民政專業(yè)檔案的管理應(yīng)對策略研究

肖秀梅

目前，民政檔案管理存在一些問題，民政檔案管理需要遵循哪些原則，如何提高民政檔案管理效率，是民政檔案管理亟待解決的問題。

一、當(dāng)前民政檔案管理存在的問題

（一）民政檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（二）民政檔案管理不夠規(guī)范，管理制度不健全。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了民政檔案的真實性和利用價值。

（三）民政檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

（四）檔案硬件投入及經(jīng)費不足。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進(jìn)步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的民政單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。與此同時，在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級應(yīng)付檢查隨便選幾個人來編研，使編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差、實用性不大，利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

二、民政專業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”是我國檔案工作基本原則。民政專業(yè)檔案管理原則與方法的設(shè)定應(yīng)具體體現(xiàn)出以下幾點：

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。在國家檔案局的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)下，民政部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全國民政專業(yè)檔案工作，民政部檔案館負(fù)責(zé)制定各類專業(yè)檔案的管理規(guī)定、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，并對全國民政專業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

2、分級分專業(yè)管理。縣級以上各級地方人民政府民政部門負(fù)責(zé)制定本級各種民政專業(yè)檔案管理的規(guī)章制度，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查轄區(qū)內(nèi)的民政專業(yè)檔案工作。縣級以上各級人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）以及有關(guān)事業(yè)單位設(shè)立檔案機構(gòu)或設(shè)專兼職檔案工作崗位，統(tǒng)一管理本機關(guān)的各種專業(yè)檔案，指導(dǎo)本機關(guān)業(yè)務(wù)部門專業(yè)檔案的形成、積累和歸檔工作。

3、檔案資源完整與安全。維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理的最基本要求，民政專業(yè)檔案文件材料的歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求以及檔案保管條件的設(shè)計、檔案保管期限的確定都應(yīng)以是否有利于專業(yè)檔案資源完整與安全為出發(fā)點，以便為專業(yè)檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

4、檔案整理要便于保管和利用。整理是專業(yè)檔案區(qū)別于文書檔案的核心內(nèi)容，各類專業(yè)檔案材料的形成有不同的特點，其利用需求也不同，因此，整理方法的設(shè)計要以便于檔案的保管和利用為標(biāo)準(zhǔn)，特別是城鄉(xiāng)低保、傷殘撫恤人員、社會組織登記檔案等動態(tài)管理的檔案，其整理原則與方法的設(shè)計更要體現(xiàn)出這一目的。

三、提高民政檔案管理效率的對策

改觀目前民政檔案管理工作狀況，提高民政檔案管理效率，實現(xiàn)民政檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：

（一）提高民政檔案管理的認(rèn)識。

要充分認(rèn)識檔案工作對促進(jìn)民政事業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好民政檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證，更是做好民政檔案工作的基礎(chǔ)。解放思想，與時俱進(jìn)，進(jìn)一步加強和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

（二）提高民政檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)。

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（三）調(diào)動民政檔案管理人員工作積極性。

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于社會，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使民政檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

1、增強激勵機制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使民政檔案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使民政檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2、更新觀念，實現(xiàn)自我價值。有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結(jié)自己對社會的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認(rèn)識。使檔案人員積極進(jìn)取，對自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。