論檔案管理現代化

謝萌

摘 要：在現代的社會背景下，檔案管理工作也取得了較快的發展，作為信息的載體，人們對檔案的需求不斷增長。但是和現代信息技術發展的速度相比，我國的檔案管理方式仍然比較落后，沒有完全實現現代化手段。還存在一些不足之處，嚴重制約了我國檔案管理工作的發展。本文分析了檔案管理現代化的重要意義，探究了在檔案管理現代化過程中存在的問題，并提出了檔案管理現代化的發展途徑。

關鍵詞：檔案管理現代化；意義；發展途徑

檔案管理在我國經濟的發展中發揮著重要的作用，因此，有必要對檔案管理方式進行完善。檔案管理的方式隨著現代信息技術的發展而改變，具有高科技、高技術等現代特點，運用現代技術管理檔案，可以極大的提高檔案管理的效率。但是在實際操作過程中，一些工作人員并不能很好的使用現代化手段管理檔案，導致工作效率低，錯誤率高。這些問題嚴重影響了我國檔案管理質量的提高，并產生了巨大的影響。在這種情形下，我們就需要對檔案管理現代化的使用過程進行科學的分析，并且將其中出現的問題進行相應的解答，給出解決的對策。

1 檔案管理現代化的意義

現代化的信息技術手段對檔案管理工作產生了極大的影響。一方面，有利于檔案管理效率的提升。在檔案管理中使用計算機信息技術，可以降低檔案管理人員的工作強度。可以使檔案管理效率提升，使檔案信息查詢更方便、快捷。為檔案信息的發展奠定了堅實的基礎。另一方面，有利于企業經濟效益的實現 。在現代化的社會中，可以實現對檔案資料和數據的集中儲備，使重要資料的完整性、系統性和準確性得到保證。不僅有助于檔案信息的查詢，還可以為企業的發展提供便利。另外，加快了檔案資源共享的推進步伐 ，節省了存儲空間。在現代化的檔案管理中，檔案信息的傳輸不在受時間、地點的限制，只需運用計算機網絡技術，就可以實現檔案信息資源的共享。并且現代社會中，人們把檔案存儲在光盤中，和傳統的紙質檔案相比，不僅節省了很大的空間，還使得查找和管理等問題更加便利。

2 檔案現代化管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員的專業素養較低

檔案管理方式的現代化依賴于現代化的設備，而在現代化設備的使用過程中，必須要提高工作人員的專業素養，結合現代社會的發展不斷更新管理理念。檔案管理現代化的實現是以檔案管理人員的技術水平為基礎的。然而，在很多檔案管理人員進行檔案管理時，依舊采用傳統的方法，是因為他們沒有掌握現代化的技術手段，自身的技能水平有限，不能滿足現代化的需求。

2.2 經費的投入較低

在檔案的現代化管理中，經費也是一個重要的問題，經費投入的多少取決于領導對檔案管理現代化的認識程度。一些領導對檔案管理現代化的重要性還存在認識不足等問題，就導致投入的資金較少，使得購買現代化設備的資金不足，尤其在一些基層單位，在建設檔案室時，由于條件差，檔案室自身的安全設施建設就不達標，更不要說建設自動化和數字化的檔案室了。這就給檔案管理現代化的發展帶來了不良的影響。還有一些單位的檔案基礎設施不夠完善，保管條件落后，不僅面積小，并且還在檔案室存放與檔案無關的物品，這樣極其不利于檔案的管理。致使檔案管理現代化只是一句空話。

2.3 檔案管理現代化的準備不充分

目前，盡管一些檔案管理人員開始檔案現代化管理的準備工作，但是仍然有很多不足之處。在檔案管理部門，雖然已經實現了檔案管理人員使用計算機對檔案進行管理，但是在這項工作中，需要高質量的數據傳輸，而工作人員又不可能在很短的時間內掌握計算機數據輸入的技能。這就導致在實際工作中無法很好的進行檔案管理工作。另外，在檔案的管理工作中，數據的輸入量十分巨大，基本是靠手工完成的，在準備不充分的情況下，這項工作顯然不能很好的完成。

3 檔案管理現代化的發展途徑

3.1 定期對基層的檔案管理人員進行培訓

做好對基層檔案管理人員的培訓工作對檔案的現代化管理有非常重要的作用，通過對工作人員進行專業的培訓，可以使他們掌握專業的計算機技能，從而提升他們的專業技能。另外，在對工作人員進行培訓的過程中，也需要與實踐活動相結合，通過實踐操作使他們對計算機的使用有更進一步的了解，以便能夠在實際工作中應用現代化的設備。經過一次列專業的培訓，可以提高工作人員的工作效率，了解自身在工作中容易出現的問題，并能夠在實際工作中主義和避免。

3.2 做好檔案管理現代化的準備工作

在工作人員擁有一定的專業知識之后，需要做好檔案管理的現代化準備工作。在這個過程中，政府應該積極的提供一些現代化的檔案管理設備，也可以采購一些相關書籍，方便基層工作人員進行翻閱。另外，針對工作人員無法在較短時間內掌握高級檔案管理的技能的情況，相關部門可以聘請專業的老師對基層工作人員進行幫教，在老師的教育過程中，工作人員不僅能夠學到實用豐富的知識和經驗，還能夠把這些知識運用到實際工作中。在這個過程中，也需要檔案部門的積極配合，對基層工作人員的考核工作要達到標準，以免幫教工作不能達到良好的效果。

3.3 加大檔案管理現代化的資金投入

為了保證檔案管理現代化的順利進行，政府部門必須投入大量的經費。為了促進檔案工作的順利開展，每個領導都需要意識到檔案管理現代化的重要性。加大對檔案管理的經費投入和現代化設備的投入。在建設檔案室時，為了確保檔案的安全，保證檔案資料不丟失，必須使安全設備符合要求，還要做好采光、通風等方面的措施。結合實際工作的需要，充分發揮電腦、監控設備、空調等的作用。另外，和傳統的檔案管理相比，現代化檔案管理離不開現代化的設備和技術，為了提高檔案現代化管理的水平，需要為檔案管理部門配備先進的辦公設備，加強現代技術的應用。為此，各級政府應該加大投資力度，給檔案管理部門提供更多的支持，幫助他們購買先進的技術設備。從而實現現代化技術的廣泛應用，創造出更高的社會經濟效益。

4 結語

在當前的社會背景下，檔案管理的發展依賴于檔案管理現代化建設，并且檔案的現代化管理是一項復雜的工程，也是一個循序漸進的過程，在進行檔案管理現代化建設的同時，需要清楚認識到其中存在的問題。另外，檔案管理的穩步發展也有利于我國經濟的發展和社會的發展。其中，國家的經濟實力和領導人員的思想觀念也是影響檔案現代化管理的一種主要因素。隨著我國的快速發展，我國檔案管理部門的日常工作的改變是社會發展的必然要求，檔案工作人員需要引進先進的管理辦法，轉變理念，不斷學習，加強自身的專業素養，跟上時代發展的需求，從而實現檔案檔案管理現代化這一目標。以便提升檔案管理的工作效率，改善檔案管理的質量。

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