論公證檔案的理解及建議

張澤俊

摘要：公證檔案是國家公證機關證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價值。保管、整理好公證檔案是公證機關的重要任務。公證檔案在預防糾紛、減少訴訟，保障民事、經濟活動的順暢進行、維護社會安定方面起到了不可替代的證明作用，是國家檔案的重要組成部分，同樣也是社會信用體系建設和民生檔案的重要內容之一。

關鍵詞：公證檔案；理解；建議

公證檔案作為公證活動的有形記錄，是當事人和公證人關于特定公證事項言行情況的最原始、最真實的第一手資料，是起訴失信者或調解糾紛最重要的法律依據。公證檔案的來源廣泛、內容復雜，涉及社會政治經濟生活的各個方面。公證是國家公證機關依據《中華人民共和國公證法》在公證業務活動中按照一定的程序形成的，具有特定書證的作用。公證事項一旦經過合法公證，其真實性和合法性就被公證機關認可，它對市場經濟活動中的行為人起著強有力的約束作用，在當前信用體系還不健全的情況下，公證檔案能以無形的威懾力敦促當事人自律自強、誠實守信，從而起到預防糾紛、化解風險的作用。公證檔案是國家公證機關證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價值。保管、整理好公證檔案是公證機關的重要任務。公證檔案在預防糾紛、減少訴訟，保障民事、經濟活動的順暢進行、維護社會安定方面起到了不可替代的證明作用，是國家檔案的重要組成部分，同樣也是社會信用體系建設和民生檔案的重要內容之一。

一、公證檔案是公證機關證明活動的真實記錄，具有重要的查考利用價值。公證文書材料分為國內民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟四類。其具體劃分原則是：凡涉及公民個人的人身關系、財產關系的公證事項、包括保管遺囑和其他文件均列為民事類，凡涉及經濟活動的公證事項，無論當事人是法人或自然人，均列為經濟類，凡是當事人或文書使用地有涉外因素的公證事項，均列為涉外民事或涉外經濟類。 科學有效地管理好公證檔案，是公證部門的一項重要任務，是公證活動的重要組成邵分。

二、 按照《公證文書立卷歸檔辦法》要求，公證案卷的排列順序為：卷宗封面；卷內目錄；公證書正文；公證書簽發稿等。即公證案卷的基本內容通常有公證書正文、公證書審批表、公證申請表、當事人的身份證明材料、當事人提供的有關證明材料、談話筆錄、收據及送達文書等。

三、建立健全檔案管理制度，制定《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案管理制度》、《保密制度》等一系列檔案管理制度，落實專人管理，明確了責任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。要安排專人對電子文件進行歸檔管理，使檔案管理逐步走向電子化。

四、檔案業務建設工作

1.有適宜保管檔案的專用庫房，能容納近幾十年的檔案資料，檔案專用庫房門窗堅固、位置適當，不潮濕、不漏雨，備有溫度計、干粉滅火器、空調、電腦等設備保護檔案，以確保檔案資料無安全隱患。

2.有數量充足、質量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴格按照國家標準要求裝訂。

3.歸檔文件嚴格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔，符合有關規范要求。

4.將文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建（災后重建、重點建設項目）檔案、實物檔案、電子檔案分門別類整理歸檔，并且歸檔文件資料齊全，符合規范要求。

5.根據實際情況，建立了檔案借閱和利用登記制度，完善《借閱檔案文件登記薄》，做到了查閱登記、退檔注銷等手續齊備。檔案管理利用率得到明顯提高，特別是公證檔案，在提供證據、查找合同依據等方面，為當事人提供快捷、方便的服務。

6.嚴格按照上級業務主管部門的要求在規定的時間內報送紙質文件目錄及電子文檔目錄。

五、檔案借閱工作

1.建立公證檔案借閱登記簿。公證機構公證人員因工作需要借閱公證檔案的，履行借閱登記手續，可以借閱一般公證檔案。本機構公證人員借閱涉及國家機密、個人隱私的密卷，各公證機構可以自行規定借閱批準程序。

2.人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出具正式查卷函件，經公證機構領導批準后辦理查閱手續。因特殊情況必須借出的，借出時要交點清楚，辦理正式借據，并限期歸還。其他部門、個人一般不得查閱公證檔案，特殊情況的必須查閱的，出具查閱證明，經公證機構領導批準，可查閱一般檔案。

3.律師因訴訟代理需要查閱公證檔案的，應提交律師身份證明、律師事務所調查證明，公證當事人同意律師查閱的委托書，經公證機構領導批準后，可查閱當事人提交公證機構的證明材料、當事人的談話筆錄。

4.凡涉及國家機密和個人隱私的公證密卷，以及當事人要求保密的公證檔案，一般不予借閱和查閱。特殊情況必須查閱的，須經當事人同意后，經公證機構負責人審批后方可進行。

5.凡經批準允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復印所查閱的內容。

6.公證機構可以根據自身情況針對不同情況設立借閱期限。檔案管理人員對供閱或借出的公證檔案，要及時催還。歸還時如發現案卷被拆、文件材料缺少、涂改、增刪、污損等，向公證機構領導匯報并及時追查有關人員責任。

7.檔案管理人員必須嚴守保密制度，不得違反規定向任何人提供檔案或擴大使用范圍，不得向他人泄漏檔案內容。

六、公證檔案信息化建設

要做好公證紙質檔案整理及數字化加工工作，具體工作內容應包括以下四個方面：

1.對公證處所有的檔案，按照尊重原貌、每件拆裝、順編頁號、更換卷皮、重蓋簽章的原則進行整理、裝訂和上架；

2.對公證處檔案案卷目錄進行著錄；

3.掃描公證處檔案；

4.對公證處所有檔案中電子證據數據進行數據復制及數據掛接工作。以實現在現有公證處檔案的業務系統中不但能查詢到本次加工的掃描圖像電子文件，也能查詢到這些電子證據數據。具體到項目的實施過程中，應按下列技術要求執行：

1.按照公證處業務管理系統確定合理的卷宗檔案電子數據組織規范；

2.保證檔案數字化圖像清晰、完整、不失真、不影響圖像的利用效果，圖像分辨率不低于200dpi；

3.嚴格按照司法部關于公證處檔案的相關管理辦法和公證處檔案管理規范進行整理立卷；

4.數據錄入的差錯率低于0.5%；

5.采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率應選擇200 DPI ，文件存儲格式為JPEG、TIF格式；

6.掃描過程中保證文件順序正確及掃描影像的清晰完整、無黑邊、方向正確，沒有歪斜（偏斜度控制在2 度以內）；

7.資料影像文件的清晰度應最大限度地接近（等同于）掃描原件，掃描內容要完整，畫面要端正，凡原件中可識別的內容（污跡除外），在影像文件的打印結果和屏幕顯示結果中應亦可識別；

8.索引信息、影像信息要一一對應，保證100% 正確；

9.掃描過程中保證不損壞檔案原件，不漏掃，保持案卷的原始性；

10.案卷卷面整潔、干凈；

11.數字化內容和文字的清晰，辨認率不得低于98%。

在完成公證檔案的數字化加工工作后，需將工作中所形成的案卷檢索信息數據、原文圖像數據和加工工作記錄一并移交公證處，并將檔案數據庫中的條目信息及其對應掃描圖像信息刻錄到光盤（DVD、雙面DVD）上，制作出一套符合國家標準的通用電子光盤檔案系統，利用光盤永久保存檔案的原件信息，增加數據的安全性。