論提高機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)效能的幾點(diǎn)建議

王東輝

摘要：機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)效能建設(shè)，是管理科學(xué)的重要組成部分，目的就是實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效會(huì)務(wù)。抓機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)建設(shè)，就是通過有效整合機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)資源，不斷提高機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)工作效率，切實(shí)增強(qiáng)機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)的行政能力，形成科學(xué)的會(huì)務(wù)體系，有效地服務(wù)政務(wù)，也服務(wù)群眾。本為從細(xì)節(jié)會(huì)務(wù)，效率會(huì)務(wù)，智慧會(huì)務(wù)和陽光會(huì)務(wù)四個(gè)方面提出了提高機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)效能的可行性建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；會(huì)務(wù)效能；細(xì)節(jié)；效率；智慧；陽光

概述 會(huì)議與會(huì)務(wù)

所謂會(huì)議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個(gè)共同的主題，進(jìn)行信息交流或聚會(huì)、商討的活動(dòng)。一次會(huì)議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會(huì)者（許多時(shí)候還有演講人），其主要內(nèi)容是與會(huì)者之間進(jìn)行思想或信息的交流。

會(huì)務(wù)是指有關(guān)會(huì)議議程安排的事務(wù)，關(guān)于某些團(tuán)體組織或會(huì)議的事務(wù)。會(huì)議從籌備到善后，有一系列會(huì)議秘書工作（也叫會(huì)務(wù)工作），會(huì)務(wù)工作做得好壞，是影響會(huì)議質(zhì)量和會(huì)議效果的重要因素。會(huì)務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會(huì)議還包括安全保衛(wèi)工作。會(huì)務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會(huì)議還包括安全保衛(wèi)工作。會(huì)務(wù)從字面上來解釋就是對(duì)會(huì)議進(jìn)行服務(wù)，本身其實(shí)是一個(gè)短語，現(xiàn)會(huì)務(wù)已經(jīng)逐漸成為了一個(gè)詞語，很多人說的會(huì)務(wù)，其實(shí)就是指會(huì)議。會(huì)務(wù)工作是隨著開會(huì)的需要應(yīng)運(yùn)而生的，它的一切活動(dòng)，都是為了給會(huì)議提供方便條件，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，保證開好會(huì)議。由于會(huì)務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志召開的會(huì)議服務(wù)的，會(huì)議涉及的內(nèi)容十分廣泛，參加會(huì)議的各種人才濟(jì)濟(jì)，知識(shí)淵博，要做好會(huì)務(wù)工作，需要了解社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識(shí)，特別是管理學(xué)知識(shí)，需要掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會(huì)議服務(wù)的自動(dòng)化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識(shí)，要求會(huì)議秘書工作人員成為"通才"和"雜家"，能夠從全局出發(fā)觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。

提高機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)效能的重要性與必要性分析

所謂效能，主要是指辦事的效率和工作的能力；機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)效能建設(shè)，是管理科學(xué)的重要組成部分，目的就是實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效會(huì)務(wù)。抓機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)建設(shè)，就是通過有效整合機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)資源，不斷提高機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)工作效率，切實(shí)增強(qiáng)機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)的行政能力，形成科學(xué)的會(huì)務(wù)體系，有效地服務(wù)政務(wù)，也服務(wù)群眾。我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，面對(duì)加入WTO后的新考驗(yàn)，面對(duì)改革縱深推進(jìn)已到攻堅(jiān)階段的新形勢(shì)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)效能建設(shè)，就是為了進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，規(guī)范會(huì)務(wù)工作程序，提高工作效率，有效地防止工作中的不必要的疏漏，促進(jìn)機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)工作走上科學(xué)，高效的康莊大道。

提高機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)效能的幾點(diǎn)建議

1.細(xì)節(jié)會(huì)務(wù)。機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)主要是為在機(jī)關(guān)相關(guān)會(huì)議室召開的各類會(huì)議做好服務(wù)保障工作。做好這項(xiàng)工作，需要注意3個(gè)問題11個(gè)工作環(huán)節(jié)。做好會(huì)前準(zhǔn)備，精心布置，仔細(xì)調(diào)配。清晰地領(lǐng)受會(huì)務(wù)，做好會(huì)場(chǎng)布置及安保工作，也要注意相關(guān)人員的儀容儀表是否得體。會(huì)議的成功與否，會(huì)前準(zhǔn)備是關(guān)鍵性工作。必要時(shí)，可以提前設(shè)立臨時(shí)的休息廳，該休息廳應(yīng)設(shè)立于會(huì)場(chǎng)之外，擺放沙發(fā)、茶幾或靠背椅、圓桌等，設(shè)一工作臺(tái)，為會(huì)議前和會(huì)議中間休息時(shí)的與會(huì)者提供茶水、飲料、咖啡等，但應(yīng)配置適量的服務(wù)人員并提前做好一切準(zhǔn)備工作。另外也可以設(shè)立衣帽間，衣帽間是專門為與會(huì)者提供衣帽和隨身物晶存放的工作間，應(yīng)設(shè)在鄰近會(huì)場(chǎng)人口附近，以便與會(huì)者衣物的存取。設(shè)立衣帽間不僅是為了方便與會(huì)者，更重要的是為了保證會(huì)場(chǎng)整潔有序。衣帽必須有專人負(fù)責(zé)，工作間內(nèi)設(shè)有物品架和衣帽架，存取衣物均有于續(xù)，尤其要注意與會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)的衣物，一定要放在顯眼處，以便散會(huì)時(shí)領(lǐng)取。另要注意不要弄臟存放的衣物。做好會(huì)中服務(wù)，秉承仔細(xì)，認(rèn)真的工作原則，不忽視任何一個(gè)小細(xì)節(jié)。做到“四輕”，即輕步、輕聲、輕拿、輕放。服務(wù)人員不得將手機(jī)帶入會(huì)場(chǎng)。做好會(huì)后檢查，及時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)是否有任何遺留文件，并重新布置會(huì)場(chǎng)。這是從

2.效率會(huì)務(wù)。會(huì)前做好充分準(zhǔn)備，可以用電郵的方式將會(huì)議的重要講話稿件發(fā)給與會(huì)人員，大量的會(huì)議材料以光盤或者u盤的形式發(fā)放給參會(huì)人員，容易攜帶也可以妥善保存。會(huì)議也可以成為電子政務(wù)的重要內(nèi)容，可以利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)應(yīng)用手段提高會(huì)務(wù)效率。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好會(huì)議日程安排，并使用手機(jī)應(yīng)用程式設(shè)置開會(huì)時(shí)間的人性化提醒。使用辦公自動(dòng)化手段，對(duì)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行有效編輯，制作電子簡(jiǎn)報(bào)。甚至可以使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決異地開會(huì)的問題，開立網(wǎng)絡(luò)視像會(huì)議，遠(yuǎn)程會(huì)議等。

3.智慧會(huì)務(wù)。要激活會(huì)務(wù)工作人員的創(chuàng)新智慧，把創(chuàng)新的工作方法應(yīng)用到會(huì)務(wù)工作中去，提升會(huì)議服務(wù)的質(zhì)量。由于會(huì)務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志召開的會(huì)議服務(wù)的，會(huì)議涉及的內(nèi)容十分廣泛，參加會(huì)議的各種人才濟(jì)濟(jì)，知識(shí)淵博，要做好會(huì)務(wù)工作，需要了解社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識(shí)，特別是管理學(xué)知識(shí)，需要掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會(huì)議服務(wù)的自動(dòng)化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識(shí)，要求會(huì)議秘書工作人員成為"通才"和"雜家"，能夠從全局出發(fā)觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。當(dāng)然，會(huì)議秘書工作也有它的專業(yè)性，如辦事能力、寫作能力、記錄技術(shù)等。會(huì)議秘書工作的綜合性與專業(yè)性是互相滲透、相輔相成的。會(huì)議秘書工作人員的綜合能力越強(qiáng)，越有利于提高專業(yè)化水平；會(huì)議秘書工作人員的專業(yè)化水平越高，總攬全局的綜合能力也就越強(qiáng)。

4.陽光會(huì)務(wù)。機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)服務(wù)是展示機(jī)關(guān)形象的重要平臺(tái)和機(jī)會(huì)。應(yīng)該把握好這一平臺(tái)，嚴(yán)肅對(duì)待會(huì)務(wù)工作，提升工作水平，注重形象塑造。會(huì)務(wù)服務(wù)要重視禮儀培訓(xùn)和培養(yǎng)。首先，是接待工作中的禮儀。要確定迎送規(guī)格，掌握與會(huì)人員的到達(dá)及離開時(shí)間，不同的客人有不同的接送方式。然后要注意自身的良好禮儀形態(tài)。精神飽滿，態(tài)度端莊，準(zhǔn)確使用禮貌用語，尊重隱私。再者，就是要注重會(huì)務(wù)服務(wù)時(shí)的著裝，著裝要得體大方，適合會(huì)議場(chǎng)合。

參考文獻(xiàn) ：

[1]《會(huì)務(wù)組織》張麗 北京師范大學(xué)出版社 2011.4

[2]《會(huì)議組織規(guī)范與技巧》 廖雄軍 人民出版社 2007.10