服務企業(yè)發(fā)展精化檔案利用

吳 超

（國網(wǎng)湖南省電力公司澧縣供電分公司，湖南 常德 415500）

服務企業(yè)發(fā)展精化檔案利用

吳 超

（國網(wǎng)湖南省電力公司澧縣供電分公司，湖南 常德 415500）

新形式歷史條件下，將檔案利用服務工作做好，已不再是經(jīng)濟發(fā)展需要之一，更多體現(xiàn)在現(xiàn)代企業(yè)自身經(jīng)營管理加強及經(jīng)濟效益創(chuàng)造方面，另外該方面也成為世界服務企業(yè)所聚焦新熱點、重點。文章對服務企業(yè)如何發(fā)展精化檔案利用進行了討論，具有一定的參考價值。

服務企業(yè)；精化檔案；企業(yè)發(fā)展；企業(yè)管理；經(jīng)營管理

監(jiān)督考核機制建立應以職責為基礎，以數(shù)據(jù)定量分析為手段，通過績效進行分配。監(jiān)督考核機制作為檢驗檔案是否擁有精細化管理成效的重要工具之一。隨著社會、經(jīng)濟及科學技術(shù)不斷發(fā)展，時代不斷進步，現(xiàn)代企業(yè)更需要加強自身管理經(jīng)營，創(chuàng)造更大經(jīng)濟效益，不被社會所淘汰成為各企業(yè)關注重點。在這個過程中規(guī)整精細化管理路線，則需要每位檔案管理人員盡心研究、努力實踐，最終實現(xiàn)世界服務企業(yè)的高速發(fā)展，精化檔案的充分利用。

1 專業(yè)管理的目標描述

1.1 豐富收集內(nèi)容，做好檔案的收集工作

收集作為檔案工作的起點，亦是整個檔案工作得以開展的基礎，還是確保檔案齊全，提高檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)之一。理應做到：及時立卷，主動收集，更新觀念，掌握信息。除要及時接收本單位、部門的檔案外，還應重點關注與本企業(yè)生存、發(fā)展相關的經(jīng)營、生產(chǎn)、技術(shù)改造等檔案材料，從而防止檔案內(nèi)容過于單調(diào)、檔案層次過于單一等弊端。

1.2 不斷加強和完善檔案編研工作

根據(jù)企業(yè)需要研究匯編檔案文獻內(nèi)容，為使用者提供包括編纂?yún)⒖假Y料、編制檢索工具等在內(nèi)的檔案信息服務工作。

1.3 建立信息資源聯(lián)網(wǎng)平臺，實現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案的本質(zhì)是信息，若要實現(xiàn)其作用，必須在社會的大信息網(wǎng)絡背景下，這也是實現(xiàn)檔案室社會功能的最佳手段。盡快促使檔案信息在廣泛范圍內(nèi)得以交流，為其價值的實現(xiàn)，創(chuàng)造應有的物質(zhì)條件。盡快加入擴大公共信息網(wǎng)，更加具有廣泛社會性，最大限度地發(fā)揮其社會功能。

1.4 認真做好查、借閱檔案登記工作

在查、借閱登記時，一定要認真負責，按項目填寫清楚，這樣便于提供實際有效的線索，并確定是否有必要進行跟蹤調(diào)查等。

1.5 建立檔案跟蹤聯(lián)系制度

查、借閱檔案時，只有實踐，方能反映出其真實價值，產(chǎn)生一定的社會、經(jīng)濟效益。因此建立用戶跟蹤聯(lián)系制度成為了能夠及時獲取檔案利用信息的重要手段之一。檔案人員能夠主動上門服務，清楚利用檔案后，產(chǎn)生的社會、經(jīng)濟效益的具體情況，從而在編研方面更加得心應手。

2 專業(yè)管理的主要做法

2.1 電子檔案的借閱流程

2.1.1 若借閱人所在部門與其歸檔部門非同一部門：

圖1

2.1.2 若借閱人所在部門與其歸檔部門是同一部門：

圖2

2.1.3 若歸檔部門為空或歸檔部門即檔案管理部門（多為歷史數(shù)據(jù)導入造成）：

圖3

具體操作步驟：借閱申請（檔案借閱人員）：（1）檔案借閱人員點擊“檔案利用”—“我的借閱”，點擊“檔案借閱申請”，打開“借閱單”界面；（2）在“借閱單”界面搜索檔案界面；（3）檔案借閱人員檔案條目的尾部點擊“借閱”。待借閱檔案全部選定后，點擊“待借閱列表”，回到“借閱單”界面；（4）依次填寫證件名稱、證件號碼、借閱方式、申請權(quán)限、借閱期限等。將表單“本部門領導審核”給XX人審核，點擊“提交審核”。下面進入領導審核流程。

2.2 實物檔案的借閱流程

借閱申請（檔案借閱人員）：（1）檔案借閱人員部門領導在“借閱流程待辦任務”中審核辦理借閱表單（注意：“檔案管理部門審核”應落實到具體個人）。如果檔案借閱人員部門領導審核不同意，借閱表單移交給檔案借閱人員；如果檔案借閱人員部門領導審核通過，借閱表單移交給檔案管理部門審核人員，從而進入下一流程；（2）檔案管理部門審核人員點擊“工作助理”—“工作提示”，在“借閱流程待辦任務”中審核辦理借閱表單；（3）檔案借閱人員在協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)搜索界面搜索目標檔案（可用普通搜索、高級搜索兩種方法），并在檔案條目的尾部點擊“借閱”；（4）檔案借閱人員在“借閱單”界面依次填寫：證件名稱、證件號碼、聯(lián)系方式、借閱方式、申請權(quán)限、借閱期限、利用目的、事由。全部填寫完成后，在“借閱審批”欄中將表單“本部門領導審核”給XX人（注意：審核人員不能是全局角色，而應該落實到具體個人），點擊“提交審核”。至此，由檔案借閱人員操作的檔案借閱申請工作完成。

3 評估與改進

為實現(xiàn)檔案工作管理的精細化，企業(yè)大多通過建立較為公正科學的監(jiān)督考核機制完成對檔案工作的評價。因為企業(yè)目前實行的考核管理屬于粗放式管理，大部分以定性為主，績效量化達不到一般水平，上述弊端給檔案收集、利用等環(huán)節(jié)帶來消極影響，甚至使得許多有用的檔案資源面臨流失的下場，嚴重偏離了檔案精細化管理的路線。監(jiān)督考核機制的建立應當以職責為基礎，以數(shù)據(jù)定量分析為手段，通過績效進行分配。監(jiān)督考核機制作為檢驗檔案是否擁有精細化管理成效的重要工具存在，其優(yōu)點毋庸置疑，但也有需要改進的地方，譬如在“落實”、“可操作性”以及“實時性”等方面仍存在較多弊端，需要每一個檔案工作者盡心研究，努力實踐，最終實現(xiàn)世界服務企業(yè)的高速發(fā)展，精華檔案的充分利用。

具體改進措施方面：（1）定期針對檔案工作召開專題會議，將檔案管理工作進行合理部署；（2）對相關人員的檔案管理意識進行強化，包括公司領導、各部門人員和檔案管理人員，充分認識到此工作的重要性；（3）健全檔案管理制度。以檔案法為依據(jù)將管理人員的職責、管理權(quán)限等規(guī)范化、具體化；（4）加強檔案員的培訓力度。提高其檔案管理業(yè)務專業(yè)化程度，增強對檔案管理流程的能力，充分提高工作效率。同時對相關人員的檔案管理意識進行強化，包括公司領導、各部門人員和檔案管理人員，充分認識到此工作的重要性；（5）加大檔案設施的資金投入力度，最大化地滿足檔案管理工作的需求，以便對檔案進行保存、調(diào)閱等；（6）加強檔案的編研工作，滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展。檔案編研的工作可以說是檔案信息深層次的開發(fā)。企業(yè)檔案管理部門需要積極從事檔案信息編研的工作，只有這樣才可以為企業(yè)提供便捷以及全面的檔案利用服務。在此過程當中，一方面需要圍繞企業(yè)經(jīng)營管理的中心工作來進行檔案編研。檔案編研材料在選題的過程當中需要圍繞并且體現(xiàn)企業(yè)中心工作以及最為核心的業(yè)務活動，避免脫離業(yè)務工作選題，從而影響到檔案管理編研成果的實用性以及針對性。在檔案編研工作安排的時候，需要同企業(yè)的主營業(yè)務相適應以及相協(xié)調(diào)，了解企業(yè)精化檔案管理需求發(fā)展的趨向，從而針對性地進行檔案編研的相關工作，讓檔案工作前移關口、延伸觸角，做到企業(yè)發(fā)展到哪里，檔案管理和檔案服務就延伸到哪里。另一方面是要處理好檔案利用以及檔案保密工作的關系，在此基礎上不斷改進編研材料利用的價值。工作人員既需要編研好檔案，利用好檔案資源，也需要保護企業(yè)商業(yè)秘密，避免因為保密而將檔案封存無法有效利用，也不能因為應用檔案信息而出現(xiàn)失密問題以及泄密問題。

4 典型案例

在此通過案例分析展示精化檔案利用對于企業(yè)的重要意義。

我公司法律事務專責宋XX在2014年收到法院觸電人身損害賠償責任糾紛的案件通知，案件的起因是受害人湯XX2014年下午在葉XX家中做油漆工，在工作時將搭架梯子搬到3樓后，返回至2樓將天溝門打開準備在外休息，因被告葉XX在事前未通知湯XX2樓天溝上方有高壓線，且無防護、警示標示，湯XX剛出門便被高壓電擊倒，其后在送往醫(yī)院搶救途中死亡，將我公司告上法庭，向其索賠各項損失392773元。

公司生產(chǎn)副總經(jīng)理譚XX提出，借出線路的相關檔案，對案件進行具體部署。專責宋XX在辦理相關手續(xù)后借出檔案，對照檔案分析出：（1）線路于1979年架設，桿塔線路路徑圖中顯示，架設該線路時，葉XX的房屋還沒有建設，因此葉XX的房屋建造時間在后，該房屋的建造違反了高壓線適當距離不得修建房屋的法律規(guī)定，且2012年供電部門已經(jīng)對葉XX進行了告知并簽訂了協(xié)議，葉XX把陽臺的門封死，受害人從陽臺門出去受電擊死亡與我公司無關聯(lián)，此危險由被告葉XX造成；（2）在檔案中，線路桿塔平斷面圖顯示，該線路對地距離是安全距離，且葉XX房屋所有權(quán)及土地使用證中規(guī)劃的房屋高度為二層，但該房屋的現(xiàn)狀高度為三層，高壓線設施位于房屋二樓平臺上方，與房屋主體結(jié)構(gòu)房頂垂直距離均約1.5米左右。

有了檔案中明確的高壓對地距離及架設年限這一確鑿的鐵證，經(jīng)過2015年和2015年公開庭審，法院調(diào)解，出具了民事調(diào)解書，2016年我公司處于人道主義精神賠償受害者家屬8000元，葉XX負主要責任，賠償受害者130000元。一場案件糾紛，經(jīng)過一審、二審以及家屬鬧事，政府、信訪局的各種調(diào)解，若非有檔案這么有力的鐵證，心中有了這塊定心石，哪能這么理直氣壯地去辯解、去爭論、去維護自己應有的權(quán)利。

5 結(jié)語

綜上所述，對檔案工作進行監(jiān)督考核，使檔案的管理及利用達到績效量化較高的水平，減少檔案資源的流失，是精化管理的重要方法。以職責為基礎，通過數(shù)據(jù)定量分析來進行績效分配，其可操作性大大提高。因此檔案管理在企業(yè)精細化管理中發(fā)揮重要作用，只有每個管理環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣才會使企業(yè)整體穩(wěn)步向前發(fā)展。

[1]楊南雁．企業(yè)檔案精細化管理的措施探討[J]．企業(yè)改革與管理，2015，3（10）.

[2]吳建軍．完善檔案與精細化管理[J]．財經(jīng)界：學術(shù)版，2015，11（15）.

[3]李宇霞．淺談企業(yè)檔案精細化管理方略[J]．經(jīng)濟，2016，7（12）.

[4]蘇磊．論檔案標準化管理向精細化創(chuàng)新化管理的轉(zhuǎn)變[J]．決策與信息（旬刊），2015，8（10）.

[5]陳曉翠．高速公路檔案精細化管理的實踐探索[J]．城市建設理論研究：電子版，2015，11（21）.

[6]吳軼．高速公路檔案精細化管理的實踐探索[J]．浙江檔案，2015，23（3）.

（責任編輯：周 瓊）

G270

1009-2374（2017）12-0314-02

10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.12.160

吳超（1975-），女（苗族），國網(wǎng)湖南省電力公司澧縣供電分公司政工師，研究方向：檔案管理。

A