試述計算機技術在檔案信息管理中的應用

馬春玉

摘 要：檔案信息是企業單位中的重要信息，對于企業單位各項活動的開展發揮著重要的作用。將計算機技術應用于企業檔案信息管理工作中能夠有效提高管理工作的效率，但是也具有一定的計算機網絡風險。本文主要探討計算機技術在企業檔案信息管理中的具體應用，并研究計算機技術在企業檔案信息管理過程中的計算機安全防護技術。

關鍵詞：檔案信息；計算機技術；管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.14.120

近年來，我國經濟得到飛快的發展，企業單位的規模也逐漸壯大。筆者主要對于計算機技術在檔案信息管理工作中的具體應用，并探討相關的安全防護問題。

1 計算機技術在檔案信息管理中的具體應用

傳統檔案信息管理方式中，采用手工抄寫、紙質保存的方式對于相關數據進行處理，不僅勞動量大，需要花費大量的人力、物力，并且手工抄寫容易出現抄寫錯誤。同時，傳統檔案信息管理方式信息傳送較慢，查閱過程繁瑣，不利于檔案信息的利用。因此，計算機技術在檔案信息管理中的應用具有非常重要的意義[1]。計算機技術在檔案信息管理中的具體應用及優勢主要體現為以下三點：

1.1 規范人事檔案

隨著企業規模的不斷壯大，企業中的人事管理工作越來越繁重，包括工作人員的入職、在崗管理、離職等。采用傳統信息管理方式工程量大，出錯率高。同時，很多企業中的人事檔案管理尚未規范化，導致管理者在對于人員進行管理、考評、選拔的工作中無章可循[2]。將計算機技術應用于人事檔案管理工作中，能夠幫助企業建立規范的人事檔案，管理者可通過瀏覽電子檔案快速了解員工的基本情況，還能將相應的獎懲制度公布在企業相關系統中，加快人事信息上傳下達的速度，提高人事管理工作的效率，避免相應的資源浪費，促進企業單位的健康發展。

1.2 財務檔案信息化

將計算機技術應用于財務檔案管理工作中，能夠實現企業中財務檔案信息化。首先，利用計算機技術建立會計電算化系統，并利用電算化系統對于企業中的財務信息進行批量處理，提高財務信息處理工作的效率。同時，計算機技術在財務的保存與備份方面，相比于傳統的財務檔案管理方式具有非常明顯的優勢，不僅操作快捷、方便，并且安全性較高，有效避免重要檔案的丟失。另外，將計算機技術應用于企業財務檔案信息管理中，還有助于對企業中的財務狀況進行動態分析，并根據分析結果對于相應的工作進行調整，使企業的財務狀況處于較平穩的狀態。

1.3 建設檔案系統工程

計算機技術在企業檔案信息管理中的應用有利于檔案系統工程的建設。一個企業在運行的過程中會有一系列的檔案信息利用和保存工作，因此會產生信息量較大的文字文檔，而如果采用計算機技術對相關檔案進行存儲、掃描，就能有效提高這些工作的效率。因此，建設企業內部的系統工程非常重要，采用系統管理的方式，不但能夠提高檔案信息管理的效率以及安全性，還能將這些檔案進行很好地分類，使檔案數據管理更加規范。這樣一來，管理者就能快速搜索和查閱相關檔案，實現信息共享，提高檔案信息的利用率。

2 計算機技術應用于信息檔案管理中的安全防護

計算機技術的應用在很大程度上提高了信息檔案管理工作的效率，為企業節省了大量的人力和物力，也有效避免了由于人工抄寫導致的錯誤率。但是計算機網絡安全問題是計算機技術應用過程中無法避免的問題，一旦出現網絡安全事故，不但會造成企業相關數據的丟失，還會導致內部重要信息被盜取，極不利于企業的發展。因此，檔案信息管理者應該加強對于計算機網絡的安全維護，主要措施有以下幾點。

2.1 設置內部網站的訪問權限

企業檔案信息管理在實現信息化的過程中，應該注重對于網站訪問權限的設置。明確規定不同用戶不同的訪問權限。如用戶想要獲取網站中某一權限范圍內的信息時，需要輸入制定的登錄口令才能進入相應的頁面之內。通過對于訪問權限的設置，能夠避免閑雜人等“無門檻”進入相應的頁面中，有效減少信息泄露問題的出現，提高企業檔案信息的安全性。

2.2 網絡信息加密技術

除了設置網站的訪問權限之外，還應該對于重要的數據進行加密處理，避免網絡信息盜竊現象的發生。網絡信息加密技術的應用，能夠有效避免不法分子采用非法手段來對企業內部的信息進行竊取、破壞，增強網絡信息的安全性。

2.3 提高反毒反黑技術

網絡病毒是網絡黑客入侵用戶計算機，盜取重要數據的常用手段，通過自我復制的方式占據用戶的存儲空間，并且還會對數據進行破壞、竊取等，對于企業信息的安全性造成極大的威脅。反毒反黑技術是指采用相關軟件對于信息系統進行定期掃描，若發現系統內出現網絡病毒，應該立即進行病毒查殺，對于一些可能帶有病毒的軟件，也應及時卸載和刪除，從而避免信息系統中的數據信息遭到病毒的攻擊，導致信息泄露的情況出現。

2.4 防火墻系統的設置

防火墻技術是將外部互聯網與內部網絡進行分割的網關，能夠對于試圖越過防火墻的非法分子進行監控，防治黑客的惡意攻擊，從而對于企業的內部信息進行保護。防火墻系統的設置是確保企業信息安全的重要保障，但是在信息管理的過程中，檔案信息的管理人員應該定期檢查防火墻的運行狀態，當發現異常時，應該立即做出相關解決措施。

2.5 系統漏洞防護技術

除了一些外部因素之外，系統漏洞問題也是檔案信息安全的一大隱患。因此，檔案信息安全管理人員應該定期對于網絡系統進行掃描，如果出現系統漏洞，應該及時進行修復，從而確保信息系統的完整性，避免重要信息丟失或者遭到而已破壞。

3 結語

計算機技術的發展為檔案信息管理信息化提供了強有力的支持，不僅提高信息管理工作的效率，降低信息管理成本，同時也實現了現代企業信息管理的“無紙化”。檔案信息管理人員應該充分利用網絡的優勢，并在計算機技術應用的過程中加強網絡安全的防護，從而加強計算機技術在檔案信息管理中的應用效果。

參考文獻：

[1]孫宏君.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2016（18）：184.

[2]朱峰.計算機數據庫技術在信息管理中的應用[J].電腦知識與技術，2017（09）：16-17+19.