試論人檔分離的條件下如何做好人事檔案工作

井勃

【摘要】當(dāng)前人事制度不斷改革，許多單位以高新聘用人才，導(dǎo)致人才流動(dòng)越來越頻繁，跨越地域的人才流動(dòng)越來越多。人員流動(dòng)中的檔案管理出現(xiàn)很多問題，使得檔案轉(zhuǎn)遞及人才流動(dòng)不能同時(shí)進(jìn)行，從而導(dǎo)致了人檔分離的現(xiàn)象。如何在當(dāng)前社會人檔分離的條件下做好人事檔案工作，是我們面臨的首要問題，在這種形勢下，本文提出了相關(guān)策略，完善檔案管理工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人檔分離；相關(guān)策略；完善管理

一、人檔分離的成因

人檔分離，即人事檔案管理單位出現(xiàn)了有檔無人或有人無檔的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，在人事檔案管理過程中成為一個(gè)明顯的問題。近幾年，社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人才競爭日益激烈。每個(gè)單位都想引進(jìn)高新技術(shù)人才，導(dǎo)致人才的流動(dòng)越來越頻繁。許多人才頻繁調(diào)單位，走向高新企業(yè)。單位為了發(fā)展，不惜代價(jià)引進(jìn)高職稱、高學(xué)歷、高層次的人才，并出臺特殊政策引進(jìn)人才，可以不要人事關(guān)系和人事檔案，只要人過去就行，從而造成現(xiàn)單位有人無檔，原單位有檔無人的人檔分離現(xiàn)象。

二、人檔分離的影響

人檔分離是人事檔案管理工作面臨的重要問題，隨著這一現(xiàn)象越來越多，勢必影響人事檔案管理工作的正常秩序。使就業(yè)單位不能及時(shí)查閱人事檔案，造成管人與管檔相脫節(jié)，使檔案不能很好地為干部人事工作服務(wù)，同時(shí)也失去了檔案存在的價(jià)值和意義。

三、人檔分離條件下，采取的政策

面對人檔分離現(xiàn)象，我們必須采取相關(guān)政策，完善人事檔案管理體系，加強(qiáng)對檔案的管理工作。同時(shí)轉(zhuǎn)變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的檔案理念，隨著社會的發(fā)展，人才流動(dòng)是一種趨勢，相關(guān)單位無法阻礙檔案的轉(zhuǎn)移，不得不為人才流動(dòng)創(chuàng)造條件。

（一）加大檔案投資力度，適當(dāng)提高檔案員的待遇。人事單位管理者要充分認(rèn)識到檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義，加大檔案硬件設(shè)施和工作軟件的投入，有效開展檔案工作。要認(rèn)識到檔案員在檔案工作中的重要性，通過開展各種方式的培訓(xùn)，提升檔案員的綜合素質(zhì)。制定管理檔案的規(guī)章制度，使檔案管理工作規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，應(yīng)對人檔分離現(xiàn)象。要逐步運(yùn)用新手段管理檔案，通過開發(fā)管理軟件，對檔案信息實(shí)行維護(hù)和動(dòng)態(tài)化管理；建立電子檔案，不僅可以防止紙質(zhì)檔案的丟失，還可以方便查閱，使檔案的利用價(jià)值不斷提升。

（三）用IC卡形式實(shí)現(xiàn)對檔案的管理，解決人檔分離現(xiàn)象。檔案的電子化將普遍應(yīng)用，它以IC卡形式實(shí)現(xiàn)對檔案的管理。個(gè)人的基本資料儲存在IC卡里，個(gè)人可以持有，當(dāng)轉(zhuǎn)單位時(shí)，馬上可以輸進(jìn)電腦。如果企業(yè)想查詢個(gè)人的相關(guān)資料，只要通過網(wǎng)絡(luò)就可以了解一切。目前，國家檔案局開通了相關(guān)網(wǎng)站，以實(shí)現(xiàn)全國各地檔案網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)，方便查詢各界人士的檔案信息。這種信息化的管理方式很有好處：一方面是安全，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易擱置、遺失或出錯(cuò)。另一方面是方便，任何單位需要時(shí)都可查閱，更方便及時(shí)，這樣有效地避免了人檔分離現(xiàn)象，人事檔案的利用價(jià)值大大提升了，就不會有人輕易放棄自己的檔案了。

四、人檔分離時(shí)規(guī)范流動(dòng)人員的檔案管理

加強(qiáng)對流動(dòng)人口的檔案管理工作，對貫徹國家人才政策，實(shí)現(xiàn)人才合理流動(dòng)有重要意義。加強(qiáng)對流動(dòng)人員人事檔案管理工作，并制定相關(guān)的法律法規(guī)，既可以保障流動(dòng)人口和用人單位的合法權(quán)益，又可以實(shí)現(xiàn)用人單位對流動(dòng)人員的有效管理。要抓緊完善和建立流動(dòng)人員人事檔案的管理責(zé)任和審核制度。對每一份檔案的進(jìn)出，都要明確審核管理的程序、內(nèi)容和責(zé)任人，建立檔案登記制度。有效地對流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理，使之走向科學(xué)化、正規(guī)化。

五、轉(zhuǎn)變觀念，正當(dāng)?shù)娜瞬帕鲃?dòng)應(yīng)予以支持

隨著改革開放的不斷深入，經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，部分高科技人才主動(dòng)放棄公職，向經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)涌進(jìn)，流向高薪聘請單位，在這種新形勢下，我們應(yīng)該支持這種合理正當(dāng)?shù)娜瞬帕鲃?dòng)，原單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)接受這種新生事物，支持人事檔案的轉(zhuǎn)移，使檔案隨著人才的流動(dòng)而轉(zhuǎn)移。不要人為地制造障礙。相關(guān)人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事調(diào)動(dòng)觀念，支持流動(dòng)人員轉(zhuǎn)移檔案，做到人走檔走，使檔案轉(zhuǎn)遞與人才流動(dòng)同步進(jìn)行，從根本上改變?nèi)藱n分離現(xiàn)象。

六、流動(dòng)人員應(yīng)重視自己的檔案，使之及時(shí)合理歸位

流動(dòng)人員要重視自己的檔案，落實(shí)了工作單位以后，要把原單位的檔案帶走，使之合理歸位，如果在具有人事管理權(quán)的單位工作，應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系原單位將檔案轉(zhuǎn)遞到新單位；如果新單位不具備人事管理權(quán)，則應(yīng)將人事檔案托管到新單位所在地的人才交流中心，以便招聘企業(yè)查看。

對沒有落實(shí)工作單位的畢業(yè)生的檔案管理工作，要具體分析，因情況而定。如果沒有申請待業(yè)，把人事檔案回轉(zhuǎn)到生源所在地的人事部門。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，這類畢業(yè)生應(yīng)及時(shí)到當(dāng)?shù)厝耸虏块T報(bào)到，辦理人事檔案轉(zhuǎn)移的相關(guān)手續(xù)，以便企業(yè)查閱招聘，避免日后給自己帶來麻煩。此外，按照國家相關(guān)部門的規(guī)定，在畢業(yè)離校前仍沒有落實(shí)工作單位的應(yīng)屆畢業(yè)生，可申請延長擇業(yè)期，和學(xué)校簽訂相關(guān)的協(xié)議，檔案在學(xué)校可以保留兩年。

七、總結(jié)

在當(dāng)今形勢下，人才流動(dòng)過程帶來的人檔分離現(xiàn)象日益嚴(yán)重。本文重點(diǎn)介紹了在當(dāng)前社會人檔分離的條件下如何做好人事檔案工作，完善檔案管理體系。

通過建立健全法規(guī)體系，規(guī)范人才流動(dòng)行為，對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理等措施，從根本上解決人檔分離現(xiàn)象，提高檔案管理水平。我們還應(yīng)支持人才的合理流動(dòng)，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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