從文書的作用看文書工作的原則

陳藝璇

【摘要】公務文書出于其特有的基本功能——信息記載功能，具有不同的作用。文書工作，是辦理公務文書的工作，為了工作的順利開展，需要遵循一定的原則。文書工作的原則與文書的作用有著密切聯(lián)系，可以說，文書的作用是文書工作原則的基礎(chǔ)與出發(fā)點。

【關(guān)鍵字】文書；文書作用；文書工作；文書工作原則

文書，是使用某些特定的技術(shù)手段在某種載體上的信息記載，所以信息記載是文書的基本功能。文書因為其所記載的內(nèi)容、使用的場所以及在其生命周期所處階段的不同而具有許多不同的作用。這些作用的立足點都是信息記載這個基本功能，是信息記載功能在不同方面的不同體現(xiàn)。

文書工作，是社會組織中的文書工作機構(gòu)及其工作人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列前后相繼、環(huán)環(huán)相扣的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理，最后為組織工作服務的工作。文書工作的原則是社會組織進行辦文工作時必須遵守的規(guī)定和準則，是使文書工作科學高效、井然有序的運行的基礎(chǔ)。需要注意的是，這里的文書工作中所指的文書，僅僅是指公務文書，文書工作實際上是“公文處理工作”，或者在機關(guān)中被稱為“辦文”、“辦文工作”。私人文書的辦理比起公務文書要更加靈活，并沒有硬性的程序和要求，也沒有系統(tǒng)的理論概括，因此不在本文討論范圍之內(nèi)。

文書的第一個作用是規(guī)范作用。文書的內(nèi)容是由文書作者決定的，是作者意志的體現(xiàn)。當國家或代表國家的機構(gòu)作為文書作者時，文書就是法律法規(guī)；當組織或組織領(lǐng)導作為文書作者時，文書就是一份指令或者規(guī)章。上述這兩點就是文書的規(guī)范作用的體現(xiàn)。國家或國家機構(gòu)（主要是立法部門或權(quán)力部門）制定的具有法規(guī)性質(zhì)的公文，是對一定社會組織的管理范圍甚至全國范圍都有強制性的。以組織或者組織領(lǐng)導者的名義發(fā)布的公文，是其權(quán)力的象征，組織的下級及成員必須接受和遵守。可以明顯看出來，作者的意志通過文書的內(nèi)容表現(xiàn)出來，然后用文書的形式加以規(guī)范和約束。至于當文書作者為個人時，其體現(xiàn)的規(guī)范作用并不是很明顯。在文書工作的原則中與之相對應的，是準確原則。公文的準確原則與規(guī)范作用的結(jié)合表現(xiàn)在以下幾個方面：一是公文內(nèi)容要準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并且符合客觀實際。二是公文的文字表達要準確無誤，避免歧義。也正是因為文書實際上具有十分嚴肅的規(guī)范作用，所以要求公文辦理必須做到精準正確，避免錯誤的發(fā)生。

文書的第二個作用是指導作用，主要以公文的下行文的方式體現(xiàn)。“下行文是上級組織對下級組織或人民群眾給予指揮、命令、指導和指示時使用的公文。”這一點和規(guī)范作用里提到的作者為組織或組織領(lǐng)導時的文書很像，但是實際上，指導作用里的文書縮小了范圍，主要指公文里的下行文，體現(xiàn)的是在組織管理中的“領(lǐng)導”和“計劃”的這一過程。與指導作用相對應的，也是準確原則。既然要具有指導意義，那么也就意味著需要用正確的思想意志進行指導。

第三個作用是聯(lián)絡作用，這里首先體現(xiàn)的是，文書的基本功能——信息記載，同時，文書的定義里最基本的一條就是：文書的作者是從事社會活動的人。要求文書作者是從事社會活動的人這一點是在文書的強調(diào)社會活動。處在社會組織里的人離不開與他人和外界的溝通交流，這就要求文書具有聯(lián)絡作用，其實就是傳遞信息、溝通交流、聯(lián)絡組織和個人的作用，無論是公務文書還是私人文書，這個作用都很重要。基于聯(lián)絡作用中文書傳遞信息的作用，文書工作具有很強的時效性，要求文書工作遵循及時原則，讓組織之間以及組織內(nèi)部機構(gòu)之間的信息及時傳遞及時溝通及時辦理。同時，文書工作還應當遵循精簡原則，要求控制文書的數(shù)量，簡化公文處理程序，提高公文辦理效率。只有將及時原則和精簡原則相結(jié)合，才能及時迅速的傳遞信息，確保社會組織之間和組織內(nèi)部機構(gòu)之間提高工作效率，及時辦理事務，在信息傳遞順暢的基礎(chǔ)上減少工作失誤。

文書的第四個作用是憑證作用，無論是公務文書還是私人文書，無論是現(xiàn)行的文書還是辦理完畢的檔案，都具有憑證作用。公文是社會組織各種公務活動的真實完整的記錄，是其發(fā)展的見證，可以在日后進行查考或者證實某些事實。文書的另一個用途是可以用于政治斗爭，作為攻擊、揭露敵人的武器，將敵人的丑惡歷史公之于眾，打擊敵人。但是一定要避免重要的檔案落入敵人之手，反過來被敵人威脅。這也就要求公文辦理過程中要遵循安全原則，或者說保密原則，保證公文中涉及政治、國防、軍事、科技、經(jīng)濟等方面的機密內(nèi)容不被泄露，避免對國家、機關(guān)或個人造成損失。

文書還有兩個作用分別是參考作用與教育作用，這兩個作用也要求了文書工作中必須遵循準確原則。后人可以利用保留下來的文書進行參考和借鑒，也可以將文書作為宣傳教育的直觀有效的生動教材。也就要求了參考和教育作用都必須基于真實全面的文書記載，如果文書內(nèi)容不真實準確，那么也就不再具有真正的參考價值和教育意義。

文書工作的基礎(chǔ)是文書，文書工作原則的出發(fā)點是文書的作用，文書的作用與文書工作的原則是緊密相連的。為了更好的發(fā)揮文書的作用，便于文書工作的順利運行，才制定了一系列文書工作的原則。因此，在進行文書工作的時候，需要時刻聯(lián)系文書的作用，遵循文書工作原則，才能更好完成辦文工作，發(fā)揮文書具有的各項作用。