檔案管理信息化建設研究

田澤東

摘 要：隨著信息技術和科技的發展，檔案管理也面臨新的挑戰，傳統的管理模式已不適應新時代的要求，檔案管理信息化成為檔案管理發展的趨勢，文章探討了檔案管理信息化的作用與意義，其發展的必然性以及實現的措施。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設

當今社會，隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理的信息化建設顯得尤為重要。檔案管理是各單位平穩發展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績效。科學標準的檔案管理，能夠將歷史工作情況系統全面的存檔與展現，及時了解工作狀況，為下一步工作計劃提供理論依據，讓職工在實際工作中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會認定單位的工作效果，為單位的長遠發展奠定根基。

一、檔案管理信息化的作用與意義

1.檔案管理信息化是實現資源共享的重要途徑。在經濟社會全球一體化發展形勢下，檔案資源的信息化建設應當提上日程，這是實現檔案資源共享的現實需要。檔案管理信息化建設能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進信息資源的開發、利用、保存和傳遞，實現資源共享。

2.檔案管理信息化是檔案事業發展的新起點。傳統的檔案管理方式已無法適應當今飛速發展的形勢，檔案工作的內部需求和外部條件都在發生改變，打破“收檔案，管檔案”的傳統觀念已是勢在必行。檔案管理人員要在具體工作中，積極消除影響檔案信息化發展的弊端，運用適合于檔案管理信息化的工作結構，使檔案管理工作與社會整體發展相互協調一致。

3.檔案管理信息化是改革進步的新要求。過去的檔案管理工作，主要是運用人力對檔案進行收集、整理、保管和應用，人力資源投入很大，效率卻不高，而檔案管理信息化的優勢在于不僅提高了檔案的儲存數量，而且還解放了人力、提高了效率、節約了資源，這一革新適用于信息化快速發展的現代社會。

二、檔案管理信息化發展的必然性

1.檔案管理信息化具有軟硬件基礎。當前，我國各單位檔案管理部門基本上都配備了各式各樣的打印機、復印機、掃描儀，數碼相機等，管理人員也達到了人手一臺計算機的配置，這樣就為實現檔案管理的信息化提供了硬件設備基礎，此外軟件建設方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎上，檔案管理向信息化發展就有了充足的、完善的條件。

2.完善的法律法規，規范的管理機制，統一的管理標準是檔案管理信息化的保證。標準規范化也是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立：如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

3.檔案管理信息化是保管保護傳統檔案的必然要求。首先。檔案部門正在或者即將面臨檔案的自然老化和人為損害的難題，檔案信息資源的數字化可以保護檔案原件，延長檔案原件保管壽命，降低檔案原件丟失或損壞的風險，受到損傷的檔案原件，可通過數字化過程恢復丟失的信息，其數宇拷貝也有補償原件的作用，還可以解決因紙張老化、脆裂等原因造成的查詢利用不便的問題。其次，檔案信息資源數字化可以優化館藏，進一步改變館藏檔案結構，節省存儲空間。館藏檔案信息量得以不斷增長。隨著各單位檔案的不斷增加，沉重的庫房壓力使傳統的檔案管理模式亟需變革，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。檔案管理也應適應這一趨勢，選用規范化、通用化及穩定性和安全性有保證的檔案管理系統。以實現檔案信息的傳輸、交換和資源共享。

三、推動檔案管理信息化的措施

1.增強檔案管理人員素質建設和能力建設。這里的素質建設是思想素質和心理素質，檔案管理人員要有高度的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。以貢獻求支持，以效率求發展，努力在默默無聞的平凡的崗位上創造出不平凡的工作業績。能力建設是指檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保管理活動記錄的完整性與信息的安全性。所以，檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。檔案部門也要積極加強各項業務培訓。還可創造條件邀請檔案學專家學者來本地講解新的或重點檔案業務知識。安排專職檔案干部定期或不定期上門進行業務指導，在具體的工作中要注重收集、整理、保管等方面的分類指導，同時接受檔案員的業務咨詢。積極組織與其他單位的檔案員相互交流工作方法和經驗，取長補短，共同提高。

2.配備統一、專業的軟硬件設備。各單位各部門各自為政，信息化手段、設備不統一，造成了很多數據不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統一的、專業的數字化設備和專業的統一的檔案管理系統，利用這些設備可實現字符識別，自動轉化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷。檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此。只有實現統一型號，統一規格的計算機軟硬件設備。才能為檔案管理信息化的實現提供保障。

3.進一步規范管理機制，統一管理標準。在各大檔案管理機構中。各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關系，其在錄入計算機網絡管理系統以后就會成為數據庫與數據庫之間、數據字段與運行程序之間相互依存的邏輯關系，從而共同組成計算機檔案管理網絡化的依據，其關系到整個檔案信息數據庫的完整性與安全性，因此。規范的管理機制和統一的管理標準就成為必不可少的要求。這樣檔案信息化管理為利用服務提供了方便。否則，如果各單位檔案部門沒有規范的制度，不按統一的標準去處理，各搞一套。白成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也難以實現。

參考文獻：

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