提升檔案管理信息化的思考

楊成成

摘 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息化已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各種領(lǐng)域。現(xiàn)代的信息化不是單純意義上完成信息的獲取、加工和傳遞，而是一種綜合各種信息并且實(shí)現(xiàn)信息的分析檢索和隔空傳遞的高新技術(shù)。檔案管理本身具有相當(dāng)繁重的工作量，對(duì)人員的需求、時(shí)間的損耗以及精力的投入都是相當(dāng)大的，因此加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 人才隊(duì)伍

1、前言

檔案管理的信息化建設(shè)意在將人力勞動(dòng)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)勞動(dòng)，從內(nèi)容上分析則是為了實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑腿，人們少跑腿”的目標(biāo)而進(jìn)行的勞動(dòng)形式和勞動(dòng)對(duì)象雙重變革。通過(guò)對(duì)檔案的信息化建設(shè)，可以使得大量的檔案信息進(jìn)行科學(xué)有序的排列，便于人們管理，同時(shí)也能快速地適應(yīng)人們的需求，實(shí)現(xiàn)信息與信息之間的高效傳遞。因此，本文將針對(duì)加強(qiáng)檔案管理信息化提出自己的幾點(diǎn)思考。

2、檔案管理信息化建設(shè)的作用

隨著時(shí)代的發(fā)展和計(jì)算機(jī)在實(shí)際生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，信息化的核心概念也迅速的融入我們的日常生活中，信息化的建設(shè)使一些傳統(tǒng)紙質(zhì)保存的重要資料得到更加安全保護(hù)，尤其是像是檔案等一些重要的文獻(xiàn)資料，檔案是反映生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理活動(dòng)和資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、資信等的真實(shí)記錄，是提高競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境的信息保障。在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，檔案信息化是一種趨勢(shì)。信息化的高效率，高安全性和良好的可操作性提供了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以提供高質(zhì)量信息化服務(wù)，其中包括方便快捷的查找需要的檔案文件和資料，同時(shí)能夠在取資料時(shí)方便的攜帶，裝入優(yōu)盤(pán)隨身攜帶，避免占用空間，從而展現(xiàn)了信息化建設(shè)中良好的安全性，以致避免因?yàn)橐馔庠斐呻y以修復(fù)的損壞。還有信息化的檔案能夠方便迅速地分享，提高工作效率，國(guó)家對(duì)于檔案的信息化建設(shè)十分的重視，明確的提出全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：已統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)建設(shè)安全高效的基礎(chǔ)信息基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)觀察倉(cāng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

3、加強(qiáng)檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考

3.1 加強(qiáng)電子文件的管理

隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過(guò)電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門(mén)，保證電子文件歸檔制度化、專(zhuān)業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過(guò)程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問(wèn)題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過(guò)程中需要解決好電子文件的保存問(wèn)題，對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

3.2 建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。

3.3 提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

3.4 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專(zhuān)業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對(duì)檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專(zhuān)業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案管理人員日益增長(zhǎng)的要求，通過(guò)定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。

3.5 構(gòu)建與現(xiàn)代化相適應(yīng)的信息化檔案管理體系

檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向的，而現(xiàn)代化則又是以標(biāo)準(zhǔn)化為前提。以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為中心的現(xiàn)代檔案信息管理方式必須建立在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、科學(xué)化的必要條件。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化要求，一是建立健全檔案保管安全體系，在庫(kù)房建設(shè)、溫度控制、防火防盜、蟲(chóng)霉防治等方面達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，有條件的還應(yīng)該建立庫(kù)房自動(dòng)控制系統(tǒng)。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術(shù)手段進(jìn)行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質(zhì)量。三是抓好計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，注重檔案數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)建設(shè)，建設(shè)數(shù)字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使之成為能擔(dān)當(dāng)起新世紀(jì)檔案管理邁向信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量，真正建立起現(xiàn)代化的檔案信息管理體系。

4、結(jié)束語(yǔ)

探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問(wèn)題以及提高檔案管理效率的策略，通過(guò)研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。

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