新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

李恒基

【摘要】在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，人事檔案是一種非常重要的戰(zhàn)略資源，也是人力資源管理過程中的重要部分。在新時期強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。通過具體分析當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀，并提出具有針對性的人事檔案管理信息化建設(shè)策略，旨在提升人事檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化；建設(shè)策略

在新時期，強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)是為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。由于人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的持續(xù)性和完整性特點(diǎn)，所以需要采取系統(tǒng)化的管理措施。其中，信息化建設(shè)的重要性主要凸顯在以先進(jìn)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，從而保證人事檔案管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，有效提升檔案資料的利用效率。

一、新時期人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，在單位人事檔案管理過程中，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響較深，所以對人事檔案管理的現(xiàn)狀認(rèn)識不全面，缺乏有力的組織領(lǐng)導(dǎo)，常常造成人事檔案丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。同時，部分人事檔案資料均以紙張形式的原件或者復(fù)印件進(jìn)行管理，這樣在經(jīng)過時間的洗禮之后，導(dǎo)致檔案資料的部分字跡無法辨認(rèn)，制約了人事檔案后期的開發(fā)利用。其中，因?yàn)閱挝蝗耸聶n案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和特殊性，所以需要檔案管理人員必須掌握較高的檔案管理技能，而當(dāng)前人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，難以靈活處理人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，從而影響了單位人事檔案管理工作的效率。

二、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）創(chuàng)新信息化檔案管理理念。在新時期人事檔案管理過程中，為了有效提升信息化建設(shè)水平，便需要積極樹立信息化檔案管理工作理念，創(chuàng)新人事檔案管理工作策略，促使人事檔案管理工作逐步朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化和質(zhì)量化的方向發(fā)展。其中，在單位人事檔案管理過程中，工作人員應(yīng)該始終堅持以科學(xué)的發(fā)展觀作為重要的指導(dǎo)思想，充分認(rèn)識到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，敢于創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，切實(shí)解決好人事檔案管理中存在的問題，從而全面提升單位人事檔案管理工作的水平。

（二）強(qiáng)化人事檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)。為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，需要強(qiáng)化人事檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)。首先，應(yīng)該創(chuàng)建良好的人事檔案庫房保存環(huán)境，為人事電子檔案的保存和信息化建設(shè)提供良好的環(huán)境條件。其中，在建設(shè)新的檔案庫房過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照新的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，合理引進(jìn)信息化設(shè)備。合理改造已建成的人事檔案管理庫房，對于紙質(zhì)檔案管理庫房應(yīng)該嚴(yán)格滿足溫度和濕度控制條件，創(chuàng)設(shè)良好的人事檔案管理環(huán)境；對于信息化檔案資料的管理庫房，應(yīng)該切實(shí)完善網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫房，完善信息化檔案資料的防靜電設(shè)備和防磁設(shè)施，有效提升人事檔案資料的管理技術(shù)，從根本上防止人事檔案信息泄露；針對已經(jīng)建設(shè)完成且投入使用的紙質(zhì)檔案，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行區(qū)分保存，綜合考慮做好庫房的功能型結(jié)構(gòu)改造，從而保障人事檔案資料管理的合理性。其次，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是人事檔案信息化建設(shè)中非常關(guān)鍵的一個條件，所以我們應(yīng)該采取科學(xué)有效的措施來布置網(wǎng)絡(luò)，提升設(shè)備共享率，從源頭上消除人事檔案的安全隱患。

（三）實(shí)現(xiàn)動態(tài)化檔案管理機(jī)制。目前，雖然人事檔案的信息化管理工作具有一定的要求，但也并未禁錮在固定的模式中，明確規(guī)定人事檔案資料應(yīng)該全面反映單位內(nèi)部組織的綜合情況和動態(tài)變化歷程。因此，在新時期單位人事檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該積極構(gòu)建動態(tài)化的檔案管理機(jī)制，充分利用現(xiàn)代信息化平臺同步更新人事檔案資料，從而保證人事檔案資料能夠全面真實(shí)地反映出單位發(fā)展情況。其中，人事檔案管理工作人員應(yīng)該積極整理詳盡的檔案原始資料，并創(chuàng)建專屬檔案管理內(nèi)容，全面提升人事檔案管理的關(guān)注力度，從而推動人事檔案管理資料不斷更新，有效提升人事檔案管理的信息化建設(shè)水平。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)水平。在新時期人事檔案管理過程中，為了有效提升人事檔案管理信息化建設(shè)水平，便需要全面提升人事檔案管理職業(yè)能力。其中，一方面應(yīng)該提升人事檔案管理人員道德素質(zhì)。不斷提升人事檔案管理的監(jiān)督力度，有效增強(qiáng)人事檔案管理人員的責(zé)任意識、法律意識，逐步構(gòu)建以愛崗敬業(yè)、服務(wù)群眾和嚴(yán)格管理的觀念，合理制定科學(xué)合理的法律法規(guī)，從而保證人事檔案內(nèi)容的全面性、正確性，切忌借助權(quán)利查閱人事檔案內(nèi)容；另一方面，應(yīng)該逐步提升人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過指導(dǎo)工作人員定期不定期參與人事檔案管理培訓(xùn)工作，或者安排人事檔案管理人員到附近單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極引入先進(jìn)的檔案管理方法，指導(dǎo)工作人員學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)化管理理論知識，全面了解網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)和手段，有效提升新時期人事檔案管理效率。只有通過采取上述幾項(xiàng)措施，才能夠從根本上提高人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，最大限度發(fā)揮人事檔案資料的利用價值。

三、結(jié)論

總之，檔案管理信息化是人事檔案管理今后發(fā)展的重要趨勢。人事檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)化、復(fù)雜化且耗時較長的工作，所以需要創(chuàng)新人事檔案的信息化管理理念、強(qiáng)化人事檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)、實(shí)現(xiàn)動態(tài)化檔案管理機(jī)制、提高檔案管理人員專業(yè)水平。只有這樣，才能更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，從而更好地滿足現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

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