如何做好文書檔案管理工作

楊成成+李巍

摘 要：檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。

關鍵詞：文書檔案 檔案管理 優化

1、前言

科學的文書檔案管理工作不僅能夠引導工程建設決策人員做出正確的決策，而且能夠促進工程建設單位的進步，提升工程建設的效率。因此，作為文書檔案管理人員，需要不斷提升文書檔案科學管理水平，提高文書檔案管理的工作效率，從而在最終意義上實現文書檔案管理工作的高效化、規范化、科學化發展。

2、文書檔案管理工作的重要性

由于文書檔案是對企業歷史的真實記錄，是國家的寶貴財富，所以文書檔案管理工作無疑是一項非常重要的工作。通過文書檔案，企業工作人員可以了解到國家及行業政策法規、完成內部工作的上傳下達、執行上級指派的任務以及與其他工作人員互相進行溝通交流。因此，做好文書檔案管理工作應是每個企業的一項基本目標。一般情況下，文書檔案或由上級組織產生、或由本級組織產生，而對這兩類來說文書檔案的管理工作都十分重要。只有做好對這兩類文書檔案的管理工作，才能夠充分發揮出文書檔案的作用，使其成為良好的活動開展基礎與決策依據。

3、當前文書檔案管理工作所面臨的困境

3.1 將文書管理與檔案管理分割開來

文書與檔案所體現的是兩種不同的分工，但是其本質是一致的。當前許多行政事業單位在管理方面，將文書管理與檔案管理分割開來，沒有形成有機聯合管理體系。這種分體式的管理方式使得文書工作與檔案工作沒有形成有效的銜接，同時還增加了管理人員的工作負擔，缺乏實效性。

3.2 缺乏專業的管理人員

當前行政事業單位中的文書檔案管理人員大多是由文秘兼顧管理。文書、檔案較多，工作量大，許多管理人員不能全面地對文書檔案進行整理與搜集，只是簡單進行收發工作，這樣就導致了單位中材料缺失。再加上工作人員素質有待提高，行政事業單位中的文書檔案管理工作很難按照相關規定全面執行。

3.3 缺乏應有的重視

在許多單位中，由于文書檔案管理并非是主要的工作，因此領導與工作人員對此都不夠重視，僅僅是將其當作資料的搜集與整理工作，就算是管理人員出現失職也沒有進行處分，進而滋生了懶惰、散漫的風氣，管理效率不高。

4、做好文書檔案管理工作的策略分析

4.1 實現文書檔案的規范化管理

文書檔案公文種類、形式和處理程序是否規范對最終檔案管理具有重要的影響，特別是在電子信息化快速發展的及今天，文書檔案規范化管理的重要性突出。很多文件歸檔工作都需要在文件形成之前做好，為此，要求有關人員在文書工作處理程序上要做好和檔案管理的銜接，比如對于文件的鑒定、分類和歸檔編號工作，需要在文書文件形成之前完成登記，實現文書和檔案的統一化協調管理。另外，有關人員要進一步規范文書檔案管理工作的程序和方法。首先，全方位地進行案卷普查，及時剔除一些無用的文件，有效避免計算機應用時的低效率和重復問題。其次，實現對案卷的重新整合。將一些過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷，從而實現對有關聯案卷的重新整合，提升對案卷的有效利用。最后，實現對題名的規范，提升檢索工作的查全率。文書檔案檢索的準確需要精準的題名作為保證，因此，需要有關人員保證題名工作的查全、查準。

4.2 完善文書檔案管理制度

制度是對人們行為規范的準則，在文書檔案管理工作中，需要充分利用制度來管理人、約束人，利用制度實現對文書檔案的管理。同時，有關人員還要學習和理解相關的法律法規，并結合制度規定和企業發展實際來進行文書檔案管理。有關人員要將原有的文書檔案管理規定進行綜合整理，將文書檔案管理、歸檔統計、文件處理等工作融合為一體，實現整體的規范化管理。

4.3 提升檔案文書管理人員的基本素質

文書檔案管理工作對工作人員的個人能力和素質有著較高的要求。企業在招聘文書檔案管理人員的時候要注重對應聘人員的工作經驗和能力進行考核，在錄用之后還要定期對文書檔案管理人員進行培訓，加強其對文書檔案管理專業知識和技能的掌握，提升其對文書檔案管理工作資料的準確收集、分類、歸檔能力。工程建設企業需要進一步加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治可靠、作風良好、責任心強的黨員干部來擔任檔案文書管理工作。在工作期間也要關心他們的生活、工作，不斷提升文書檔案管理人員的工作積極性。此外，還需要加強對檔案文書人員的繼續教育?，F階段，我國社會處于快速發展的階段，和工程建設相關的新行業和領域不斷出現，這對檔案文書管理工作提出了更高的要求，需要檔案文書管理人員加強學習，拓展自己的視野，提升文書檔案管理的能力。

4.4 提高文書檔案管理工作的信息化水平新時期檔案文書管理工作發展的重要基礎和保障是現代化的管理技能

計算機技術的應用，能夠將檔案文書的形成、運行、積累、轉換等工作環節和自動化辦公進行銜接，從而實現文件起草、修改、刪減、檢索等工作的系統化發展。信息化、現代化的管理方式是現代工程建設文書檔案管理的必然要求，也是未來文書檔案管理工作人員需要努力的方向。此外，文書檔案的信息化管理能夠提升文書檔案管理的高效性和安全性。為了保證文書檔案的安全管理，有關人員需要建立相關管理機制和制度保護措施，從而在享受信息化便利的同時有效避免因為計算機事故帶來的文書檔案信息丟失問題。

5、結束語

行政事業單位、尤其是社會管理綜合治理服務中心這類需要涉及到眾多社會材料的單位，應當加強對文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準定位，抓緊當前政府機構改革的契機，實現對文書管理部門的整改與綜合治理，加強對工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動性，以提升文書檔案管理工作效率，促進單位的發展。

參考文獻

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