探析如何優化事業單位檔案管理制度

李秀彥

摘要：檔案管理工作十分的繁瑣復雜，在處理時需要大的耐心和技巧，目前我國事業單位的檔案管理工作仍然存在不少問題需要我們進行改進和優化，本文探討了如何優化事業單位的檔案管理制度，為高效、有序、和諧的工作運行提供有力保障。

關鍵詞：事業單位；管理制度；優化

事業單位和政府部門一樣屬于公共服務部門，他不同于其他民營和個人單位，服務性和公共性是其主要職能，事業單位的運行不以獲利為目的，主要是為了推動社會公共設施和公共服務的建設，為我國居民提供更加快捷、更高質量的服務。檔案管理工作同樣也是事業單位的一項重要工作，對事業單位工作的正常運行有著十分重要的意義，但事業單位工作量大、種類繁多、部分工作不透明都給檔案管理工作帶來了阻礙。因此，如何優化事業單位檔案管理工作制度對事業單位的工作質量起著關鍵性作用。

1.事業單位檔案管理的重要性

事業單位工作種類復雜多樣，并且由于其工作特殊性，許多工作都需要存檔記錄，這就導致事業單位需要進行存檔儲存的資料量巨大，也為檔案的整理和管理工作帶來了較大的難度。當前我國事業單位的工作運行尚沒有完全實現透明化運行，部分工作具有隱蔽性，因此對事業單位日常工作的檢查和監督就需要通過對檔案資料的檢查和管理來完成，所以事業單位檔案管理工作是事業單位工作項目中一個關鍵的環節。在現代管理概念中，檔案管理的質量水平同樣也能夠反應事業單位的整體管理水平。因此，事業單位需要建立完善科學的檔案資料管理制度，尤其是事業單位的檔案管理部門一定要深刻認識到檔案管理的重要性，在日常檔案管理工作中一定要認真負責，因為一旦檔案資料在管理過程中出現問題或違背了相關規定的話都會影響到事業單位工作的正常運行，還會給群眾一種事業單位的管理存在問題的印象，由此可見事業單位檔案管理的重要程度。

2.事業單位檔案管理制度中存在的問題

2.1缺乏足夠的檔案管理意識

事業單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.2沒有建立完善的檔案管理制度

目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規范，并且檔案管理規范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

2.3缺乏信息化的檔案管理

計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

2.4缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業素養和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業責任感還應具有較好的專業管理水平。但是目前我國的一些事業單位還沒有專業的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

3.優化事業單位檔案管理制度的途徑

3.1重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業單位人力資源開發方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業單位檔案管理工作的發展。

3.2重視檔案管理制度的執行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業單位要重視檔案管理制度的制定和執行。并且在對事業單位檔案管理制度進行優化時一定要注意對制度的落實，規范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

3.3加強檔案管理人員的專業培訓

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業水平和檔案管理知識。

檔案管理是事業單位必不可少的工作內容，不僅僅具有日常工作的特性，還是保障事業單位工作正常進行必不可少的一項關鍵內容。事業單位的全部工作人員，尤其是檔案管理專業人員都要重視檔案管理的重要性，建立全面完善的檔案管理制度以保障事業單位高效正常的運行。