關于鐵路檔案管理的信息化發展研究

摘 要：檔案工作是一項基礎性、經常性工作，對于加強鐵路建設和運輸生產意義重大。本文針對當前鐵路系統檔案工作中存在的問題，從實現信息化發展必要性、信息化存在的問題、解決信息化建設的對策三個方面，進行闡述。

關鍵詞：檔案；發展；對策

近年來，隨著鐵路建設逐漸地深入市場，關于鐵路檔案的管理工作也在日趨完善。在當前各種信息技術的飛速發展中，鐵路檔案管理的工作也正向著信息化的方向發展，人們開始廣泛地利用計算機進行檔案管理。從而有效的提高檔案管理的工作質量與效率，建立了相對健全的檔案管理信息體系，使鐵路檔案的管理工作更好的為鐵路建設事業服務。在一定意義上，通過積極探索鐵路檔案管理工作的新途徑，研究鐵路檔案整理的客觀規律，從而整合鐵路內部系統的各個方面，使得鐵路檔案管理更加規范化、信息化、科學化，促進了我國鐵路檔案管理事業的可持續發展。

1 鐵路檔案管理實現信息化發展的必要性

隨著我國鐵路建設的不斷發展，各級檔案管理部門所需保管的檔案種類和數量也不斷增加，光靠傳統的工作方法，已經不能滿足鐵路日益發展的要求。因此，必須要采用先進的管理方法，保證檔案資源能夠得到合理的利用，從而為我國鐵路檔案管理事業開辟嶄新的格局。而且，在檔案資源信息化的建設過程中，能夠利用高效的網絡技術對大量的檔案信息進行收集、分類與整理，并將其儲存在計算機設備中，使這些檔案信息能夠更好的共享，提高了檔案信息資源的傳播效率，更好的適應了現代社會發展的需要。

2 鐵路檔案管理信息化發展中存在的問題

（一）主管部門對于鐵路檔案管理的責任意識淡薄。

當前，在鐵路建設項目中，許多鐵路檔案管理的主管部門意識都很淡薄，對建設項目檔案管理工作缺乏足夠的認識。檔案管理工作得不到重視，很多鐵路建設項目參建單位沒有配備專業檔案管理人員，或者管理人員未經過檔案專業系統學習和培訓，管理不規范。當技術、管理人員調動、變更時，會出現檔案資料移交不到位，檔案資料流向不確定，甚至出現無人收集、整理和保管等情況。由此導致項目檔案的真實性、系統性、完整性得不到保證，從而影響到日后檔案的歸檔及使用。

（二）鐵路檔案管理的信息化細節處理不到位。

如今的人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統及時準確地獲得多種信息，可是卻由于信息化發展的過程中，許多細節處理不當從而引發許多問題。一是項目資料歸檔不齊全，特別是項目前期建設單位與地方政府和相關單位簽訂的各種立交、遷改協議等資料歸檔不到位，施工單位施工過程很多隱蔽工程驗收原始記錄收集不全，造成檔案資料缺失。二是檔案整理不規范，竣工文件資料簽字蓋章手續不完備， 質量記錄手工填寫與電腦打印混雜。三是信息化的表格使用不當，無法保證資料的真實、準確及完整。

（三）鐵路檔案管理體制的不健全。

鐵路企業屬于特殊的國有企業，其管理體制還具有計劃經濟的特殊性，市場化的競爭機制尚不成熟，因此管理體制不能適應新形勢的需要。而且鐵路檔案的管理人員在評聘中存在“終身制”的問題，能上不能下，缺乏靈活性，沒能形成有效的競爭淘汰機制，存在諸多隱患。可能還會因為與鐵路其他部門管理人員相比，鐵路檔案的管理人員的工資水平總體偏低，內心需求很難得到滿足，在一定程度上影響了檔案管理人員的工作積極性。

3 解決鐵路檔案管理信息化建設的對策

（一）加強對鐵路檔案管理主管部門的業務指導，加大監督、檢查力度。

首先，要加大對鐵路檔案管理人員的指導和培訓，除開工準備階段檔案管理制度的宣貫指導外，還要幫助各參建單位專兼職檔案人員深入學習和理解有關檔案管理的標準規范，不斷提高業務技能和水平，從而保證檔案管理的質量。組織專家系統編制項目檔案編制手冊、表格模板，下發各參建單位指導項目資料表格的填寫。定期邀請上級檔案管理部門人員開展業務培訓、業務咨詢等活動，組織本項目檔案管理人員到外單位參觀、學習。通過各種渠道和辦法提高檔案管理人員的業務素質和專業技術水平。其次，要加大對在建項目各參建單位檔案管理工作的監督、檢查力度。通過對現場檢查、指導，不僅能隨時了解檔案資料編制、收集工作的進展情況，而且還能及時發現存在的問題予以糾正和修改。

（二）從過程控制入手，做好鐵路檔案管理的細節處理。

鐵路檔案的管理工作人員應根據工作需要，運用計算機編制各種專題目錄、索引、卡片、等檢索工具和相關參考資料，達到便于操作、便于查找利用的目的。根據鐵路建設各階段產生的各類問題，應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。同時，尊重文件材料的形成規律，保持層次文件之間的有機聯系，保證歸檔文件的完整、系統，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

（三）健全鐵路檔案管理信息化的相關法律法規。

為了建立、健全科學的鐵路檔案管理工作，完整地保存和科學地管理鐵路檔案，并積極維護鐵路建設的相關合法權益，我們必須要遵循“中華人民共和國科學技術檔案工作條例”的規定，結合鐵路系統的實際情況，制定出合理合法的鐵路檔案管理的法律法規并完善好鐵路檔案管理的信息化程序。

鐵路檔案管理是鐵路建設項目管理中一項重要的基礎工作，是關系鐵路建設事業能否健康有序發展的關鍵工作。只有從建立項目檔案管理約束機制、增強檔案管理意識，加強檔案管理業務指導和培訓，提高檔案管理人員業務素質，以及檔案管理部門加大建設項目全過程檔案工作的監督、檢查和指導力度入手，才能提高鐵路建設項目檔案管理質量，更好地為鐵路建設和發展服務。

作者簡介

相婷婷（1983-），女，吉林省通化市，本科，辦公室助理館員，研究方向：檔案。