試論事業單位如何做好檔案管理工作

曲超英

摘 要：檔案具有查詢歷史問題、提供相關歷史文獻以及數據等的重要功能，任何單位都離不開檔案的查詢，檔案管理工作也是事業單位查詢工作的中心命脈。隨著社會的發展進步，加強事業單位的檔案管理工作也是大勢所趨。本文從我國事業單位的檔案管理工作的現狀入手，根據目前檔案管理工作面臨的問題提出了我國事業單位如何做好檔案管理工作的對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；檔案制度

如今的社會，人們對于信息的需求量變得越來越大。為了滿足人們的需求，做好事業單位的檔案管理工作就顯得愈發重要。當前，隨著科學技術水平的不斷提高，事業單位的檔案管理工作也逐步得到了改善。檔案管理工作水平的高低將直接對事業單位的競爭力產生影響。然而，想將檔案管理工作做到最好是不容易的，因為事業單位的檔案管理是一項專業性與事業性并存的工作。因此，研究如何提高事業單位的檔案管理工作水平具有很重要的意義。

一、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）對于檔案管理工作重視程度不高

由于檔案中存在大量信息資料，合理利用會給事業單位帶來巨大經濟效益。因此，加強檔案管理工作，能夠促進工作中各個環節的正常運行。但是一直以來，許多事業單位都不重視檔案的宣傳、管理和使用，造成員工對檔案也知之甚少。沒有全面和深入地開發檔案，使檔案在工作中沒有得到充分地利用。

（二）檔案管理配套設施不健全

隨著社會的發展，信息技術的普及，計算機信息技術已經廣泛應用到檔案管理中。但是，仍然有許多事業單位沒有意識到信息技術給檔案管理帶來的便利，沒有引入計算機和互聯網進行檔案管理，仍然采用傳統的人工收集和保存檔案。這不僅影響檔案管理的效率，浪費了人力，增加了工作難度，還制約了檔案的開發和管理，影響檔案信息交流。

（三）檔案管理制度不完善

很多事業單位沒有一套完整的檔案管理制度，許多事業單位雖然建立了檔案管理制度，但制度中存在很多缺陷，在具體執行時，也沒有嚴格按照制度行事。例如：管理工作者責任心不強，疏于檔案整理，使檔案堆積如山；檔案在收集過程中，獲取不完整，造成檔案丟失；被借走的檔案沒有及時登記，時間長了，檔案不知去向；有些檔案在借閱時，被別有用心的人私自涂改，變作有利于自己的資料，導致檔案失真。

（四）檔案管理人員專業素質不高

很多檔案管理人員都沒有專業地學習過檔案管理，缺乏相應的專業知識，文化程度低。同時很多的檔案管理人員也沒有與時俱進的觀念，不能主動學習新的知識，仍然采用傳統的方法進行檔案管理。由于檔案管理人員是檔案管理的直接執行人員，因此，檔案管理人員的素質直接影響檔案管理水平。

二、事業單位檔案管理工作的應對之策

（一）提高檔案管理的意識

事業單位要充分認識到檔案管理的重要性，時刻做好檔案管理工作，對檔案管理工作要有責任感，加強檔案管理工作的責任與義務。開拓新思想，更新觀念，跟上時代步伐，對檔案工作進行改進和加強，通過現代化的科技，努力建設基礎設施齊全、服務質量完善、管理體制科學、信息科學設備普及的全方位現代化檔案管理。

（二）采用信息化的檔案管理策略

由于檔案記載了大量信息，匯集著豐富指標，成為傳播信息資源的媒介。但檔案管理工作瑣碎，工作內容多，勞動強度大。所以，在科技發展的新時代，我們應通過計算機等科技化設備，完成檔案的整理工作，從而達到事半功倍的效果。

這就要求管理人員即要有扎實的專業基礎，完整的理論知識，良好的職業道德，較高的工作責任感，又要有細心的辦事態度，樂于奉獻的專業精神，并且要有運用科學技術的專業手段和管理檔案的先進技能。所以，檔案管理人員要有扎實的專業基礎，開拓的視野，全方面的知識結構，才能適應新時代的檔案管理需求。

（三）完善檔案管理制度

建立完善的規章制度和科學的管理體系是提高檔案管理工作的關鍵。隨著時代的進步，檔案管理制度也要不斷更新、提高，建立完善的檔案管理制度，將各個部門的檔案進行統一管理。完善制度建設是保證檔案工作者進行再教育的前提和保證。首先，建立健全再教育管理制度，如考勤、考核、評估、獎懲等制度；其次，建立約束和鼓勵再教育的機制。這不僅使檔案管理人員產生緊迫感和危機意識，主動進行再教育，及時更新知識，而且有利于提高檔案管理人員的專業能力和水平。

（四）加強檔案管理人員的業務學習

檔案管理人員要更改老舊的管理模式，不能只是埋頭苦干，要多一些創新精神，找尋科學快捷的工作途徑，從根本上改變觀念，讓檔案工作創造豐厚的經濟效益。這對檔案管理人員提出了以下幾點要求：

第一，提高自身的業務水平。當今社會，信息技術和新型管理模式給檔案管理人員帶來全新挑戰，提出更高要求。首先，檔案管理人員要勇于接受挑戰，適應新局面，打破傳統觀念，善于創新，在檔案管理上有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉業務操作的各個流程，還應掌握各種分類檔案的管理方法，在務實的基礎上尋求創新。

第二，根據需要設立不同的檔案管理模式。隨著時代的進步，生活模式的不斷改變，人們對檔案的需求呈現多樣化。面對使用者多樣化的需求，人們領悟到檔案館藏的不足。這要求檔案管理人員對現有的資料存儲信息，根據客戶的不同需求，進行有重點、有目標的采集資源，并對檔案管理資源不斷的更新、優化、分類、集成，使其完整、規范、有序，并準確高效的為客戶提供服務。

第三，檔案管理人員要主動對服務內容進行改革。首先，面對不同客戶的信息需求，更新檔案信息要及時；其次，保證信息服務質量的準確性和及時性。這要求檔案管理人員要主動提高服務意識，及時發現潛在客戶。

三、結論

改善事業單位檔案管理的現狀，事業單位需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作推動事業單位在激烈的市場競爭中立足與發展。為了做好事業單位的檔案管理工作，首先，事業單位應當強化對檔案管理重要性的認識；其次，應當將檔案管理制度化；再次，應當積極使用信息化的管理手段；最后，事業單位應當積極提高檔案管理人員的業務水平。只有經過全方面的共同努力，事業單位的檔案管理水平才能從本質上得到提升，檔案管理工作才能更好的促進事業單位的發展。

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