淺談加強道路運輸行業檔案管理工作的幾個問題

劉麗梅

隨著經濟體制和道路運輸管理體制改革的不斷深入，國有專業運輸企業的生產經營方式已由獨家經營的計劃經濟體制轉向社會主義市場經濟體制；國營、集體、個體等多種運輸經濟成份如雨后春筍蓬勃發展。這種歷史性的偉大變革，使原來的國有專業運輸企業檔案已失去了指導行業管理的作用。因此，如何加強道路運輸行業的檔案管理已經成為行管工作的重要內容，只有加強檔案管理，才能更好地發揮各級交通運管部門對全行業的監督、調控、協調、服務的職能。本文擬從本行業的特點出發，淺談一下道路運輸行業檔案管理所涉及的一些問題和不成熟的看法：

一、道路運輸行業檔案管理的作用

道路運輸由企業管理向行業管理職能轉變以后，原來的企業檔案管理內容，已從質的方面發生了變化，即由管一個企業到管理全行業。而全行業的管理，既要貫徹落實好黨和國家的方針政策，又要運用行政的、經濟的、法律的手段來實施行業管理，涉及人、車、路、站、場及運輸服務管理。而道路運輸行業不同于一般行業，同人民生命財產密切相關。特別是行車安全，直接關系到人民的生命財產安全，而從業人員素質的高低，車輛技術狀況的好壞，修理質量的優劣，直接影響企業效益和社會效益。因此，建立和健全道路運輸行業檔案，是道路運輸行業發展的客觀需要。其作用可概括如下幾個方面：

1、建立文書檔案，是機關領導進行科學決策和科學管理賴以咨詢的重要信息，對于機關實行科學決策和管理有著重要的參考和評據作用。

2、建立文明單位檔案，是為了真實的記載和反映創建工作情況的原始材料，為創建工作提供可靠的考核依據。

3、建立車輛技術檔案，為車輛的發展、造型、更新、報廢提供可靠的依據。

4、建立車輛維修檔案，可以正確貫徹車輛適情修理的方針，節約原材料和修理費用。

5、建立站場建設檔案，為規劃本市的站場建設藍圖、制定本部門中長遠發展規劃提供可靠的依據。

6、建立專業技術人員檔案，可以掌握從業人員的文化素質，業務素質，行業素質。

7、建立維修企業檔案，為掌握全市的維修能力，搞好宏觀調控，避免盲目建廠，重復建廠和審批企業提供科學的依據。

8、建立行業統計檔案，可以為各級政府提供準確的統計數字，為領導決策提供依據。

有此可見，建立和完善道路運輸行業檔案勢在必行。

二、道路運輸行業檔案管理工作現狀

全市運管系統建立統一的檔案管理制度以后，要求各市縣運管部門都要建立檔案室。目前看，從上到下基本形成了網絡，人員也都有了具體分工，對檔案的內容和各種規章制度都作了比較明確的規定。但根據《檔案法》的要求和道路運輸事業發展的需要，我們感到還存在一些急待解決的問題：

1、檔案規范化管理程度不夠，上下對應性不強。市運管處管理工作比較好，但基層的檔案管理工作，在基礎建設和組織程序上沒有具體落實。

2、管理人員水平欠佳，專職人員較少。全區有檔案專業職稱的人員太少，基層檔案管理人員多為兼職，且缺乏專業知識，有時其他工作忙，就忽略了檔案管理工作。

3、資金短缺，檔案室建設達不到規定的要求。主要原因是上級沒有專門款項，因此，檔案室的基礎設施建設往往排不上號。

4、檔案的內容不全、不準。例如車輛技術檔案，由于老舊破車流入市場，從交警建檔落戶開始，廠牌型號就不準，有些車輛出廠日期則無從考核。特別是放開搞活運輸市場之后，個體車運力和運量不好考核、行駛里程和燃料消耗也無從考核、修理次數、時間也不好計算，因此，給全方位、全過程管理工作帶來很大的困難。

5、領導重視不夠，檔案工作發展不平衡。如市運管處十分重視檔案工作，配備了專業檔案工作人員，管理制度比較健全，檔案管理已晉升省一級檔案室。但從整個行業來看，特別是有些市縣運管站和運輸企業對此項工作重視程度還不夠，沒有把檔案管理工作納入重要日程。因此，制約了檔案工作的開展。

三、道路運輸行業檔案管理工作的內容和特點

道路運輸行業檔案管理工作的內容是比較廣泛的，但主要包括以下內容：

（一）行管業務方面的內容

室藏檔案的內容應包括綜合、科技、文書、組織、人事、財務、統計、客貨運輸、汽車維修、車輛管理等文字材料。另外，還有其它專業檔案及有價值的資料、文件匯編、工具書、大型圖冊等。

（二）精神文明建設方面的內容

經過十多年的創建工作，全區運管系統的文明單位建設都在提檔升級，處機關是省級文明單位標兵，各市縣運管站都已進入地級、廳級文明單位行列。因此，在創建文明單位的過程中，必然形成文明單位建設檔案，包括文字檔案、聲像檔案、圖片檔案以及各種獎杯、獎狀等。

（三）行業檔案的特點

道路運輸行業檔案管理工作，有著同其他行業不同的幾個特點：

1、專業性強。特別是車輛檔案，其內容較多，包括：車輛簡歷、車輛變動記錄、駕吮員調換記錄、車輛改裝記錄、交通技術責任事故記錄、技術檢驗記錄、行駛里程記錄等，都需記錄清楚。

2、涉及面廣。總的說有車輛檔案、有從業人員檔案、有管理人員檔案、還有站場建設檔案、有道路運輸統計數字檔案，有修理企業檔案，而且一二三級企業檔案內容又有所不同；另外，還有運輸代理業、運輸中介服務組織等都需要建立檔案。

3、變化性大。需要隨時記錄、填充、建檔。

四、搞好道路運輸行業檔案管理工作的措施

道路運輸行業檔案管理工作具有自己的特性，但就其工作的內容、工作規律、工作方法和工作任務，與其它行業的檔案管理工作，也是大同小異。因此，要搞好道路運輸行業的檔案管理工作，應當采取以下幾條措施：

一是加強領導，擺上位置。在全行業廣泛宣傳貫徹《檔案法》，充分認識加強行業檔案管理工作的重要作用，把檔案管理工作納入各級領導的議事日程和主管業務部門的工作規則，并將其工作職責范圍落到實處，保證檔案管理工作與其他業務工作同步進行。

二是完善檔案管理工作的各項規章制度。主要是根據《檔案法》的要求和檔案管理工作的實際，建立健全檔案管理工作制度，以實現檔案工作的規范化管理。檔案管理工作規范的內容主要包括（1）立卷歸檔規范（2）檔案管理規范（3）數字統計規范（4）檔案保管和借閱制度（5）檔案的保管和銷毀制度（6）檔案的接交制度等等，并將其裝訂成冊，發至各基層單位貫徹執行。

三是建立全區運管系統檔案工作網絡。地區處機關和各基層單位都要設立專職人員負責檔案管理工作，形成一級抓一級的管理網絡。同時，要抓好檔案管理人員業務培訓工作，這是提高檔案工作人員素質，搞好檔案管理工作的關鍵。主管部門要把培訓業務人員納入工作日程，有針對性的擬定培訓大綱和培訓教材，定期和不定期的對檔案管理人員進行培訓，努力提高檔案工作人員的業務素質。

四是籌措資金，加強各級檔案室的建設。為了加強檔案室的建設，其中包括檔案室的規模、檔案柜的購置、管理圖板的制做以及檔案工作實行微機管理等等，都需要一定的資金。因此，全區要制定一個統一的建設標準，每年投放一部分資金，爭取在幾年內，使全行業檔案管理基礎工作達到各級檔案部門要求的標準。

五是探索檔案信息工作有償服務的新路子。這項工作需要同上級有關部門協調，使提供信息、查檔服務等合理合法收取費用，促使檔案工作逐步走向市場，并為市場經濟發展服務。

六是開發科技檔案，促進我區道路運輸事業的發展。道路運輸行業隨著新技術廣泛應用，車輛在不斷更新，新設備、新工藝在不斷得到推廣，因此，要求我們廣泛搜集新的資料、開發信息資源，更好地為科研成果轉化，為科學決策和發展運輸生產力服務。

七是根據行業特點建立交通運輸檔案信息雜志，定期或不定期地將科技信息和行管信息進行交流，通過新聞媒價和各種形式宣傳檔案管理工作，宣傳各地的經驗，以此推動檔案工作的發展。

八是以本行業為主，組建檔案協會，定期開展活動，并且同省、地同行業建立起業務聯系，交流經濟、交流信息，不斷提高行業檔案管理工作水平。

道路運輸行業的檔案管理工作是一項新生事物，它是伴隨著道路運輸改革開放的步伐發展起來的。到目前為止，還有很多需要探索和加強的地方。我們深信，在行業主管部門的指導下，只要各級領導重視，檔案管理工作一定能創出新路，使其更好地為經濟建設服務，為振興道路運輸事業服務。