新醫改環境下醫院檔案管理的優化實踐

劉晶

【摘 要】醫院日常業務與信息技術的結合，有效提高了醫院管理整體管理水平。尤其是在醫療形式多樣化、患者就醫靈活化的服務理念下，檔案管理也需要與時俱進，體現出嶄新的檔案服務特色，醫療檔案管理關系到醫院事務的規范性和安全性，同時還要確保秘級檔案不被泄露。在新醫改背景下，檔案管理需要及時轉變管理理念，結合醫院業務實際和管理要求做好檔案管理工作。

【關鍵詞】新醫改；檔案管理；優化實踐

長期以來，在醫院綜合管理中，“重醫輕檔”問題普遍存在，檔案管理與常規醫務管理存在脫節現象。在新醫改環境下，檔案管理需要積極調整，改變以往管理中存在的問題和不足，執行更科學、更規范的檔案管理模式，做到與時俱進，提高檔案管理的實效性。

1 醫院檔案管理中存在的問題

1.1 忽視檔案管理的重要性

醫院在檔案收集、歸置等方面重視程度不足，對于檔案資源對醫院規范管理、業務發展的作用缺乏有效認識。醫院將醫療設施升級、人才團隊建設作為管理核心，檔案管理則被邊緣化，甚至有些醫院尚未建立獨立的檔案部門，將全部檔案資料推擠一室，缺乏規范管理。由于院方重視程度不足，造成檔案管理積極性不高、隨意性較強。

1.2 老舊檔案保存管理不當

在檔案管理方式上難以跟進時代發展。當前，不少醫院醫療設備全面升級，但是檔案管理仍采取傳統方式，不少老舊檔案仍以紙質資料方式存在。隨著歸檔時間的延長，陳舊檔案可能發生紙質霉變、字跡模糊甚至腐爛等問題，為后續檔案適應帶來很大不便，檔案安全性、完整性受到嚴重威脅。尤其是紙質檔案在搬動、轉移過程中容易損壞丟失，進一步影響了檔案的完整規范性。

1.3 檔案管理制度缺失

雖然不少醫院在檔案管理中制定了相應制度，但是在實際管理中這些制度往往難以落到實處。管理者對于醫院的職能定位于“治病救人”上，認為在檔案管理中投入人力物力屬于資源“浪費”，進而導致檔案管理制度難以真正落到實處。檔案管理難以發揮應有成效。在醫院整體管理日系內普遍存在一種“怪相”，就是醫務人員異常繁忙，而檔案管理崗位則分外清閑，形成鮮明對比。而檔案管理也被視為醫院的“閑差”不受重視，工作人員積極性不足，工作態度被動消極。

1.4 管理人員素質偏低

由于醫院對檔案管理不夠重視，制度不是不嚴、日常管理散漫，造成檔案管理缺乏專業性，而且在人員配置上多為非專業人員。甚至有些醫院將閑置人員調到檔案室進行管理工作，工作內容僅限于清潔和保管。這些人員對檔案管理缺乏有效認識，而且對檔案管理作用認識不清，管理技能落實，這些都影響檔案的服務質量和應用效率。

2 醫院檔案管理的優化策略

2.1 積極轉變檔案管理理念

作為醫院管理者，需要積極轉變檔案管理理念，認識到檔案管理與醫院發展的密切聯系，檔案不僅是醫療業務的記錄和發展，同時也關系到醫學研究的進步和應用。通過檔案能夠了解具體醫療案例的救治細節，并且能夠和更多同類案例進行比對和參考分析，從而制定更科學的治療方案，減少臨床病癥診斷排除時間，提高診斷準確率和治療有效率。通過醫院檔案資料增加與同行和專業研討會的交流探討，實現有效資源共享，促進醫療水平的進一步提高。

2.2 優化檔案存儲方式

上世紀八、九十年代，醫院積累了大量紙質檔案。隨著時間不斷積累，這些檔案變得字跡模糊，甚至有些文本已經腐爛，進而造成檔案數據不全，尤其是一些珍貴檔案的丟失和損壞，其價值損失難以衡量。雖然醫學技術一直在進步，但是珍貴的案例資料仍有其價值，無論專業性檔案還是行政性檔案，都是醫院的寶貴財富，記載著醫院的發展。尤其是一些醫學檔案對于各種病患類型、治療手段的記錄，能夠為后人提供借鑒和參考，有利于醫療工作者根據現有條件開展科研。尤其是在信息化環境下，檔案也要實現信息化管理，將紙質文本轉化為電子檔案，不但有利于數據的保管存儲，同時還能建立起清晰的檔案管理體系，方便工作人員進行查閱。而且在網絡環境下，學術檔案資源能夠實現共享，將一些有價值的檔案資料進行匯總，能夠形成系統的專業學術價值。在信息化管理模式下，檔案管理將節約大量人力物力，管理效率將進一步提高。

2.3 強化管理制度

制度是組織管理中不可獲取的約束基礎，只有制度科學嚴明，才能起到有效的激勵和約束作用。隨著醫改步伐不斷加快，醫院需要在檔案管理中引入嚴格的監管制度，并將制度落實在工作第一線，形成從上到下協調聯動作用。每一個科室都需要對科室內醫療、管理檔案進行及時匯總，由專人整理審核后遞交醫院檔案管理部門。在檔案管理中引入專項管理制度，如果條件具備，醫院則要設立專項檔案管理人員，提高檔案管理的針對性和實效性。在全院樹立起檔案管理意識，認識到檔案管理制度執行的重要性和必要性，強化檔案部門管理和績效監督，從而明確制度管理重心。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

對檔案室工作人員進行專業培訓，提高專業素養。改變以往將檔案管理視為閑差的片面認識，增加檔案管理隊伍的穩定性。針對檔案管理需求制定培訓計劃，確定培訓內容，從而提高管理人員對工作重要性的認識，通過專業知識講解，提高其管理能力。只有具備人才優勢才能促進檔案管理能效的發揮，在檔案專業知識講解中結合信息技術知識，著力培養專業素質過硬、信息素養良好的檔案管理人員，以此提高檔案管理質量。

2.5 各部門之間相互協作

檔案管理并非孤立的管理體系，而是需要多部門聯合協作，利用信息技術構建獨立的檔案信息庫，各科室也要建立起單元式檔案管理體系。為了減少檔案人員工作量，科室人員需要對本科室檔案進行提前梳理，做好檔案跟蹤記錄。如掛號處是建立患者檔案的第一個環節，其后患者在不同科室間的就診記錄都能在檔案中有所反應。尤其是在網絡環境下部門間信息得到聯通，檔案管理人員能通過醫院后臺數據對檔案信息進行核對整理，有利于較少存檔負擔。科室間的協調合作能夠形成更完備的檔案信息網絡，實現檔案資源共享。合理的人員配置有利于提升檔案跟蹤質量和記錄效率，增加了檔案管理的規范性和針對性。

3 結語

新醫改帶動了檔案管理的穩步升級，同時也為提高管理質量創造了良好條件。科學的檔案管理能夠為醫療方案的制定提供有益參考，促進醫院科研進度，為制定規范高效的行政決策提供數據支持。雖然當前檔案管理中還有一些問題存在，但是隨著醫改進程的不斷加速，檔案管理理念也會逐步更新，在檔案管理質量和管理效率上有所提高。尤其是在信息環境下，電子檔案已經普及，對于檔案分類以及規范化管理有良好的促進作用。通過技術優化、人才培養、觀念轉變，檔案管理模式也會不斷優化，為醫院管理能效的提高創造有利條件。

【參考文獻】

[1]鄺鵬.創新醫院檔案管理提高檔案工作水平[J].辦公室業務.2017（05）.

[2]張蔚.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].祖國.2017（03）.

[3]鄧先珍，王夕敏，鄧玉芝.醫療機構合并后檔案管理面臨的問題與對策[J].檔案時空.2016（12）.

[責任編輯：張濤]