淺談檔案管理模式存在的問題與解決之道

劉艷玲

1 檔案管理模式中存在的不良問題分析

社會發展速度不斷加快，特別是在社會經濟體制轉型以及人事制度改革背景影響下，很多規章制度已經較為落后，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代檔案管理工作開展的實際需求，導致檔案管理局勢過于混亂，暴漏出了很多不良問題。檔案管理模式中存在的問題主要包括以下幾個方面：

1.1人事檔案收集工作力度較差

很多企業檔案管理部門在檔案信息資料收集和整理過程中，只是注重對企業領導人員和干部人員的人事檔案信息進行收集和整理，忽略了基層工作人員人事檔案信息采集的重要性，導致企業領導人員檔案信息內容較為豐富，而基層員工檔案信息資源確實嚴重。企業對檔案管理工作開展沒有給予相應的重視程度，認為檔案管理工作開展的主要目的就是進行信息數據的抄寫，對人事檔案信息進行儲存，檔案管理工作開展并不能為企業帶來切實可觀的經濟效益，所以檔案管理工作開展只要保證檔案信息不丟失、不泄露就可以了，不能更深層次挖掘檔案信息資源的價值。

1.2人檔分離情況嚴重

人才配置呈現出了市場化的特點，人才流動性較強，“單位人”也在較大程度的向“社會人”轉變。人才流動導致人檔分離情況越來越嚴重，甚至一些人才直接拋棄了檔案。而且一些企業和用人單位并沒有意識到人才檔案具有的價值，對人才檔案也沒有過多的要求，進一步加劇了人檔分離情況。

1.3基礎設施建設不完善

想要做好檔案管理模式就必須要對基礎設施進行健全和完善，但是一些單位并沒有建設單獨的檔案管理部門，檔案數量較多，檔案儲存室容積較小，環境過于潮濕，最終導致檔案在儲存過程中出現了霉變情況，降低了檔案應用價值以及檔案的美觀性。隨著科學技術快速發展，很多高新技術逐漸產生，將這些高新技術引入到檔案管理中去可以較大程度的提升檔案管理水平，同時也可以促使檔案管理模式呈現出科學化、信息化的特點。但是因為檔案管理部門并沒有注重基礎設施建設，致使檔案管理工作開展只能沿用傳統的方法和手段，不能將計算機技術具有的優勢充分體現出來。傳統的檔案管理手段不僅檔案管理效率較低，同時還會造成資源的極大浪費。

2 促進檔案管理模式改革的有效措施分析

2.1提升檔案管理人員的綜合素質

我國相關法律法規中對檔案管理工作隊伍建設提出了很多的硬性要求，在檔案管理工作隊伍組建過程中一定要選擇政治素養良好、工作態度端正以及責任意識較強的工作人員承擔檔案管理工作。要注重檔案管理工作人員的培訓教育，密切關注檔案管理工作人員的工作情況和生活情況，消除檔案管理工作人員的后顧之憂，使其以良好的工作態度步入工作崗位中去，并且在工作實踐中發揮出自身的創造性。定期的對檔案管理工作第五進行教育培訓，使得每一名檔案管理工作人員都可以高度明確檔案管理工作開展的重要性，強化其責任意識。聘請外界權威人士對其進行指導，提高檔案管理人員工作待遇。

2.2注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.3加強檔案管理信息化建設

要應用高新技術手段進行現代化檔案信息庫建設，對檔案信息實現數字化轉變，整合多種檔案信息資源，更深層次挖掘檔案信息資源具有價值。必須要將高新技術與檔案管理領域進行融合，從而提升檔案管理工作效率和檔案管理工作質量。要良好的應用計算機技術、掃描技術，將原本紙質記錄的檔案信息資源進行數字化的轉變，輸入到網絡檔案信息資源庫中進行儲存。紙質檔案與數字化檔案共存方式，可以較大程度提升檔案信息儲存的安全性。根據檔案信息應用的實際需求，通過檢索軟件在屏幕上查詢檔案信息。利用互聯網絡的開放性，對不在保密范圍內的檔案信息進行社會共享，滿足社會發展對檔案信息的多元化需求，盡可能的提升檔案信息資源的共享性，發揮出檔案信息資源應用價值。通過這一舉措檔案管理模式必定可以得到優化和改良，并且呈現出信息化、先進化的特點，從而使得檔案管理工作發展到一個新的高度。

3 結語

檔案管理模式中還存在著一些不良問題，只有通過有效措施對這些不良問題進行改善，才能促進檔案管理模式發展，提升檔案管理工作質量和管理工作效率，滿足社會對檔案管理工作開展的多元化需求。

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