創(chuàng)新檔案管理工作，提高服務質量和工作績效

劉思陽

摘 要：開展檔案創(chuàng)新績效評價旨在發(fā)現(xiàn)實踐中存在的問題與不足、完善后續(xù)檔案信息化建設，提高檔案信息化建設質量，對充分盤活檔案信息資源的利用價值、提升檔案服務效能及有效滿足利用者的需求具有重要的理論和實際意義。

關鍵詞：檔案管理 創(chuàng)新 提高

近年來，隨著我國經濟社會的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善，檔案基礎業(yè)務和檔案信息資源建設得到加強；檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務對象的局限性，服務項目的單一性，服務手段的滯后性等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時俱進、持續(xù)發(fā)展，只有通過創(chuàng)新才能開創(chuàng)檔案工作的新局面，以提高檔案工作的社會服務功能。

1、思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種種意識。一是要有積極的信息轉化意識。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。所以，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發(fā)揮檔案的價值。

2、管理方式的創(chuàng)新

檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。同時，隨著現(xiàn)代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須與時俱進地創(chuàng)新，最為突出的特點是檔案實體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發(fā)展的新形勢，跟上現(xiàn)代化的步伐。進行檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，才能實現(xiàn)簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統(tǒng)計；而檔案信息檢索、傳輸的主要對象，脫離實體便于作深層次加工、貯存，才能實現(xiàn)計算機檢索和在網上傳輸。

3、服務方式的創(chuàng)新

檔案服務是檔案工作的中心，檔案工作通過服務才能發(fā)揮其應有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會經濟協(xié)調發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務創(chuàng)新，應當著重把握二個方面：一是檔案服務內容和范圍的創(chuàng)新。

隨著經濟社會的發(fā)展，檔案服務的內容和范圍是不斷擴大的，這是適應更好地做好檔案服務工作和為需求者提供更優(yōu)質檔案服務的必然要求。二是檔案服務方式的創(chuàng)新。隨著高新技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，同時檔案服務形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創(chuàng)新。

4、工作機制創(chuàng)新

（1）擴大信息源，加大對農業(yè)科技、城市化建設、重點工程項目檔案及相關信息的收集力度，為增強、擴展服務功能提供保障。

（2）加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發(fā)展，網上的信息會越來越豐富，需要館藏特色檔案增強競爭力。認真做好重大活動檔案的收集整理，并積極向社會開放，為我縣經濟社會發(fā)展服務。

（3）加快檔案信息化工作，全面推進“數字檔案館”建設。在做好標準化、規(guī)范化工作基礎上，實現(xiàn)館藏檔案的數字化、整合館內信息資源，為廣大群眾提供科學快捷方便服務平臺。

（4）整合各類民生檔案資源，推進民生領域檔案規(guī)范化建設，建立民生檔案利用體系，加強民生檔案開發(fā)利用。要以“關注民生，服務民眾”作為宗旨，積極圍繞民生檔案開展提供利用，為百姓切身利益提供有效服務，為利用者提供可靠真實檔案信息依據，為政府科學決策和維護社會穩(wěn)定提供有力幫助，更為構建和諧社會發(fā)揮巨大的作用。

5、管理隊伍素質的提高

檔案管理工作的創(chuàng)新，應是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這就要求高度重視檔案管理隊伍素質的提高。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，不斷進行檔案工作的探索和創(chuàng)新。要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。要準確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，學習總結一切創(chuàng)造性的先進做法和成果，用求實創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。

6、結束語

針對我國檔案工作存在的問題，要求檔案工作者應從思想觀念、管理方式、服務方式以及工作機制等方面不斷創(chuàng)新，以提高檔案管理隊伍的素質，提高檔案工作的社會服務功能。

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