高校會計檔案數字化管理淺議

葉曉靜

20世紀90年代開始，隨著計算機在系統管理方面的廣泛應用，促進了會計電算化系統的發展，并通過互聯實現網絡共享管理，這給會計工作者帶來了巨大的便利，使會計信息的搜集、加工、處理，會計內部控制等工作更加趨于規范化、程序化，這也給會計檔案的數字化管理工作帶來了更多的研究和發展空間。目前多數高校已實現會計檔案數字化管理，這在一定程度上促進了高校信息化程度的發展，但與電子商務、企業信息化以及快速發展的其他行業的信息化相對比，會計檔案的數字化發展還處于初級應用階段。在肯定其作用的同時，我們也要關注其問題所在，并在此基礎上提出改善和促進高校會計檔案數字化管理問題的措施和建議。

一、高校會計檔案數字化管理的主要內容

（一）建立并完善會計檔案數據庫。會計電算化的實現促成了會計核算過程中的大部分資料可以數據庫的形式存放在電腦系統中，這為用戶提供了極大的便利。然而，作為檔案工作者的管理目標應該是，實現會計檔案信息的完全數字化，這不僅包括了記賬憑證、明細賬、分類賬、報表的數字化，還應該包括對原始憑證的全文數字化，在此基礎上可以建立高校會計檔案數據庫。原始憑證涉及到的類別眾多，可以按照內容分類建立若干數據庫，如，工資單數據庫、發票數據庫、合同數據庫、銀行回執數據庫等。數據庫的建立是數字化管理的支撐與核心，數據庫建立后，可以方便利用者快捷準確查找會計檔案，對原始憑單的安全保護也起到促進的作用。原始憑證數據庫建立后，可以通過接口與會計電算化數據庫相連，從而實現記賬憑證與原始單據憑證完全對接，初步實現會計檔案信息的完全數字化，充分發揮會計檔案數據庫的優越性。

（二）建立會計檔案數據庫輔助決策支持系統。會計檔案數據庫收集了大量的原始數據，這些原始數據需要經過一定的整理、篩選、歸納、分析才能提供給各級領導和部門決策人員處理和使用，會計檔案數據庫輔助決策支持系統正好可以完成這樣一個任務。系統的建立要以分析決策人員的需求為出發點，綜合財務人員、數據庫技術人員、檔案管理人員的意見。系統通過對數據合理的統計、對比、研究，提出解決問題的最優方案，這將有利于決策者以系統數據作為支撐進行決策行為的開展，與此同時，控制決策風險，保障高校資源的合理調配與有效利用。

（三）做好會計檔案數字化管理系統的信息安全建設。信息安全建設涉及到網絡安全、存儲安全和應用安全。會計檔案完全數字化的實現離不開網絡，網絡安全涉及到局域網、廣域網及網絡上的其他存儲設備和應用設備的安全。存儲安全是指惡意病毒的入侵、數字化系統的不同版本之間的調入調出、系統的兼容性、操作失誤等都會導致數字化會計檔案數據丟失與壞損。另外，如果系統管理員對用戶的編輯、讀寫權限設計不當，或是使用者的誤操作，那么，數據庫的應用級安全將得不到保障。

二、高校會計檔案數字化管理存在的問題分析

（一）認識層面。檔案人員、會計人員甚至是高校分管財務和檔案的領導都對會計檔案的數字化管理存在認識誤區，不理解其真正的內涵。他們大多都認為電腦的配備、電算化軟件的安裝、存儲會計檔案的目錄就是實現了會計檔案的數字化管理，這種認識極具片面性。高校會計檔案的數字化建設需要從高校管理需求出發，由數據庫開發技術人員根據檔案管理的目標及需求設計出適合本高校財務管理和檔案管理要求的會計檔案系統管理軟件。要想實現會計信息的完全數字化，就需要數字化管理系統在功能上實現對每一個環節產生的會計數據都可以在電腦上顯現出來。作為檔案人員應該意識到，電算化會計檔案目錄的存儲遠遠不能滿足利用者的需求，多數利用者需要查閱的是實體檔案，會計檔案的數字化管理要朝著對會計實體檔案的全文數字化、全文上網、全面檢索、共享資源方向發展。而目前高校由于決策者的認識有限，資金投入更加十分有限，導致高校會計檔案的全文數字化以及數據庫建設方面的任務還相當艱巨。

（二）制度層面。隨著會計電算化的迅速發展，會計電算化檔案管理制度的步伐卻沒有跟進，數字化會計檔案的管理狀態也處于滯后階段。現階段，數字化會計檔案的歸檔及管理工作往往很隨意，檔案人員只重視紙質憑證報表的歸檔，對電子文件的歸檔處于一種無序狀態，導致很多電子文件即使歸檔也往往因為無人整理或者無人重視而處于一種無法利用的狀態，即使歸檔利用也往往會因為系統軟件版本問題或兼容問題無法使用。

（三）技術層面?？萍技夹g的發展進步推動了會計檔案的數字化進程，但在一定層面上也帶來了一些問題。比如，硬件設備和數字化系統的更新換代過快，導致管理上要與時俱進，增大了管理人員的難度；病毒、惡性程序的入侵也使會計檔案數字化系統的安全沒有保障；管理層涉及利益問題時人為的毀損或是蓄意的破壞也會造成數字化會計檔案的信息失真；還有災害、意外、事故的發生也會造成會計檔案數據的毀損與丟失。另外檔案部門、會計部門、計算機網絡、數據庫技術人員的稀缺，也導致一些新的數據庫管理技術、文字識別技術等不能及時應用于會計檔案的數字化上，也影響會計檔案數字化管理的質量與效率。

（四）人員素質層面。會計檔案的數字化管理是一項專業性強、技術性廣、難度具有挑戰性的工作。它需要具有數據庫開發、計算機操作與維護、信息處理技術、檔案知識、會計核算知識等方面專業知識的技術人才。而檔案部門往往因為工作穩定、待遇偏低難以吸納到技術全面的高素質人才，這也給現有的檔案管理工作帶來了極大的挑戰。而會計檔案的數字化建設任務十分繁重，需要通過信息技術對傳統的圖文字表等進行數字化加工，分類數據庫建設才能完成，這項工作需要花費大量的人力和物力。在這種情況下，現有的檔案工作者需要改變思想觀念、更新知識結構、使數字化技術在檔案管理工作中發揮更大的效能。

三、解決高校會計檔案數字化管理問題的措施

（一）加大投入，完善軟硬件基礎設施建設，提升會計檔案數字化管理效率。一個效率高、運轉快的硬件系統是完成數字化工作的基礎。會計檔案管理系統軟件的開發設計工作，需要多部門的溝通與協調，通過合力完成。一個完善的會計檔案管理系統，一方面應與單位的公文系統建立接口，方便導入相關的財務數據，減少檔案人員的錄入工作量，全程實現數字化采集，保證財務檔案的歸檔完整性；另一方面，應實現數據庫的目錄查詢與全文檢索工作，日常的借閱查詢工作都通過計算機和網絡來獲取查找利用和管理會計檔案，全程實現會計檔案的數字化處理，減少紙質會計憑證檔案的查詢頻率與時間，提高其利用效率。

（二）規范會計檔案數字化管理的各項基本制度。這是數字化工作得以順利進行的制度保證。這首先要確立會計檔案數字化在會計檔案管理中的主體地位，把會計檔案的數字化建設納入檔案工作的重要日程，建立長效管理機制。其次管理制度要滲透到數字化會計檔案歸檔、保管、借用、銷毀的所有環節，并建立有效的溝通協調機制，為檔案館和財務處的溝通聯系提供制度保障，聯合多方面力量共同做好會計檔案的保護與數字化的開發工作。再次在保障溝通暢通的條件下，對于數字化會計檔案的管理人員要實行崗位負責制，對重要的檔案信息要實行密級分級管理，采用雙重備份制度，避免由于人為操作失誤或不可抗力造成的電算化會計檔案損毀或重要數據信息的篡改泄漏。

（三）加強數字化信息安全建設與新技術的應用，避免因電腦安全或網絡安全導致會計檔案泄密。高校應利用網絡中心技術人員和檔案數字化管理人員的積極性，加強網絡的安全建設，采取多種措施保證數字化會計檔案的安全與穩定，防御外來網站的不安全不確定因素。目前一些商業銀行已經在數字化會計檔案方面有了初步的嘗試，并取得了一定的成績，比如通過設置權限、密碼保護、數據監控、建立“災難恢復中心”等措施確保會計檔案數據萬無一失。

此外，要充分運用信息獲取技術、圖像處理技術、網絡技術、顯示技術、虛擬現實技術來把會計檔案進行數字化再現，以便于查閱者更加快捷直觀地利用會計檔案。但全面實現會計檔案的數字化后，數字化會計檔案的電子存儲數據，備份數據將會成倍的增加，這也需要我們的技術人員做好數據備份，異地備份等數據安全工作。

（四）不斷引進高素質的會計檔案數字化技術人才，提升現有檔案工作者的業務水平與能力。新形勢下的檔案工作者不僅要有良好的自身修養，樂于奉獻的精神，還要有強烈的檔案意識，具有分析、解讀、歸納、總結檔案信息的能力。數字化會計檔案管理系統不斷優化、發展完善的過程也是檔案管理人員素質不斷提高的過程。相關領導必須予以支持和重視，一方面積極地引進會計檔案數字化管理人才，逐步改變管理人員知識結構單一的現狀，加強會計檔案管理與計算機技術的融合。另一方面加強對現有檔案館館員的培養，通過參加培訓和繼續教育，使其知道如何收集加工整理信息資源、如何將信息資源數字化等，不斷更新知識結構和提高業務能力。另外高校可以依托學科優勢，對數字化管理人員進行計算機軟硬件知識、數據庫管理、會計核算流程、計算機病毒與網絡安全知識進行培訓，引導管理人員思考數字化技術在會計檔案管理中的有效應用模式，

總之，為順應高速發展的信息化社會，高校會計檔案的數字化管理是必然趨勢，但由于起步較晚，缺乏重視，數字化會計檔案一直是檔案管理的薄弱環節，也是檔案數字化管理研究的薄弱環節，對于全面數字化會計檔案的實現還有很長的路要走，也可能遇到很多問題需要我們去解決。比如：全面數字化會計檔案會占用大量的電子存儲空間，數字化會計檔案的安全與共享也有很多問題亟待我們研究人員去解決。盡管困難重重，但是在大數據時代背景下，會計檔案的數字化工作無論對于檔案工作自身的發展還是對于整個高校而言都是重要的、迫在眉睫的。高校作為人才和知識的聚集地，更應該匯集會計、檔案管理、計算機應用、數據庫管理等多方面的人才通過前沿的知識信息系統，借助于計算機網絡，使高校領導和檔案工作者轉變思想，抓住機遇，提高認識，規范管理，積極有效地推動會計檔案數字化的發展，使其真正發揮會計檔案在高校管理、領導決策、為社會服務方面的作用。

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