淺談提升事業單位檔案管理信息化建設途徑

任海斌

摘 要：隨著經濟社會的不斷發展，檔案信息化建設成為了各行各業都非常重視的一項工作。對于事業單位而言，檔案管理工作質量直接影響著日常工作效率，因此事業單位要更加重視單位檔案管理，加強檔案管理的信息化建設。本文從事業單位檔案信息化建設的重要性、當前檔案管理信息化建設方面存在的問題兩方面入手，探討提升事業單位檔案信息化建設的途徑，希望能在一定程度上促進事業單位檔案管理信息化建設水平。

關鍵詞：必要性 存在問題 改善措施 發展途徑

隨著信息化時代的到來，過去的檔案管理模式在很大程度上影響了事業單位的檔案辦公效率，無法滿足當前事業單位檔案管理的需求。因此為了提高事業單位的檔案利用率，保證檔案管理工作質量，最大限度滿足單位工作需求，我們要大力推行信息化技術在事業單位檔案中的應用，不斷加強檔案管理信息化建設。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要性和必要性

1、事業單位檔案管理信息化建設即通過信息數據庫的建設，使紙質檔案能夠以信息的方式儲存下來，再運用信息化管理方式更好地管理檔案。通過檔案信息化建設一方面可以使人們在查閱信息時更加簡便，隨時獲取想要查看的信息，另一方面也可以進一步壓縮檔案管理成本，減少人力、物力的投入，再一方面可以全面提高檔案管理工作的效率，實現事業單位檔案資料的充分有效利用。此外，提高事業單位的檔案信息化管理水平是信息化時代的必然要求，為下一步實現事業單位檔案資料共享奠定了一定基礎。

2、事業單位的傳統檔案管理就是將單位的所有紙質資料按照一定方式分類存放和借閱，紙質資料在長期保存和使用中必然會受到損壞，一不注意就可能導致很多重要信息丟失。而事業單位的檔案相對都較為重要，涉及到社會經濟活動檔案、人事檔案等，一旦出現損壞，很難得到修補，從而導致重要資料的遺失，造成難以預估的影響。而運用信息化手段就可以很好地規避這種風險，將紙質檔案信息化，進而將原始檔案更好地封存起來，這樣既能滿足人們對檔案的需求，又能保證檔案的完好存儲。

二、目前事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1、資金投入少，相關設施配備不足

事業單位檔案管理信息化建設首先需要具備完成信息化建設的工作設備如掃描機、錄入機等等。而很多事業單位在發展的過程中，往往會忽略檔案管理工作，雖然提倡開展信息化建設工作，但仍然還未配備相關的技術和設備，從而使得大部分事業單位在檔案的信息化管理方面沒有取得突破。其中有些單位在檔案管理工作中，依然保留傳統觀念，不愿意嘗試新鮮事物，信息化意識淡薄，對信息化建設的重視度不夠，即使建立了檔案管理信息化系統也不注重運用，此外，有些單位除了具備簡單的檔案儲備設設備外沒有任何信息化設備的運用，而有些單位雖然配備了相關信息化設施，但由于人員能力不足，操作運用困難，這些都影響了檔案信息化建設進程。總體來說，領導重視度不高，資金投入少，相關設施配備不足，無法滿足當前檔案管理信息化建設的需求。

2、對檔案信息信息化建設認識不足

在事業單位檔案信息化建設中除了需要投入足夠的設備，還需要相關工作人員能正確認識檔案信息化管理工作，因為只有正確的認識才能促進事物的發展，反而則會阻礙事物的發展，目前很多事業單位工作人員還沒有充分意識到檔案信息化管理的重要性，其思想還停留在傳統檔案管理模式上，思想固化，不愿意接受新生事物，不能緊跟時代的步伐，進而阻礙了事業單位檔案管理信息化的步伐。

3、檔案管理信息化過程中存在安全隱患

事業單位檔案信息化過程中要充分重視檔案資料的安全性，不能造成安全隱患。有些事業單位在開展檔案信息化工作時，對檔案安全沒有足夠重視，在將紙質檔案信息化的過程中不注意保密，造成了重要信息的泄露。此外，檔案信息化本身存在著安全隱患，如果沒有配備安全硬件、軟件設施，很有可能就被黑客入侵，導致相關重要資料的泄露，產生不利社會影響。

4、缺乏檔案管理信息化專業人才

作為事業單位檔案管理信息化建設的實施者，檔案工作人員在檔案信息化過程中發揮著非常重要的作用。而目前很多事業單位的檔案工作人員思想較為落后，對信息化認識不足，同時還不愿意去接受新生事物，對相關信息化設備如計算機、掃描機等一知半解，操作起來非常困難，極大的阻礙了事業單位檔案管理信息化建設進程。

5、檔案管理工作培訓力度存在不足

雖然目前很多事業單位都開展了檔案信息化管理工作，但是從對此項工作的支持程度上來看，大多事業單位都不注重檔案信息化管理工作方面的培訓，使得工作工作人員不論在思想上還是技術上都沒有對檔案信息化管理工作給予重視，更談不上主動開展檔案管理信息化工作，嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化工作進程。因此，在事業單位檔案信息化管理工作中，應持續加強這方面知識的培訓，進而更好地促進檔案管理信息化工作的開展。

三、事業單位檔案管理信息化建設途徑

1、提高領導信息化認識，加強基礎設施建設

要想更好地推進檔案管理的信息化工作，必須提高領導的信息化認識，充分重視檔案信息化建設工作的重要性，進而增加信息化建設的資金投入，一方面加大信息化硬件設施投入力度，如引進計算機、掃描儀等資料的設備，另一方面加大信息化軟件設施投入，如數據庫、防火墻技術等。

2、強化檔案信息化工作考核

通過加強檔案信息化工作考核，使檔案工作人員明確自己的工作職責，激發其對檔案管理信息化工作的全面認識，進而提高他們對檔案信息化建設工作的重視程度，在思想上充分意識到信息化建設的重要性。

3、提高檔案管理人員工作能力

檔案管理工作人員在檔案管理信息化建設中發揮著重要的作用，因此必須全面提高檔案管理人員的信息化知識水平，主要包括以下幾個方面：一是提高工作人員的信息化認識，使他們確實意識到檔案管理信息化建設的重要性，從而更好地將信息化方案運用在工作中；二是通過講座、培訓等增強工作人員的信息化專業技能，提高硬件操作能力；三是工作人員要意識到檔案管理信息化模式的優勢，將信息化管理內化為一種工作習慣。

4、加強檔案信息數據的安全管理，確保檔案管理安全

一方面通過引用先進的安全硬件、軟件設施，防止黑客入侵盜取重要資料，另一方面要建立檔案信息管理保密制度并嚴格落實，使保密制度貫穿于檔案細信息化管理的始終。

5、持續加強檔案管理信息化培訓工作

通過開展檔案信息化管理知識培訓，一方面可以使領導和工作人員正確認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，進而重視此項工作的開展，另一方面可以從技能和管理兩個方面持續提高檔案管理工作人員的綜合素質，最終滿足當前檔案管理信息化工作的需要。在日常工作中，事業單位應經常性地開展相關信息化知識培訓，針對工作人員在工作中遇到的問題進行培訓，以便更好地推進檔案管理信息化工作。

四、結束語

綜上所述，我們知道事業單位檔案管理信息化建設是信息技術發展的必然要求，更是提高單位檔案管理質量的必經之路。面對當前事業單位存在的問題，我們要一一解決，切實落實上述途徑，真正促進事業單位檔案管理信息化建設。

參考文獻

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