著檔案信息資源的社會化開發。檔案館要有齊全完整、內容豐富、能夠反映歷史全貌的館藏才能滿足社會的不同需求。[8]館藏檔案更是需要能夠滿足公眾需要，能夠吸引公眾興趣，這樣才能把公眾吸引到檔案信息資源開發的隊伍中來。檔案的形成范圍非常廣泛，來自社會生活的各領域、各階層，記錄了人類社會的政治、經濟、文化、社會生活等方方面面。但是，我國檔案館現階段保管的大部分檔案是建國以來各機關單位形成的文書檔案，這些檔案大都是在形成單位存放一定時間后才進館的，這就造成了信息陳舊、現實價值不高的現象。而與公眾利益密切相關的婚姻檔案、家譜檔案等很少收藏進館，從而導致了館藏結構的不完整，也不能全面客觀的反映社會歷史的現實狀況，自然也無法滿足公眾的信息需要。所以，檔案館要加強館藏建設，擴大檔案收集范圍和收集種類，不僅要收集紅頭的政府文書，還要收集與群眾利益息息相關的民生檔案、彰顯地域特色的特色檔案、家譜族譜檔案、婚姻檔案、公證檔案等。[9]另外，檔案載體形式也是影響檔案利用者的重要因素，只有檔案載體形式多樣，才能滿足不同層次、不同需求群眾的需要。所以，檔案館要從封閉型逐步轉向開放型，要真正融入走進公眾、走進社會生活，就必須優化館藏結構。

3.檔案工作人員

檔案館是直接連接公眾利用檔案的部門，其為公眾所提供的服務直接影響著公眾參與檔案信息資源開發的積極性。而在此過程中，公眾的利用環境和工作人員素質是最重要的。受傳統觀念的影響，檔案館帶有一種神秘的色彩，在一些公眾心目中，檔案館是一個非常嚴肅、非常神圣的政府部門，在需要檔案信息的時候，公眾根本不知道去檔案館查詢檔案。同樣，這種觀念也深刻影響著檔案工作人員的工作積極性，很多的工作人員將大量的工作時間用在了檔案的收集、整理和保管上，而不是檔案利用。但是，情況也在逐步好轉，隨著黨和政府對于檔案工作的投入越來越大，檔案館的環境也越來越好，尤其是一些省市的檔案館新館環境優美、特色鮮明，極大地吸引了公眾。比如，上海市新建檔案館，選址就位于寸土寸金的外灘，且展覽形式多樣，公眾參觀的積極性很高。簡而言之，隨著公共檔案館建設的推進，檔案工作人員認識到各級國家檔案館是我國公共服務機構的重要組成部分，是公共信息服務的主要提供者，其資源屬于國家和人民，要推進檔案利用均等化服務，保障社會的公平正義。[10]

4.公眾

公眾是檔案信息資源社會化開發的重要參與者，直接決定著檔案信息資源社會化開發的發展程度。馬斯洛在《人類激勵理論》中提出了人的需求層次理論，分別是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現需求。改革開放以來，我國經濟、社會、文化都得到了快速的發展，人民群眾的生活水平顯著提高，各方面的需求得到了極大地滿足。隨著“信息權”思想和檔案休閑利用思想的傳播，公眾的民主意識不斷增強，要求參與到檔案信息資源的開發利用中來。在這種情況下，黨和政府大力推進社會主義民主政治和精神文明建設，努力使人民群眾擁有更多更高的幸福感，保障公眾的知情權。1987年《檔案法》通過以后，尤其是2007年《政府信息公開條例》實行以來，公眾利用現行期的政府文件有了法律的保障，公眾參與檔案信息資源開發的積極性進一步提升。總之，隨著“信息權”的廣泛傳播，我國公眾的檔案意識顯著提高，具備了積極參加檔案信息資源開發的可能性。

三、檔案信息資源社會化開發的實現路徑

1.政府要是檔案信息資源社會化開發的支撐力量

政府是公共事業發展的支撐，國家政策是檔案事業繁榮的保障。首先，政府要推進和完善相關的法律法規，為檔案信息資源社會化開發提供良好的宏觀環境，保證公眾參與檔案信息資源開發的合法性，并為公眾參與提供良好的社會服務。其次，要保障檔案開放的數量和質量，并加強與公眾利益息息相關的檔案的收集與開放，從而使公眾樂于參加到檔案信息資源開發。最后，檔案部門作為重要的政府部門也要改變觀念，拋棄傳統的“保密是原則、公開是例外”的守舊思想，抓住政府信息公開這個檔案事業振興的好時機，深刻認識到政府信息公開對于國家發展的重大意義，積極做好政府信息公開工作，促進檔案信息資源社會化開發的發展。

2.媒體是檔案信息資源社會化開發的力量

盡管檔案開放已經有了很長的歷史，但是公眾對于檔案部門的神秘感和敬而遠之的態度并沒有得到根除。要推進檔案信息資源社會化開發就必須改變檔案館的封閉性，擴大宣傳，讓更多的人認識和了解檔案信息資源開發。公眾只有知道了什么是檔案信息資源社會化開發，需要如何參與、參與之后能夠獲得什么等問題，才能真正參與到檔案信息資源社會化開發中來。所以，檔案部門要創新宣傳方法，把檔案價值與公眾利益結合起來，調動公眾參與檔案信息資源社會化開發的積極性，從而使公眾積極主動地貢獻自己的力量和智慧。[11]比如，利用微信和微博宣傳檔案，既可以分享特色館藏，又可以分享工作經歷，從而吸引公眾興趣、拉近與公眾的距離，實現檔案館與公眾的良性互動。除此之外，高等院校、科研機構、學者也該做好檔案信息資源開發的引導工作，主動承擔一些公眾感興趣的課題，通過媒體進行引導，把公眾的視野吸引到檔案信息資源開發中來，從而使公眾主動要求利用、分享檔案。

3.激發公眾參與檔案信息資源社會化開發的興趣

檔案信息資源社會化開發最終需要公眾的參與，這也是發揮檔案價值的重要途徑。公眾的檔案意識越強，檔案信息資源開發就越能得到來自公眾的支持，檔案工作開展也就越順利。一方面，要把檔案融入公民的休閑生活，第十四屆國際檔案大會以后，檔案的休閑利用發展迅速。要提升公眾參與檔案信息資源開發的熱情，就必須和公眾一起挖掘檔案的特色內容，以公眾喜聞樂見的形式和公眾分享。另一方面，開展檔案館的志愿者工作，把公眾吸引到檔案信息資源開發中來。檔案館可以為不同的志愿者提供不同的學習與交流機會。為大學生提供一個深入接觸社會、了解檔案館的機會，使他們理論聯系實際、提高檔案意識，培養他們回報社會的奉獻精神；為退休人員提供繼續發揮余熱的機會，許多人長期從事檔案信息資源開發工作，與檔案信息資源開發有一種難舍難分的情懷，退休后他們需要一個讓他們繼續施展才華、發揮特長、服務社會的平臺，檔案信息資源社會化開發的志愿服務無疑可以為他們提供這個機會；為基層檔案人員提供學習的機會，許多基層檔案人員提供檔案服務的技能有待提高，在檔案館開展檔案信息資源社會化開發的志愿者工作，讓基層檔案人員以志愿者的身份來檔案館學習，從而在實踐中提高自身的技能。[12]正是由于檔案館可以滿足眾多的群眾的“需求感”，所以公眾樂于參與到檔案信息資源的開發利用中來。而這些參與檔案信息資源開發的志愿者來源于群眾，最了解群眾的需求，所以他們開發的檔案信息資源也最能引起公眾的共鳴。

總之，檔案信息資源社會化開發是一種優越的檔案信息資源開發模式，它能夠最大限度地吸引社會力量參加到檔案信息資源開發中來，對于提高檔案利用率、提升檔案館形象、推進服務型政府建設都具有重要意義，是一種值得探討研究和實踐的檔案信息資源開發形式。

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作者單位：上海大學圖書情報檔案系