對加強社區衛生服務中心檔案管理工作的思考

徐青青

【摘要】基層社區衛生服務中心肩負著為社區居民提供醫療衛生和預防保健服務的使命，在各項社區衛生工作的進程中，如何做好醫療業務資料的收集、整理、歸檔工作，以確保中心醫療、預防、科研等工作的有序開展，檔案管理工作的好壞，將直接影響著檔案作用的發揮，是我們檔案工作人員必須思考的主題。鑒于此，本文主要對社區衛生服務中心檔案管理工作的重要性進行淺要的分析，并針對當前社區衛生服務中心檔案管理工作存在的不足進行了簡要的闡述，在此基礎上提出加強社區衛生服務中心檔案管理工作的措施。

【關鍵詞】檔案管理；社區衛生服務中心；規范化；措施

我國基本衛生醫療服務的各項工作有序開展及任務落實，是社會與民生和諧發展的重要環節。而社區衛生服務工作是整個衛生事業不可或缺的重要一環，檔案管理工作的好壞不僅影響到社區衛生服務中心相關工作的開展情況，同時也在一定程度上關系到我國衛生事業的發展，必須要引起高度重視。縱觀我國基層社區衛生服務中心檔案管理工作，因各種因素的影響，導致檔案管理工作開展進程中存在著一些問題。而這些問題在一定程度上制約了我國社區衛生服務事業的發展。當前，我國正處于新醫改全面推進的關鍵時期，如何加強社區衛生服務中心檔案管理工作就成為當前檔案工作急需解決的重要課題。

一、檔案管理存在的問題

（一）管理制度存在缺失。社區衛生服務中心檔案管理制度通過多年的建立、健全，已經形成了一套管理制度，然而近年來社區衛生服務工作的不斷發展，傳統的管理制度顯然已經無法適應新形勢下的檔案管理工作需求。比如，傳統檔案管理制度中并沒有針對檔案標號、卷宗標題等進行統一規范，同時針對檔案的信息化管理也沒有一套完整的管理制度，導致部分檔案缺乏統一的卷內目錄，并且在歸檔方面缺乏統一的標準，難以實現社區衛生服務中心檔案管理資料共建共享的目標。

（二）基層社區衛生服務中心的工作人員檔案意識缺乏。因受傳統觀念的影響，廣大領導層、工作人員對于檔案工作的認知不足，片面認為檔案管理僅僅是收集、整理、裝訂以及歸檔，導致其在日常工作進程中的配合不足，部分工作人員認為自身只需要做好本職工作即可，一些人認為工作中產生的資料還是放在自己手中使用起來方便，不愿交檔案管理部門歸檔，造成一些重要資料收集不全，嚴重的還會給中心的業務工作帶來損失。日常工作記錄不規范，相關內容記錄不完整，在配合檔案部門工作的過程中往往采取敷衍了事的態度，導致檔案記錄不夠準確、完善，嚴重制約了社區衛生服務中檔案管理工作的開展。

（三）基礎設施建設存在滯后性。由于部分社區衛生服務中心的決策層對檔案管理的認知存在偏差，導致相關的資金投入不足，除了檔案管理必不可少的基礎以外，其余投資基本上微乎其微。部分基層社區衛生服務中心因為辦公環境的制約，檔案室的空間過于狹窄，完全不能滿足檔案管理的相關需求，并且在信息化建設方面存在嚴重的滯后性，僅僅是進行簡單的電子檔案歸檔處理，在社區衛生服務中心檔案管理共建共享、統一管理方面更是進度緩慢。

（四）缺乏安全保護意識。“互聯網+”時代的檔案保護與傳統檔案存在巨大的差異性，計算機故障、中毒、黑客攻擊等都可能引發檔案資料被盜、丟失。現階段，部分社區衛生服務中心仍然存在辦公用計算機同時作為檔案服務器并用的情況，再加上相關人員安全保護意識淡薄，過于注重信息錄入，忽略加密、備份工作，導致社區衛生服務中心檔案面臨巨大的安全隱患。

（五）檔案管理人員綜合素質參差不齊。正如上文所述，社區衛生服務中心因為對檔案管理的認知偏差，不重視對檔案管理隊伍業務素質的提高，檔案管理人員基本都是以兼職的模式開展工作，大部分檔案管理人員本身身兼數職。與此同時，因為缺乏系統的業務培訓，部分檔案管理人員缺乏相應的專業能力與基礎知識，各個社區衛生服務中心檔案管理隊伍綜合素質參差不齊。由于檔案管理人員基本采用兼職模式，只要出現原有崗位調動情況，則會導致檔案管理隊伍產生波動，人員存在較大的流動性，再加上檔案管理隊伍綜合素質方面參差不齊，社區衛生服務中心檔案管理工作的開展較為混亂。

二、加強檔案管理的措施

（一）完善檔案管理制度。檔案管理是社區衛生服務中心高效、有序、穩定運行的保障之一，管理制度則是任何單位有序運轉的先決條件。要想充分發揮檔案管理的作用，必然需要建立健全相應的管理制度，這就需要社區衛生服務中心做好以下幾個方面的工作，保障檔案管理工作的有序開展：首先，社區衛生服務中心應根據自身實際情況與檔案管理工作現狀，對現有的檔案管理制度進行有效的整理優化，并積極借鑒兄弟單位在檔案管理工作方面的成功經驗，進一步完善檔案管理制度。其次，為進一步保障檔案管理制度的有效落實，建立對等的獎罰制度，將檔案管理相關的工作納入考核指標當中，針對工作能力與業績突出的人員，不僅需要給予物質層面的獎勵，同時還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責任的同時，更好的發揮激勵作用。最后，為進一步保障檔案管理工作的質量，社區衛生服務中心應當定期進行核查，通過構建科學合理的審查機制，以便于針對檔案進行全面的審查核對，進一步保障檔案的規范、真實以及完整。

（二）加大檔案管理宣傳力度。檔案作為全面記錄與承載社區衛生服務中心各項業務發展的重要記錄，是我國社區衛生服務事業發展進程中必不可少的重要資源。針對當前社區衛生服務中心對檔案管理認知存在偏差的現狀，應當全面加大檔案管理的宣傳力度，使得社區衛生服務中心工作人員能夠全面了解檔案管理對社區衛生服務事業發展的重要性。要將檔案管理同社區衛生服務中心的發展與業務建設納入到同步規劃，在內部積極建立良好的檔案管理氛圍，進行《檔案法》宣傳，使得領導層、工作人員以及檔案管理人員均能夠意識到檔案管理的重要性，進行更好的協調、配合，保障檔案管理工作更好地開展。

（三）加強檔案工作的資金投入和基礎設施建設及設備更新。加大硬件基礎設施建設，是保障檔案管理工作有序開展的先決條件。對社區衛生服務中心來說，首先需要積極建設滿足防蟲、防塵、防高溫、防潮、防火以及防盜等內容的檔案管理庫房，安排專人進行管理。與此同時，設置專門的檔案管理辦公室、閱覽室，使得檔案室、閱覽室、辦公室有效地分開，進一步提升管理的效率。檔案室針對檔案日常借閱需要進行系統的記錄，并且需要制定一套嚴格、規范的規章制度。除此之外，還應當全面配置計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等各種設施。

（四）加速檔案管理信息化建設步伐。選擇衛生系統專用檔案管理軟件，開展檔案立卷、編目、檢索、統計、借閱等相關工作，通過加大信息化建設力度，使得檔案管理工作能夠密切跟隨我國衛生事業的發展步伐，全面提升檔案管理工作的效率與質量。

（五）強化檔案管理安全建設工作。要想保障檔案資料的安全，首先需要建立健全軟硬件功能設計，綜合利用電腦病毒防治技術、加密技術以及防火墻技術等各種技術來保障系統本身的完整性與安全性。其次，全面提升相關人員的安全意識，針對檔案管理信息化系統實施規范性操作，定期進行維護，并且需要構建相應的身份認證體系，分別設置對應的用戶權限。最后，隔離社區衛生服務中心內網與外網，設置兩層保護，第一層主要是通過路由器，利用路由器有效過濾屏蔽的服務與IP地址等。第二層主要是建立認證機制，針對各種網絡攻擊進行實時監督。通過上述幾方面的措施，才能有效保障檔案資料的安全性。

（六）加大檔案管理人員業務培訓力度。社區衛生服務中心應當高度重視檔案管理隊伍的培訓教育工作，通過以下幾個方面的措施，全面提升檔案管理隊伍的綜合素質：首先，社區衛生服務中心內部應當進一步加大檔案管理人員的培訓教育工作，在檔案管理部門開展多層次、多門類、多體系的專業知識培訓教育，綜合參考社區衛生服務中心、檔案管理部門以及檔案管理隊伍的相關需求，同時借鑒檔案管理工作未來發展趨勢，不斷更新、完善檔案管理隊伍的知識水平。其次，社區衛生服務中心還需要在內部組織檔案相關的業務交流、專題會議，使得各個部門均能夠參與到培訓教育，進一步加強檔案管理部門與其他部門之間的聯系，能夠在日后的工作中進行更好的協調合作。最后，邀請檔案管理領域的相關專家，在社區衛生服務中心內部進行檔案管理知識講座，進行社區衛生服務事業、檔案管理發展態勢、先進技術以及管理理念等講解，進一步提升領導層管理水平與檔案管理隊伍專業能力。

三、結語

綜上所述，社區衛生服務中心檔案管理工作是一項系統、復雜、漫長的工程，其需要社區衛生服務中心與相關部門的高度重視，針對當前存在的不足進行系統的分析，根據社區衛生服務中心發展戰略、檔案管理發展形勢，制定針對性的檔案管理措施，全面提升社區衛生服務中心檔案管理工作的質量與效率，從而有效促進本地區社區衛生服務事業健康、有序地發展。

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