大數據環境下高校人事檔案的管理與利用

【摘 要】 高校檔案管理人員應以積極的態度面對大數據環境帶來的挑戰，在傳承優秀經驗的基礎上不斷對人事檔案的管理與利用進行創新，開展數字檔案館理論研究，構建檔案服務模式，逐漸從信息共享過渡到信息價值共享。

【關鍵詞】 大數據環境；高校；人事檔案；管理利用；挑戰；對策

大數據環境中，高校的人事檔案管理人員在對人事檔案進行管理與利用的時候，需要對海量數據信息進行收集、合理處理以及合理分析。面對這樣的現象，必須對大數據技術進行優化，對人事檔案管理與利用模式進行優化調整，才能使其為高校的科研工作、教學工作提供更好的服務與支持。

一、大數據環境下高校人事檔案管理與利用面臨的挑戰及其對策

1、大數據環境下高校人事檔案管理理念與制度面臨的挑戰及其對策

大數據環境下，高校人事檔案管理環境勢必走向大數據發展道路，從而導致高校人事檔案管理理念與制度的變革。筆者認為，為樹立現代化的高校人事檔案管理理念，也為了構建科學、合理的高校人事檔案管理制度，應始終遵循保證人事檔案的隱私性、機密性這一原則，也就是要充分考慮高校人事檔案管理與利用的特點，牢牢把握高校人事檔案工作的發展規律，同時也要切實將高校人事檔案工作的運行機制、管理體制捋順，實現信息服務標準的規范化，并全面加強高校人事檔案管理人員的業務能力與綜合素質，對人事檔案工作的行為規范、業務操作程序進行嚴格執行、切實落實，才能實現高校人事檔案信息管理水平與效果的提高，使其為高校的科研工作、教學工作提供更好的服務。[1]

2、大數據環境下高校人事檔案的有效管理與利用面臨的挑戰及其對策

為了實現高校人事檔案的有效管理與利用，必須確保信息的安全性，而大數據環境下的高校人事檔案，難以確保信息的安全性便是其面臨的最大的問題。大數據環境下，各種信息安全事件頻頻發生，如著名的美國棱鏡門事件等，這給高校人事檔案工作敲響了警鐘。與此同時，人們也更加關注與重視個人隱私與信息安全問題，但是，大數據環境下的數據分析技術、數據挖掘技術的興起與改進，使得個人隱私、信息安全面臨著很大的威脅。對于高校人事檔案來說，其在管理、利用過程中，也面臨著個人隱私、信息安全方面的問題，而面對諸如此類的問題，如何實現信息保密、確保信息安全、保障信息的有效利用，這是大數據環境下高校人事檔案工作正在面臨著的挑戰。面對這樣的問題，筆者認為，應充分利用計算機安全保護方面的研究成果，來為高校的人事檔案管理、人事檔案利用提供良好的、堅實的安全性服務與安全性保障。[2]為了做到這一點，應針對需要保護的內容，科學、合理地設置保護密級，并對其進行細致劃分，逐步劃分到標識符匿名保護、位置隱私保護以及連接關系匿名保護。在此基礎上，也要采取切實有效的措施，解決人事檔案數據收集、人事檔案存儲、人事檔案管理、人事檔案利用等的全過程中缺乏監管、規范以及責任主體自律等方面的問題。與此同時，也要保障人事檔案可控的隱私保護，實現人事檔案數據收集過程中數據精度處理的隱私保護，人事檔案數據分析過程中的隱私保護，人事檔案數據共享與發布過程中的匿名處理，最終實現人事檔案數據生命周期全過程中的隱私保護以及確保隱私數據能夠隨時按照需要進行可信銷毀等。

二、大數據環境下高校人事檔案管理與利用的思考

1、在堅持傳統優良經驗的基礎上進行創新

高校人事檔案的管理人員，不能桎梏于傳統管理觀念與管理手段止步不前，而是應該打破傳統的人事檔案管理模式，對高校人事檔案的管理與利用進行改革與創新。管理人員應緊跟時代變化的步伐，并要時刻保持專業敏感度，抓住大數據的發展契機，對高校人事檔案管理技術、高校人事檔案服務模式進行改革與創新。[3]與此同時，也不能完全摒棄傳統管理方式的優秀經驗，也就是說，在面對大數據環境所帶來的挑戰的同時，高校人事檔案管理部門也要堅持傳統優良經驗。優秀的經驗通常情況下是在長時間的實踐過程中反復驗證、探索、總結出來的，在沒有找到有效應對大數據的對策時，切忌盲目扯上大數據技術，也不能夸夸其談數據價值分析，而是應該在堅持傳統優良經驗的基礎上進行創新，擴展適合實際情況的新的高校人事檔案管理與利用路徑。

2、面對大數據研究熱的局面，適當采取冷思考

在檔案信息化方面，近幾年來我國的眾多研究學者紛紛緊跟大數據熱潮，不管是在理論構建層面上，還是在實踐操作層面上，均提出了一些新的觀點，并取得了一定的研究理論成果、實踐成果，主要包括檔案大數據的內涵闡述與概念闡述、大數據時代下檔案館迎來的機遇與面臨的挑戰、檔案信息資源的開發與利用、建設數字檔案館的理論研究以及檔案服務模式研究等方面的內容。[4]這些研究成果，均是建立在信息化時代下檔案管理創新與轉型基礎上所產生的。雖然在大數據環境下，面對高校人事檔案管理與利用面臨的挑戰與問題，勢必要進行創新性研究，但是，也要適當采取冷思考，始終保持理性、冷靜的思考，時刻警醒，切忌為了迎合大數據而強行貼上這個標簽，而是應當遵循高校人事檔案工作的規律、任務以及特點，抓住關鍵性的問題，來對高校人事檔案管理與利用的創新路徑進行思考。

3、大數據環境下，人事檔案的管理與利用逐漸從信息共享過渡到信息價值共享

對于高校人事檔案工作來說，服務是其不變的一個主題。以往的高校人事檔案工作，主要任務便是收集、整理不同部門與不同層次的檔案，而大部分人事檔案，是為檔案者本人、職能部門、學校提供服務，在這個過程中，只是在不同主體間進行了信息交換，同時也沒有建立統一的數據標準，這就大大制約了不同主體之間信息的有效共享。然而，大數據環境下，價值是數據信息資源的核心，在散亂的、大量的信息中，挖掘數據信息資源的潛在價值，決定著高校人事檔案的發展方向。基于這樣的原因，眾多研究學者紛紛加強了對大數據環境下檔案數據價值挖掘、檔案數據個性化服務提供方面的關注與研究力度。總而言之，大數據環境下高校人事檔案的管理與利用，逐漸從信息共享過渡到信息價值共享。

三、結語

綜上所述，大數據環境下，高校人事檔案工作面臨著巨大的沖擊，高校人事檔案部門，應積極面對大數據帶來的挑戰，掌握大數據技術，重視大數據環境對人事檔案管理帶來的影響并加強研究。

【參考文獻】

[1] 尹艷華.大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰及對策研究[J].才智，2016（21）88+90.

[2] 張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術論壇，2016（04）157-161.

[3] 王玉.大數據背景下高校人事檔案管理的思考[J].山西檔案，2015（04）96-98.

[4] 盧瑩瑩.大數據時代背景下高校人事檔案管理探究[J].人力資源管理，2014（12）257-258.

【作者簡介】

曹方玲（1970-）女，天津人，本科，天津輕工職業技術學院檔案館員，研究方向：檔案管理，檔案信息化建設等.