論檔案管理信息化建設

李盛麟

摘 要 檔案作為社會一種基礎性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息資源的信息化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設，對檔案工作更有效的服務于政務信息公開和物質文明、政治文明和精神文明建設具有重要的意義。本文就檔案管理工作現代化的要求，如何提高檔案信息化建設水平、促進檔案管理化做一闡述。

關鍵詞 檔案管理 信息化 現代化

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。那怎樣才能實現檔案管理的信息化呢？

1必須加快檔案管理基礎平臺建設

檔案管理信息化基礎設施的建設，是檔案管理實現現代化的基礎和前提，是檔案信息資源建設的保障，是成功建設各項檔案應用系統的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優劣，直接影響到檔案管理現代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網絡。首先，我們要加強檔案的網絡化建設，使檔案覆蓋到網絡的每一個節點。其次，要加強檔案管理軟件的開發，使其較好地應用于檔案網絡之中，建立起穩固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現信息傳輸的網絡化。再者，要對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。同時，需要建立各種規范化、標準化的目錄和內容數據庫，提高檔案信息服務的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務建設同步發展

檔案信息資源是人類社會發展的歷史產物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環境內，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展。

3提高檔案管理現代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設能否良好運行的條件，提高管理現代化水平已經刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優秀的科學理論依據和方法，結合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現代化理論體系。我們還要不斷將現代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業化和自動化。

4加強檔案管理中信息技術人才的培養

在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養，加大其培養力度，采用科學的、優質的培養手段，強化人才培養體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。

5統一檔案信息資源管理規范

檔案管理標準化是檔案信息化建設的重要基礎。檔案信息化建設是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。所以，檔案信息資源的管理規范必須統一。比如：必填的項目該如何填寫，選填項目可否由填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負什么責任，調閱的方式和辦理程序等等，都要有統一的要求。在此基礎上，嚴格規定電子檔案管理的各個環節，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設備的更新維護。檔案管理的統一規范通過制定和貫徹各種管理準則、管理規范，使檔案管理內的分工協作得到了統一，保證了檔案管理中各項工作分而不亂，使各項工作有機地聯系起來，在檔案管理中取得更佳的效果。

綜上所述，在科學技術不斷發展的今天，檔案管理信息化的建立和運作，雖然牽涉到工作方式和觀念的轉變，但這無疑是檔案管理發展的必然趨勢，加快檔案信息化建設，要加強領導、提高認識、注重實際。總之，檔案管理信息化的實現將會使檔案事業邁上一個嶄新的臺階，為社會創造出更多、更好的利益。

參考文獻

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