人事檔案信息化管理初探

丁寶華

摘 要：如今，進入了科技不斷進步，社會不斷發展的新時代，很多的領域都進入了一個全新的發展狀態，各行各業都在不斷的發展。在現在的社會中應征上崗的人才數量越來越多，需要人才的崗位也越來越多。為此，想要在這眾多的工作人員中掌握他們的綜合信息，給予他們合適的崗位，以及針對他們的業績進行合適的升職或者是處罰等等。這些工作如果不統一整合進行，不僅僅增大工作量，浪費時間，效率也不會得到提高。所以，針對人事檔案信息化管理，我們應該認真仔細研究，掌握人事檔案信息化管理的真正意義。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；研究分析

對于每一個應征上崗的人才來說，都有自己身份的標簽，那就是人事檔案，人事檔案的作用，就類似于人們的身份證。只有有了人事檔案，相關的工作單位才能準確清楚地明白每個人的工作能力，工作經驗，家庭背景，工作態度等等。以及未來在企業的工作情況都會被一一記錄在人事檔案中。一個單位如果不統一認真的整合所有工作人員的人事檔案，那么將會造成很大的影響。所以，對于人事檔案的管理工作而言，無疑需要注意幾點首先，先做到人事檔案的整理準確無誤，不能造成任何的破壞。其次，還要做到對人事檔案的整理歸集要合理，例如一年入職的工作者人事檔案放在一起，或者是職位相關的工作者人事檔案放在一起等等。總而言之，人事檔案的管理應該得到重視，在信息化時代，更應該向著信息化發展。

1 對人事檔案的管理工作的介紹

上文已經大概有所介紹，人事檔案的管理對于每一個工作單位來說都是必要的，尤其是工作人員眾多，工作職位眾多的單位，更需要科學合理高效的進行人事檔案的管理工作。首先，應該做到的就是收集每一個應征入職的工作者的人事檔案，掌握他們每一個人的以往工作經驗，工作能力，家庭背景等等，這關乎著未來工作者職位的調動。再者，人事檔案管理工作還包括人事檔案的整理和保存，人事檔案都收集上來以后應該快速根據各個類別進行整理，例如可以借鑒的類別有入職年份，工作范圍等等，接近的劃歸成一類。進行快速的分組整理后，應該對人事檔案進行保存，這也是人事檔案管理工作的重要一步，不能讓人事檔案有所破壞。對于人事檔案的管理工作而言，無疑需要注意幾點首先，先做到人事檔案的整理準確無誤，不能造成任何的破壞。其次，還要做到對人事檔案的整理歸集要合理，目前來看，人事檔案的管理工作已經偏向于信息化管理，也就是依靠計算機，把人事檔案存放于計算機中，不僅僅省時省力，更不會導致人事檔案的破壞。這也就是人事檔案的信息化管理，是目前人事檔案管理的重要趨勢。人事檔案信息化管理優勢明顯，已經成為了重要的方法之一。

2 人事檔案信息化管理的優勢

2.1 節省了人力物力，提高了人事檔案管理的效率

一般來說，傳統的人事檔案管理模式都是機械化的人工操作，也就是需要一定數量的檔案整理歸集人員手動進行檔案的整理和歸集，分類工作也需要這么進行。這么做不僅僅浪費時間還浪費人力，并且容易出現紕漏，人事檔案的管理效率明顯不夠高，人事檔案中包含的信息數量巨大，不僅僅包含每一個人的基本資料，姓名年齡等，更包括他以往的工作經驗，工作能力，有無工作重大失誤或者是獎勵等等，他的家庭背景都要收集在人事檔案中去，而如果這些龐大繁雜的信息資料全部依靠人工來進行分類整理歸集等等，并不實用。所以，這時可以看出人事檔案信息化管理的優勢利用計算機軟件，可以快速把紙質的人事檔案存放在硬盤中，不僅僅保存時間長，更可以確定不被破壞，當然是在不被黑客攻擊的情況下。另外，這些繁雜龐大的數據被存放在計算機硬盤上可以快速準確的根據你的指令進行分類，一類一類的人事檔案會被分別歸集到各自的文件夾中。相關的部門領導檢查工作，或者是想要提升職工職位可以準確清楚知曉每一個員工的工作能力，工作具體情況等等，一旦員工的具體資料有所變動可以快速更改，不必浪費時間找尋自己的人事檔案再進行更改，明顯提高了人事檔案管理的效率。

2.2 節省了人事檔案管理過程中不必要的支出

在之前傳統的人事檔案管理工作中，為了能夠快速的進行人事檔案的分類整理和歸集工作，相關的人事部門需要雇傭一定數量的檔案整理歸集人員來完成這項工作，而人事檔案數量越多，規模越大的企業需要雇傭的人事檔案歸集整理人員數量也就越大。所以，在這上面花費的資金投入就很大了，并且，紙質化人事檔案在保存的過程中難免會出現破損發黃變舊的情況，字體磨損看不清等等，一旦出現這些情況，就需要重新進行人事檔案的填寫，浪費人力不說，還在這方面投入了一定的資金，而進行人事檔案信息化管理工作就能解決這一問題。通過人事檔案的信息化管理，只需要派遣少量計算機能力良好的人事檔案管理人員進行信息的錄入和檢測，不需要那么多的歸集整理人員，所以，這部分的資金可以有效節省下來。另外，人事檔案信息化管理不必考慮字體模糊，文件看不清等問題，信息錄入計算機可以長久讀取，所以，這部分的資金也可以節省下來。由此看來，人事檔案信息化管理的優勢明顯，應該被廣泛應用。

3 人事檔案信息化管理的正確做法

3.1 培養能力素質達標的人事檔案信息化管理人員

人事檔案信息化管理不需要數量龐大的檔案歸集整理分類人員，只需要能力素質達標的人事檔案信息化管理人員，對人事檔案管理人員的基本要求是計算機水平要達標，人事檔案管理人員每天都要錄入更改查看眾多的人事檔案，所以，一定要有達標的計算機水平才能保證基本要求。這需要人事管理部門對人事檔案管理人員進行認真細致的培訓，充分提高他們的計算機操作水平。另外，一定要擺正他們的工作態度，認真對待自己的工作，充分意識到人事檔案信息化管理已經成為了大勢所趨，應該意識到自己工作對于整個企業的重要意義。進而能更認真地對待人事部門的培訓，進而，認真對待人事檔案信息化管理工作。

3.2 要充分保證人事檔案的信息化管理中的安全

人事檔案信息化管理中的一個重要問題恐怕就是人事檔案的安全性問題，因為網絡是紛繁錯雜的，在網絡世界里信息文件都不一定是安全的，尤其是網絡黑客猖獗，所以，人事檔案信息化管理過程中一定要保證信息的安全。人事檔案管理人員一定要保證人事檔案的全封閉，在沒有明確規定要公開時一定要嚴格保密，不能泄露給任何人，本企業不可以泄露，外企業更不可以泄露，另外，在人事檔案的信息化管理網站一定要設置專門的防火墻，防止不明人士的攻擊，確保人事檔案信息化管理過程中的安全。進而使得人事檔案能夠更好的為企業服務，讓人事檔案成為企業高級管理人員選拔人才，制定未來人員調配計劃的重要依據。這也是人事檔案的關鍵職能所在。

結束語

對于任何一個單位來說都需要人事檔案的管理，一個單位如果不統一認真的整合所有工作人員的人事檔案，那么將會造成很大的影響。所以，對于人事檔案的管理工作而言，首先，先做到人事檔案的整理準確無誤，不能造成任何的破壞。其次，還要做到對人事檔案的整理歸集要合理，例如一年入職的工作者人事檔案放在一起，或者是職位相關的工作者人事檔案放在一起等等。在信息化時代的今天，更應該向著信息化發展。提高人事檔案管理人員的信息化能力，與此同時還要保證人事檔案的安全性。

參考文獻

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