加強企業(yè)科技檔案管理的幾點思考

王新

【摘要】企業(yè)科技檔案管理工作主要內(nèi)容有：信息資料的收集和整理、鑒別判定、存放和保管、提供使用及統(tǒng)計等工作。是對企業(yè)當中的科技檔案實體實行專門管理及對信息數(shù)據(jù)資料進行利用的專項工作?？萍紮n案記載著企業(yè)的科技行為活動過程，是企業(yè)進行科研的重要載體和財富。企業(yè)應提高科技檔案管理工作力度和市場競爭力。此文，結合本人在實踐工作當中的經(jīng)驗，提出了加強企業(yè)科技檔案管理的相關建議。

【關鍵詞】企業(yè)；科技檔案；管理；特點；建議

一、活用科技檔案，重視開發(fā)利用

科學技術檔案具有作用范圍大的特點，對于這一特征要重視和加強對科技檔案管理當中的每一項工作，首先應做好各個生產(chǎn)部門及科技行為所產(chǎn)生的科技文檔的歸檔工作，同時對所收集的科技文件及時進行編號、統(tǒng)計、分門別類及儲存保管，為科技檔案資源的進一步研發(fā)和利用做好準備工作。其次，企業(yè)應定期對科技檔案密級進行審查，依照相關規(guī)定和具體需要對檔案的密級靈活進行調(diào)整。只有不斷擴展大交流范圍，才可以實現(xiàn)企業(yè)科技檔案自身價值的最大化，通過科技檔案價值的發(fā)揮來節(jié)省大量財力人力，繼而使企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟效益。由于科學技術檔案具備專業(yè)性強、類別繁多的特點，所以，這就要求科技檔案管理工作人員應具備較強的檔案管理工作技能和經(jīng)驗，并應不斷提升自我工作素養(yǎng)，尤其是專業(yè)工作技能的掌握和運用。

二、應加強科技檔案管理現(xiàn)代化信息化建設

應轉(zhuǎn)變陳舊落后的檔案管理工作理念和模式，把現(xiàn)代信息化技術及時運用到企業(yè)的科技檔案管理工作當中來，逐漸使科技檔案管理實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。檔案的現(xiàn)代信息化建設應以檔案管理的現(xiàn)代化為前提，將檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化當作建設目標，使企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)能夠和檔案信息系統(tǒng)進行有效銜接，更加方便對科技檔案資源的開發(fā)及利用。需要注意的是，企業(yè)科技檔案信息化建設應和企業(yè)的信息化建設同步進行，協(xié)調(diào)統(tǒng)一共同發(fā)展。

檔案管理部門的員工應做到與時俱進，充分掌握現(xiàn)代化信息技術并能夠熟練運用到科技檔案管理工作當中，繼而實現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化信息化管理。通過信息化的企業(yè)檔案管理模式可以真正實現(xiàn)檔案的全方位立體式檢索，電子科技檔案會利用光盤技術和音像技術及靜電復刻等電子技術，通過電子信息化的檔案管理方式轉(zhuǎn)變了以往通過人工進行信息數(shù)據(jù)的收集和記錄及信息資料的查詢形式，使科技檔案管理擺脫了人工操作的工作模式，大幅提升了檔案信息收集工作的效率；從企業(yè)角度來講，也應充分將科技檔案管理工作重視起來，構建完善的人員培養(yǎng)機制。企業(yè)和單位應定期對負責檔案管理相關工作人員進行業(yè)務和技能的培訓。對工作人員進行的業(yè)務培訓應等同于再進行一次檔案管理教育。通過對管理人員進行業(yè)務的強化訓練及考核，繼而使管理人員自身素養(yǎng)不斷得到提高，真正做到與時俱進。

三、轉(zhuǎn)變管理工作觀念，強化檔案服務功能

在企業(yè)當中，檔案管理部門不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟價值，只有將做好科技檔案服務當成進行檔案管理工作的核心和目標，強化檔案服務意識，給企業(yè)單位的核心工作創(chuàng)造和供應具有價值和推動企業(yè)不斷發(fā)展和進步的信息資源，以此為根本基礎來實現(xiàn)自身的定位及發(fā)展。檔案管理人員應摒棄陳舊的“看攤守庫”工作理念，從思想意識上應首先進行轉(zhuǎn)變，由原來的被動轉(zhuǎn)變成主動服務，積極服務、超前服務；在服務形式方面，由原來的封閉、半封閉化轉(zhuǎn)向開放自由化，使科技檔案的真正價值得到最大化的發(fā)揮利用，更好地為企業(yè)在未來的發(fā)展當中供應源源不斷的動力；在服務方法方面，應逐漸從原來的人工檔案管理向計算機信息化管理模式轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案管理工作效率，為企業(yè)核心工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

四、加強培訓工作，提升員工素養(yǎng)

因為檔案管理工作人員素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和檔案管理事業(yè)發(fā)展。因此企業(yè)應重視和加強對企業(yè)檔案管理相關工作人員的培訓工作，使檔案管理人員成為多面手，不僅能夠使其具備檔案管理知識、計算機操作技能和檔案運用系統(tǒng)等相關知識以外，還應到實際生產(chǎn)前線進行觀摩和學習。通過定期組織員工進行培訓和教育，能夠有效地縮短員工業(yè)務水平之間的差距。企業(yè)應制定合理完善的獎懲制度，使每一位檔案管理人員都能夠認真負責地參與到檔案管理工作當中，在工作當中使員工的潛力得到開發(fā)。通過制定健全完善的獎懲機制和競爭機制，將二者相結合運用到企業(yè)管理當中。企業(yè)通過類似實用性較強的管理措施再加上有效的監(jiān)督和管理，必將獲得事半功倍的效果。

五、結束語

近些年來，受全球經(jīng)濟一體化和科學技術飛速發(fā)展的影響，導致企業(yè)當中的科技檔案管理工作和企業(yè)單位的核心工作之間聯(lián)系更加的緊密，科技檔案的作用被突出表現(xiàn)出來。目前新形勢下是企業(yè)科技檔案管理工作不斷發(fā)展的良好時機，但是在這一過程當中也出現(xiàn)了各種問題，因此這就需要企業(yè)加大對檔案管理的重視程度，積極響應國家相關政策，使科技檔案自身價值獲得充分的發(fā)揮，使企業(yè)在社會市場當中獲得更強的競爭力和可持續(xù)性發(fā)展。

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