淺談紙質檔案保管的方法

孫巍巍

摘 要：在全國提倡實行電子化檔案的同時我們也要做好保護紙質檔案的工作。電子化檔案雖然在先進程度上超越紙質檔案，但確保紙質檔案的完整性不僅有利于今后工作的順利開展，更能夠為各個企業和事業單位留下珍貴材料，這是電子檔案完全無法替代的。由此可見紙質檔案管理者的責任重大。因此，在進行紙質檔案記錄后將檔案完善地保存起來，對我國穩定發展有著重要作用。

關鍵詞：紙質檔案 保管 方法

一、紙質檔案的文化內涵及深遠意義

（一）紙質檔案遵循人的傳統習慣

近年來科技化辦公已逐漸取代了傳統紙質檔案辦公模式，但由于這種新方式還沒有發到普遍運用的狀態，許多人無法適應電子化辦公，仍舊以紙質檔案模式進行日常工作，甚至有些檔案是無法用電子形式來進行記錄的，因此在近期內紙質檔案管理模式仍然在我國工作中占據主導位置。

（二）紙質檔案文化久遠具有歷史性意義

我國自東漢時期便已開始使用紙張進行文書傳遞，而魏晉時期后紙張使用更為廣泛。4世紀17年代末伊始，我國造紙術流傳到世界各個國家，開啟了全世界紙質時代，對于促進各國文明起到至關重要的作用。造紙術作為我國四大發明之一流傳至今，不僅將制作出來的紙張帶動我國文明的發展，更是我國古代人民智慧的成果，具有歷史性意義。

（三）紙質檔案是耐久性較強的載體

紙質檔案不僅具有直觀性、真實性，更是承載著我國千年文化歷史的載體，保存著我國人民千百年來的智慧結晶，有些作用是電子檔案完全無法代替的。如果對紙質檔案保管得當，不僅能夠達到長期保存檔案的效果，更能夠利用其美觀性和穩定性在現代檔案管理中占據一席之地。

（四） 紙質檔案是最具有法律效力的重要證明

電子檔案雖具有一定的智慧性和快捷性，但在法律方面并沒有什么優勢。相反地，由于印章以及簽名等重要組成部分的約束，絕大部分需要法律保護的書面證明及文件都必須以紙張形式存在，電子形式只能以附件形式存在，如果沒有紙質證明及文件，電子文件不具有任何法律效應。

二、如何管理保護紙質檔案

紙質檔案如果保存不當，紙張會出現發黃、字跡變淺、霉變以及腐爛等現象，嚴重影響檔案的完整性。而檔案管理人員必須要了解并掌握這些現象，加強對紙質檔案的管理和保存，做好檔案的保護工作。因此檔案人員必須了解并掌握保存紙張的原理和方法。

（一）紙質檔案的構成

1.紙質檔案構成元素之一

紙，是由種毛纖維、韌皮纖維、木材纖維、禾本科纖維等為原料制成的，這些原料的主要成分是纖維素、半纖維素、木質素。纖維素含量的高低直接影響到紙張的耐久性，木質素含量過高，紙張容易變脆，這也是影響紙質檔案耐久性的內因。由于紙張的制作過程中會殘留一些酸性物質，在經過照射后與紙張中其他物質接觸后產生一些有機酸性物質，能夠加速紙張纖維分解和化學反應；而光照以及空氣溫度等外界元素都會成為加速紙張纖維氧化反應的催化劑。此外，空氣中的一些霉菌物質以及蟲害等因素都會影響紙質的質量和保存程度。

2.紙質檔案構成元素之二

字跡是紙質檔案的另一重要組成部分，其主要成分就是色素。紙質上的字跡所用到的色素一般為碳黑和染料，這些色素利用其自身能夠根據結膜、粘附等特點依附在紙張上并能夠被紙張吸收，可以長時間留存在紙張上。根據成分來看，碳黑材料的色素保存時間相對來說較為持久，而染料的穩定性較差，例如復寫紙、圓珠筆等，其揮發性較大，但這種油墨材料的吸附能力相對來說較弱。

（二）紙質檔案的保管方法和措施

紙質檔案一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸多因素和保護環境條件有關，所以結合以上對紙質檔案自身材料的理化性能分析，我們需要注意一下幾個方面：

1. 調控檔案庫房合理的溫濕度

在高溫條件下，會造成紙張中所含水分的揮發，紙張變硬、變脆、柔軟度、韌性和機械強度降低；高溫會加快纖維氧化和水解反應而對紙張形成破壞；高溫有利于有害生物——霉菌的生長繁殖；溫度高時一些油溶性的材料會發生擴散現象（比如圓珠筆字跡）；紙張易吸水，高濕是紙張中纖維素水解的首要條件；濕度過大會使水溶性的記錄材料發生褪色現象（比如紅墨水）；水分能促進微生物滋生，侵蝕紙張膠面而引起污跡，并且微生物的代謝物中含有的有機酸會加速纖維水解。所以檔案庫房要安裝調溫、除濕設備，將檔案庫房溫度控制在（14-24℃）±2℃，濕度控制在（45%-60%）±5%這個范圍內，將更有利于我們紙質檔案的保存。

2.防止強光長期照射

由于紙張接觸空氣面積較大，若受到強光長期照射，紙張表面會因為光和空氣產生的光氧化反應導致出現褪色、變黃等現象；而經過長期照射，紙張成分中的纖維素分子會因為受到氧氣攻擊發生氧化反應，增加紙張的脆弱性，降低了紙張的質量。因此在進行紙張檔案保存時首先要減少窗戶數量；其次，采用折射光作用較強的花紋玻璃，并安裝窗簾；第三在庫房內盡量使用白熾燈。

3. 防止長期接觸空氣造成污染

我國化工產業不斷增加，空氣中化學排放物的含量也在持續增多。如果紙張長期存放于這種環境下，空氣中的硫化物就會與紙張發生水解、氧化等化學反應，造成對紙張的破壞及污染，導致紙張存放期縮短。因此在對污染嚴重的地區要對檔案庫房的空氣定期凈化，防止紙張長期接觸空氣而造成污染。

4.防治蟲害以及霉變

庫房內如果空氣濕度過高，會使紙張發生霉變甚至腐爛；而長期潮濕的環境適合害蟲的生長，會對紙張產生一定損害。因此在對紙質檔案進行保存時，首先要保持庫房的干燥，空氣中的濕度不可過高；其次，在庫房內放置防霉儀器，并保持庫房的清潔衛生。