人事檔案信息化管理建設(shè)現(xiàn)狀及對策

張紅微

【摘要】經(jīng)濟(jì)全球化的實(shí)現(xiàn)，科技的不斷發(fā)展，對于不同信息的需求已日益迫切，當(dāng)今檔案信息化的建設(shè)已被檔案界最為重視，成為近幾年重點(diǎn)探討課題，尤其是在人事的檔案信息化建設(shè)方面，為企業(yè)的發(fā)展以及走向國際化都提供了全面的信息保障。這些年來，各界都在重視對檔案進(jìn)行信息化的管理，而信息化最主要的途徑是將信息資源進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這樣一來可以為企業(yè)的人力資源提供準(zhǔn)確的信息支持。電子文件憑借著其使用方便、保存完整等優(yōu)點(diǎn)逐漸取代了傳統(tǒng)的“實(shí)體檔案”的管理方式。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；信息化；建設(shè)

一、人事檔案信息化建設(shè)的重要性

人事檔案作為當(dāng)前最首要的任務(wù)，是如何檔案資源的有效管理及利用率，如何更好地為企業(yè)服務(wù)。個(gè)人信息的中至關(guān)重要的載體是人事檔案，它記錄著一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想言行和社會關(guān)系等等方面的文字，較為合理、科學(xué)的利用人事檔案對相關(guān)工作的開發(fā)起著舉足輕重的作用。人力資源是企業(yè)是重要資源，在企業(yè)事業(yè)中的發(fā)展占極其重要的地位，其檔案信息化的建設(shè)是勢不可擋的，判斷一個(gè)人事檔案管理水平的好壞，主要是根據(jù)其檔案信息化的程度。這要求企業(yè)不斷進(jìn)行科技的創(chuàng)新，不要放棄任何的發(fā)展機(jī)會，盡快處理好企業(yè)的人事檔案管理工作，從而使企業(yè)的發(fā)展可以符合現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的要求，保證人事經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。與此同時(shí)，管理人員還要認(rèn)識到檔案的信息化管理對于企業(yè)發(fā)展的影響，不斷完善自己的工作，此外，還要加大管理的力度，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識和專業(yè)能力，利用科學(xué)的技術(shù)和方法來管理企業(yè)的人事信息化檔案，逐漸形成一個(gè)符合企業(yè)發(fā)展需求的人事檔案信息化檔案管理平臺。

二、人事信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

在大多數(shù)的企業(yè)之中，許多領(lǐng)導(dǎo)人員沒有徹底認(rèn)清人事檔案管理的重要性，仍傳統(tǒng)的認(rèn)為它只是文字工作，并沒有真正意識到人事檔案管理工作的重要意義，更加不會把這項(xiàng)工作歸結(jié)到企業(yè)的信息化發(fā)展的規(guī)劃內(nèi)容當(dāng)中，這樣一來，使得企業(yè)對于這項(xiàng)管理工作的重視程度不夠，財(cái)力投資不足，造成了企業(yè)人力資源管理信息化的落后。一些負(fù)責(zé)人事管理的相關(guān)人員對于自己工作的認(rèn)識還不健全，沒有明白建設(shè)人事檔案信息化給企業(yè)所帶來的巨大利益，沒能夠真正認(rèn)識到建設(shè)檔案信息化對邁向現(xiàn)代化企業(yè)的重要意義，因此，相關(guān)人員不健全的檔案信息化，逐漸成為影響人事檔案信息化建設(shè)的重要因素。

三、人事檔案信息化管理對策

1.加大檔案信息化建設(shè)投入

企業(yè)有時(shí)候?yàn)榱税l(fā)展，需要和國際進(jìn)行接軌，因此，對于企業(yè)的人力資源而言也是一樣的。為了使企業(yè)更好地發(fā)展，需要盡快完善人事檔案信息化的相關(guān)工作，加大對其的資金投入，使企業(yè)的相關(guān)管理配置能夠滿足管理的需要，建設(shè)本企業(yè)的檔案管理查詢、存儲和檢索模式。此外，還要盡量的保證檔案信息平臺與企業(yè)數(shù)據(jù)平臺是保持聯(lián)網(wǎng)的，減少甚至是完全取代紙質(zhì)檔案，使得檔案的管理不再出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的所帶來的問題，真正實(shí)現(xiàn)電子化管理模式，使企業(yè)的人事檔案管理逐漸發(fā)展為企業(yè)的內(nèi)部財(cái)富。對于企業(yè)的人事檔案信息化的建設(shè)需要成立專門的管理部門對其進(jìn)行管理，同時(shí)，還要嚴(yán)格要求管理人員，不僅要定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，還要使他們具有責(zé)任意識，使檔案的管理工作可以真正得到落實(shí)，真正做到專業(yè)化、信息化的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源之間的共享。

2.建立檔案管理制度

為了使檔案的管理符合企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)管理人員必須提高對檔案管理工作的重視，并制定相關(guān)的檔案管理制度。對于一個(gè)企業(yè)而言，若能夠妥善的利用企業(yè)的人事檔案信息化的內(nèi)部資料，對于企業(yè)的發(fā)展而言是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視信息化檔案管理的相關(guān)工作，不僅要加大這方面管理的資金投入，還要完善相關(guān)的管理設(shè)施，通過獎(jiǎng)勵(lì)的制度來吸引管理人員努力工作，同時(shí)還要定時(shí)對管理人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，從而保證管理人員可以科學(xué)地進(jìn)行管理工作。此外，相關(guān)的部門還要進(jìn)行制定相關(guān)的制度，在這個(gè)過程中一定要依據(jù)我國的相關(guān)法律規(guī)定來進(jìn)行制定，同時(shí)還要考慮到企業(yè)本身的情況，從而制定最為適合企業(yè)發(fā)展的管理制度。

3.健全優(yōu)化檔案管理制度

信息化程度的深度不斷增加，從本質(zhì)上改變了收集信息的方式、保存信息的方式以及檔案管理的模式。這就要求人事檔案管理制度需要隨著時(shí)代的變化而進(jìn)行革新和完善。所謂無規(guī)矩不成方圓，加強(qiáng)人事檔案管理的制度建設(shè)，才能使管理目標(biāo)更加明確，使管理的流程更加高效、科學(xué)，從而使檔案管理的信息化水平更上一層樓。人事檔案管理人員要根據(jù)國家的法律法規(guī)，更新檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理體系，推進(jìn)檔案管理的目標(biāo)與提高信息化水平的連接程度。其次，對人事檔案管理人員的思想教育也是非常重要的，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使提高人事檔案管理工作的信息化水平的思想深深印在每個(gè)人的腦海里，與此同時(shí)，對管理人員進(jìn)行有效的監(jiān)督，也是促進(jìn)檔案管理工作高效運(yùn)行的必備措施。

4.樹立檔案信息意識

相關(guān)的檔案管理人員是對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的主要力量，他們的主觀能動(dòng)性在信息化的建設(shè)中起著關(guān)鍵性的作用。因此，對于檔案的管理人員而言，不需具備很強(qiáng)的責(zé)任意識，必須意識到企業(yè)人力資源檔案信管理息化的重要意義，這樣一來，他們才能夠盡心盡力完成自己的工作任務(wù)。在工作的同時(shí)，還需要主動(dòng)思考，而不是死板的進(jìn)行管理，不斷學(xué)習(xí)，補(bǔ)充自己的專業(yè)知識，這樣一來，才可以用更加專業(yè)的技術(shù)來管理檔案信息，是企業(yè)人事檔案信息化管理更加科學(xué)，從而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。