文書檔案管理中存在的問題及對策研究

杜躍光

摘 要：檔案是企業(yè)內(nèi)部活動所產(chǎn)生的一種資料記錄，檔案以一種文件的形式在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，對檔案資料進行科學的管理是企業(yè)長遠發(fā)展的基本保障。文書檔案整理工作質(zhì)量是企業(yè)內(nèi)部管理能力的最好體現(xiàn)，因此應該受到高層領導的重視。文書檔案管理工作有著復雜性的特點，管理工作中還存在的很多的問題，本文將對這些問題進行深入分析，并找到相應的解決策略，希望能夠為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供助力。

關鍵詞：文書檔案 管理工作 問題 對策 分析

引言

文書檔案客觀的記錄了企業(yè)的行政、財務、人事活動，是企業(yè)成長軌跡最好的表達形式之一，檔案中富有企業(yè)發(fā)展的財富與內(nèi)涵，包含的信息資源是推動企業(yè)規(guī)范化、長遠化發(fā)展的根本動力。在社會經(jīng)濟不斷進步和科技不斷發(fā)展的背景下，提高文書檔案管理工作質(zhì)量和效率，構(gòu)建文書檔案信息化管理模式，提升企業(yè)的綜合實力，更好的體現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)實價值。

一、文書檔案管理內(nèi)涵

（一）文書檔案的概念

在行政機關、企業(yè)單位、其他社會組織的日常活動中，一切文書、文件形式的資料信息都被稱之為檔案。對文書檔案進行管理是企業(yè)單位內(nèi)部工作的主要內(nèi)容，文書檔案整理、歸納、總結(jié)、存檔都是管理工作的重要內(nèi)容，將檔案按照一定的原則進行分類，能夠為其他部門工作的順利開展提供依據(jù)。

（二）文書檔案管理特征

1.文書檔案管理工作具有復雜多樣性特點。這種特點主要表現(xiàn)為：各種類型的檔案信息記錄都屬于文書檔案管理工作重點內(nèi)容。將事件發(fā)生對象、發(fā)生原因、發(fā)生過程、產(chǎn)生結(jié)果，以書面文字的形式記錄下來，產(chǎn)生文檔形式的檔案，就是文書檔案管理工作的對象，通過載體記錄信息，是檔案管理的重要手段之一，紙張和實物分類整理，存放在檔案室中，是檔案整理、歸檔工作的主要內(nèi)容[1]。企業(yè)或單位日常運營中會產(chǎn)生很多的資料與信息，這種資料種類繁多，因此管理起來也十分復雜。文書檔案管理工作需要由專人負責，工作人員要具備較強的責任意識和熱情的工作態(tài)度，才能夠?qū)碗s多樣性特點的文書檔案進行管理。

2.檔案管理工作的主要依據(jù)是文書。文件資料的采集要經(jīng)過一個漫長的過程，文件的記錄、流轉(zhuǎn)、整理、分類、歸檔都是以文書形式進行的，文書內(nèi)容形成的過程就是檔案形成的過程。對文書內(nèi)容進行整理可以為檔案整理工作的順利開展提供基本條件，所以，文書管理工作效率會直接影響到檔案管理工作質(zhì)量。文書檔案管理工作的另一個特點是規(guī)范性較強，檔案資料是企業(yè)內(nèi)部核心內(nèi)容，任何形式的丟失或者泄露都會給企業(yè)造成嚴重的損失，保密是檔案管理工作的原則要求。進行文書檔案規(guī)范化、制度化管理，能夠使企業(yè)運營更加穩(wěn)定，很大程度上推動企業(yè)的長遠發(fā)展。

3.文書檔案內(nèi)容和載體豐富多樣。文書檔案是一個企業(yè)或單位組織的根源，文書資料會涉及多個方面的內(nèi)容，其中包括：人事、業(yè)務、財務等，對豐富多樣的載體內(nèi)容進行科學管理，對企業(yè)日常的運營管理來說十分必要。信息時代已經(jīng)來臨，科學技術的發(fā)展為企業(yè)提供了更加先進的辦公軟件，文書檔案管理工作也逐漸走上了多樣化的發(fā)展道路，常見辦公自動化軟件如Word，Excel，Powerpoint等，office軟件的應用為文書檔案管理工作創(chuàng)造了新的發(fā)展形勢。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書整理工作與檔案管理工作無法協(xié)調(diào)

文書整理工作為檔案管理工作開展的前提條件，因此兩者有著密不可分的關系。文書資料的整理和檔案歸納工作在本質(zhì)上有一定的差別，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要將兩者進行協(xié)調(diào)，一體化進步是管理工作的核心[2]。所以，對文書工作和檔案工作實行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，構(gòu)建一體式管理模式，是最科學也是最有效的文書檔案管理手段。然后在實際的工作中，管理部門卻沒有了解到文書工作和檔案工作之間存在的聯(lián)系，出現(xiàn)了分離式管理現(xiàn)象，使文書檔案管理工作缺乏科學性、合理性。這種現(xiàn)象存在的原因可以從兩個方面進行分析，首先：管理人員的管理意識不高，對文書檔案缺少專業(yè)認識，他們沒有從事過類似的工作，因此專業(yè)水平和專業(yè)能力較低，無法協(xié)調(diào)文書工作和檔案工作，降低了文書檔案管理工作質(zhì)量。

（二）管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提高

部分企業(yè)的文書檔案管理人員缺乏專業(yè)能力，沒有接受過專業(yè)知識技能的訓練，對于檔案分類、整理、歸檔工作認識不到位，個人能力與綜合素質(zhì)較低；一些企業(yè)對于文書檔案管理工作不夠重視，因此在選擇管理人員的時候，職業(yè)要求較低，很多沒有經(jīng)驗、沒有學歷的人員都可以進行工作的應聘，導致管理隊伍的整體素質(zhì)較低，工作人員的管理手段與方式十分落后，是文書檔案管理工作與時代脫軌。還有一些單位存在著管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，例如文秘，他們不僅要對辦公室的來往文件進行收發(fā)，還需要負責外宣工作，投入檔案管理工作的精力較少，對自身的管理范圍不夠明確，使文書檔案管理工作缺乏專業(yè)水準。在這個信息時代中，如果工作人員沒有信息化管理能力，無法掌握計算機技術，業(yè)務能力不高，那么就會給企業(yè)的穩(wěn)定企業(yè)造成不良影響。

（三）缺乏高層領導人員重視

很多企業(yè)和單位的高層領導人員對文書檔案管理不夠重視，這一問題思想的存在限制了企業(yè)內(nèi)部其他工作的開展，同時也使規(guī)范化檔案管理制度無法創(chuàng)建。沒有規(guī)范化管理制度的支持，科學的文書檔案管理工作很難在企業(yè)內(nèi)部開展起來，文書工作和檔案工作的有效銜接受到了制約，從而嚴重影響檔案管理質(zhì)量的提升。

三、文書檔案管理策略分析

（一）規(guī)范化管理

首先，需要全面的協(xié)調(diào)文書工作和檔案工作，處理好兩者的關系，為文書檔案管理提供基礎保障[3]。文書管理水平和檔案管理水平的提高，需要工作人員重新組建管理模式，更新管理思想與觀念，將日常的文書工作處理到位，創(chuàng)建與實行一體化管理體系，嚴格的執(zhí)行檔案規(guī)范化管理制度，對文件資料質(zhì)量進行把關，保證文件格式標準，文件內(nèi)容詳盡，做好基本工作能夠為檔案的后期整理節(jié)省時間，提高整理工作效率。其次，文書管理人員需要明確的認識到文書檔案管理工作的重要性，提高管理工作認識，強化自身管理意識和專業(yè)能力，對新出現(xiàn)的文本資料、文書信息以固定的形式進行整理、分類，將檔案及時歸檔，突出檔案管理工作的時效性；在文本資料信息整理過程中，一但發(fā)現(xiàn)信息缺失問題應該及時聯(lián)系資料來源部門，和各個部門進行工作的溝通與交流，保證文檔資料的準確性和完整性，為檔案分類工作提供理論依據(jù)；文檔分類整理是檔案管理工作的本質(zhì)要求，會使檔案資料查找更加便捷。文書檔案管理人員應該有較強的管理意識，將文書整理工作和檔案歸檔工作做到無縫銜接，才能夠從根本上提升檔案管理效率，進而實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展[4]。

（二）制度化管理

首先，全面的開展文書檔案檢查工作，對現(xiàn)有的文書檔案、財務檔案、人事檔案等卷宗進行過濾與篩查，過期或者無效的檔案應該予以銷毀，避免檔案錄入時出現(xiàn)錯誤，在檔案查詢時出現(xiàn)資料不對應的問題，篩查與過濾是檔案管理工作的有效手段，能夠提升檔案管理效率；其次，對一些內(nèi)容較多、編號較混亂檔案進行重新分類與整理，能夠保證檔案管理質(zhì)量。在文書檔案重新歸納整理的過程中，工作人員應該嚴格的執(zhí)行檔案管理制度，遵守檔案整理原則與要求，利用規(guī)范化的專業(yè)技能將文件資料進行重新的編號與組合，避免無編號、無內(nèi)容、無目錄問題的出現(xiàn)，努力的實現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理，提高檔案管理準確率和時效性，是促進現(xiàn)代化文書檔案管理工作全面發(fā)展的重要條件。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)與能力

文書檔案工作人員素質(zhì)水平與專業(yè)能力是管理工作順利開展的關鍵，也能夠直接影響到企業(yè)內(nèi)部運營質(zhì)量[5]。所以，企業(yè)高層領導需要對文書檔案管理工作予以高度的重視，在管理隊伍組建的時候應該選拔一批高素質(zhì)人才，并且堅持能力到位、技術過關的原則，工作人員上崗之初要進行專業(yè)培訓，全方位提升文書檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，保證工作人員的管理觀念和思想始終走在時代的前沿，調(diào)動工作人員積極性和自動性，普及信息技術知識，打造全能型管理專業(yè)人才，使文書檔案管理工作能夠得到創(chuàng)新發(fā)展，從而真正的發(fā)揮出根基作用。

結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理是企業(yè)、單位、社會組織穩(wěn)定長遠發(fā)展的根基，對檔案進行科學有效的管理是各項工作得以順利開閘的重要依據(jù)。結(jié)合時代的需求培養(yǎng)全能復合型管理人才，為文書檔案規(guī)范化、制度化管理提供基礎保障，嚴格的按照管理流程開展工作，不斷的提高文書檔案管理質(zhì)量與效率，從而為現(xiàn)代企業(yè)與單位建設目標的實現(xiàn)提供最有效的助力。

參考文獻

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