淺析電子檔案管理工作存在的問題及相關對策

張春蕾

摘 要：隨著現代化電子信息技術的迅速發展，檔案管理工作逐漸向電子化、數字化發展，這是整個在社會進步的一種大趨勢。但是電子檔案管理在發展過程中仍存在一些問題，本文就此展開分析，并研究了相應的對策。

關鍵詞：電子檔案；管理；問題；對策

檔案是過去和現在的社會活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的歷史記錄。檔案的原始性、真實性和第一手材料的特征，決定了檔案是城市文化建設的基石。隨著現代化電子信息技術的迅速發展和廣泛應用，辦公自動化及文檔一體化的普及程度越來越高，檔案管理工作逐漸向電子化、數字化發展，電子檔案逐漸成為檔案管理的主要工作內容。但是，由于電子檔案與傳統紙質檔案在使用和保存方式上有所不同，所以在日常的電子管理工作中出現了一些新問題，嚴重影響了檔案工作電子化進程。

一、當前電子檔案管理存在的主要問題

1.對電子檔案管理認識不足

由于傳統檔案管理手段和模式由來已久，在檔案管理工作人員的頭腦中已經形成了思維定式，電子文件的產生、積累、歸檔、傳輸、存儲、保護和利用等一條龍的作業和服務會使檔案工作者在短時間內不適應。主要表現在以下幾個方面：在形成文件的過程中雖能依靠計算機操作，但最終仍將紙質文件作為檔案管理的對象；對電子文件的重要性認識不足，認為不能將電子文件直接歸檔；不愿接受將電子文件保存載體直接歸檔等。

2.對電子文件是否為原件界定困難

由于電子文件具有隨時產生、隨時更改的特性，并且在改動之后看不出任何痕跡，因此很難界定某個電子文件是“定稿”還是“初稿”，是“原件”還是“復制件”，這種易改性導致了電子文件是否為原件的界定工作具有一定困難。同時，電子文件不具有特定的字跡，可以以不同的字體、字號將電子文件輸出，因此無法從字跡上分辨其原始性。

3.電子檔案的真實性、完整性難以認定

在紙質檔案轉化為電子檔案的過程中稍有失誤，就會導致檔案信息失實，信息內容“出錯”的機會遠遠高于紙質檔案。同時，在電子檔案的復制過程中也容易被篡改，在電子檔案的儲存過程中又容易造成信息的缺損、丟失。

4.對軟硬件設備的依賴性強

電子文件依賴于計算機軟硬件設備。當運用電子設備將信息記錄后，電子文件就離不開設備，只能依靠計算機讀取。隨著科技進步，計算機軟硬件技術不斷更新換代，不少舊版本的電子文件無法在新的軟硬件環境下直接使用。

二、解決問題的主要對策

1.提高認識，更新觀念

要以“以人為本”作為指導思想，通過加大宣傳力度，強化提高主管檔案的領導及檔案工作人員對電子文檔的認識，探索其規律，總結經驗。要加大對檔案館的資金和現代化設施設備投入，以推動檔案館計算機技術和網絡通信技術的發展，加快實現檔案信息資源的共享，最大限度地發揮檔案館在城市文化建設中的“中心輻射”功能，全面提高檔案館文化品位。同時，檔案館要積極運用現代化手段提供利用服務，提高檔案管理技術水平，有計劃、有步驟地開展檔案數字化工作，不斷提高為城市文化建設服務的效率。

2.建立完善的電子檔案管理制度

近年來，我國先后制定出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規范》《電子文件管理暫行辦法》以及《電子檔案移交與接收辦法》，對電子文件的定義、形成、積累、鑒定、歸檔、移交、保管、利用和統計等方面做出了詳細的規定，為規范電子文檔管理奠定了基礎。我們應該結合本單位的實際情況，參照《檔案法》及相關規定，建立一套適合自己的管理辦法。

3.做好歸檔電子文件的技術處理工作

電子檔案管理的好壞，關系到檔案信息的安全性和完整性。檔案管理部門應該重視對檔案管理硬件和軟件方面的投入，配置性能較強的計算機、軟件、刻錄儀器以及高性能的網絡安全軟件，如數據加密技術、防火墻技術等，確保電子檔案的正常運行。

4.加強檔案管理人員的培訓

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子檔案管理的人員不僅要運用存儲、傳輸、檢索等技術對電子檔案進行管理，更需要掌握檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。因此，要適應信息技術和檔案事業的發展，必須重視和加快電子檔案管理人員的培養。對在崗人員進行各種形式的再教育，以適應技術發展過快的需要，同時注意引進多方面的專業技術人才，充實檔案干部隊伍以適應檔案管理工作的需要和檔案事業的發展要求。

5.重要文件采用“雙軌制”歸檔法

對于文件生效的主要標志是簽署和印章，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。

檔案因其深厚的文化積淀和經驗總結，已成為地域文化的重要內容和人們獲取知識的途徑之一，起著教育人、塑造人的作用，成為不可或缺的大眾宣傳教育的重要組成部分。總之，電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，我們只有根據我國的實際情況，依據檔案管理的相關標準，從管理思想、管理方法、管理手段等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員不斷學習，不斷以創新的精神去改進工作，才能更好地促進電子檔案事業的科學化發展進程。

參考文獻：

[1]張瑜.電子檔案管理存在的問題及對策研究[J].黑龍江史志，2015（5）.