對當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理的實踐性建議

張金鳳

【摘要】：行政事業(yè)單位檔案管理工作是指檔案管理人員依照規(guī)定對本單位檔案進(jìn)行信息收集整理與分類統(tǒng)計，保證在單位部門需要時能夠快速找到需要的檔案。行政事業(yè)單位的檔案就是單位所有部門信息的匯聚地，所以檔案管理工作是行政事業(yè)單位的一項重要工作。但隨著我國社會的發(fā)展，行政事業(yè)單位經(jīng)歷了一系列行政改革，原先的檔案管理工作已經(jīng)漸漸不能夠滿足改革后的行政事業(yè)單位工作效率，對行政事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行深入探討是十分必要的。

【關(guān)鍵詞】：行政事業(yè)單位；檔案管理；建議

1、當(dāng)前事業(yè)單位人事管理作用

1.1優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位人事檔案主要包括人才詳細(xì)信息和履歷以及學(xué)歷工作經(jīng)驗?zāi)晗藓凸ぷ鳘劻P等各方面的內(nèi)容，事業(yè)單位對員工考核主要通過對員工人事檔案，但是要確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性，考核過程要保持公平公正，除此之外人事檔案還可以給員工的升遷作為主要依據(jù)，還可以根據(jù)人事檔案中員工獎罰等對員工進(jìn)行升遷決策，也可以及時清理在工作中不積極的員工，因此事業(yè)單位人力資源檔案可以優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)。

1.2強(qiáng)化企業(yè)事業(yè)單位控制度建設(shè)

企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)主要包括了財務(wù)管理以及各項安排工作和人員管理等工作部分，這些工作主要是為了事業(yè)單位社會職能發(fā)揮促進(jìn)單位發(fā)展，這些都離不開企業(yè)人事檔案管理工作。強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理工作可以促進(jìn)其它管理方案進(jìn)行，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作可以有效對企業(yè)內(nèi)部與員工進(jìn)行真實有效管理，提高員工工作效率和目的，事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)和企業(yè)人事檔案管理工作之間密不可分，所以在實際工作中事業(yè)十分有必要強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理工作，以此來確保事業(yè)單位改革工作順利進(jìn)行。

2、行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1對于檔案管理流程出現(xiàn)不規(guī)范

為了確保行政事業(yè)單位檔案工作有序展開，應(yīng)當(dāng)確保當(dāng)管理工作的嚴(yán)密性、規(guī)范性，然而在一些行政事業(yè)單位當(dāng)中，對于檔案管理工作的重視程度不夠，因此會造成工作過程中的疏漏，由于檔案管理工作具備著較為繁雜的工作過程，因此一些細(xì)微的疏漏往往會造成工作過程當(dāng)中的較大損失。由于領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度不夠，往往會帶動下屬都當(dāng)管理人員在工作的過程當(dāng)中產(chǎn)生散漫、隨意的工作行為，從而造成了檔案管理流程的不規(guī)范問題。

2.2檔案管理體制有漏洞

由于行政單位部門眾多，各部門負(fù)責(zé)的工作也不盡相同，所以對應(yīng)就產(chǎn)生了多個存放檔案的庫房，而且各個庫房就近放置在部門附近，這樣雖然方便了部門工作，但也大大增加了檔案管理的難度與保存檔案的成本，同時由于各個部門工作有交接點，各部門的檔案內(nèi)容也有所重復(fù)，這樣也浪費了紙質(zhì)資源。其次，檔案管理工作缺乏獎懲制度，不能對檔案管理工作人員進(jìn)行有效監(jiān)督，一旦管理工作出現(xiàn)失誤，又有誰能來為這個失誤結(jié)果負(fù)責(zé)呢？

2.3檔案管理工作人員素質(zhì)不齊

雖然管理檔案過程繁瑣復(fù)雜，但這項工作平時都是按部就班的，長期工作后，管理人員會往往會產(chǎn)生消極怠慢的情緒，對管理檔案這項工作重視度也不高，很容易產(chǎn)生工作失誤。而且這項工作專業(yè)性比較高，還要求工作人員具備一定的安全意識，能夠杜絕安全隱患，所以這方面工作人員職業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)。最后，通過對行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的年齡進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)工作人員普遍高齡，缺乏快速行動能力，而且計算機(jī)操作能力也不強(qiáng)，這些因素對檔案管理工作十分不利。

3、行政事業(yè)單位檔案管理完善措施

3.1創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化單位檔案管理能力

從目前來看，我國大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理模式以及相應(yīng)的管理方法都比較落后，嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新意識。為了能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，需要對檔案管理的方式進(jìn)行一定的完善，從而對檔案管理的整體水平進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)。除此之外，還應(yīng)在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上對其進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，并與數(shù)字化、智能化、科技化的手段相結(jié)合，不斷完善管理技術(shù)，不斷加強(qiáng)檔案管理能力，才能全面提高行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

3.2提升檔案管理的信息化水平

當(dāng)今社會處于信息化高度發(fā)展的時代，因此行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)抓住這一契機(jī)，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，將檔案管理工作的信息化水平提高到一個全新的高度。在行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中有效地借助當(dāng)代的發(fā)達(dá)信息技術(shù)，不斷的引入新的信息管理平臺，并且應(yīng)當(dāng)確保信息管理平臺的易操作性，保障每一位從事檔案管理工作的人員能夠輕松上手，從而有效地提升檔案管理工作的效率。行政事業(yè)單位的檔案信息資源量大，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)對非保密檔案的資源共享，能夠確保最大量的最大化利用，從而提高社會服務(wù)水平，這也是提高行政事業(yè)單位檔案管理水平的關(guān)鍵一步。

3.3綜合提高檔案管理工作人員素質(zhì)

管理檔案的工作人員應(yīng)該熟練掌握檔案的收集、整理、分析、分類、歸檔、統(tǒng)計、計算機(jī)操作等能力，還要能夠熟練操作檔案管理信息化平臺。但如今人社局檔案管理人員呈現(xiàn)高齡化趨勢，對他們進(jìn)行再次培訓(xùn)困難較大，將高齡工作人員辭退再補充更加不現(xiàn)實，但我們可以首先完善團(tuán)隊人員結(jié)構(gòu)，高層管理人員中不僅要有工作經(jīng)驗豐富的人，還要有懂得專業(yè)知識的人，兩方互補，共同管理。同時在日常工作時，可以慢慢培訓(xùn)工作人員的檔案管理能力，并且分工合作，每位工作人員負(fù)責(zé)自己較擅長的，高層管理人員則最好能夠熟練掌握多種能力。為了保證檔案的安全性，每年檔案管理人員都應(yīng)該進(jìn)行相當(dāng)數(shù)量的安全演習(xí)，確保工作人員能夠在最短時間內(nèi)進(jìn)行檔案移交與安全保護(hù)。最后。每年都應(yīng)該進(jìn)行一次內(nèi)部資格考核，考核不合格者除了會影響內(nèi)部評定，還要再次重點培訓(xùn)，并再次考核，仍不合格就會被考慮辭退。這樣，不僅能夠保證管理團(tuán)隊的專業(yè)性，還能夠調(diào)動工作人員工作積極性。

結(jié)束語

總之，在信息化時代的大背景之下，加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，需要行政事業(yè)單位做到上下一心，對每一個工作的環(huán)節(jié)做到仔細(xì)考量，有效彌補管理工作當(dāng)中存在的不足，確保管理工作得到有效展開。并且需要管理部門具備“現(xiàn)實性”，也就是應(yīng)當(dāng)對本單位的實際情況展開深入研究，在此基礎(chǔ)之上開拓工作思維，探索符合自身單位當(dāng)管理發(fā)展之路。

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