新成立高校檔案管理探究

馬峰濤　董秀銳

[摘要]隨著高校管理體制改革的不斷深化，新成立高校數量日益增多，給高等教育的發展注入了新的活力。同時，也為高校檔案事業的發展帶來了新的機遇與挑戰。本文結合工作實際，適應高校檔案工作發展趨勢，針對新成立院校在檔案管理工作中存在的問題進行了探討，并提出了初步改進措施。

[關鍵詞]新成立；高校；檔案管理

0引言

近年來，隨著我國高等教育教學改革的不斷深入，通過各種形式新成立的高校數量越來越多，既實現了優勢互補、強強合作的辦學思路，又充分整合了教育資源，促進了教育事業的更大發展。與此同時，高校檔案工作也搭載上改革的列車，逐步走向制度化、規范化和科學化，檔案管理的內容也日益復雜多樣。本文以河北中醫學院為例，結合作者在檔案工作中的實踐，進行一些交流和探討。

1新成立高校檔案管理工作現狀

河北中醫學院始建于1958年，是全國建校較早的高等中醫藥院校之一，河北省重點骨干大學，河北省人民政府與國家中醫藥管理局共建高校，教育部卓越醫生（中醫）教育培養計劃改革試點高校、河北省雙一流建設單位。歷經分合，于2013年4月，河北中醫學院重新組建成立。

1.1檔案管理工作出現停滯

學校成立前，兩校區各自獨立，檔案保管相對完整。但是成立期間牽涉到各校區分管部門交叉完成的工作，尚未立卷歸檔的文書，由于涉及人員較多，加之并校期間工作人員思想狀況不穩，沒有人牽頭專門去督導檔案工作，所以基本處于停滯狀態。

1.2檔案工作意識薄弱

根據高校檔案管理辦法，為便于積極提供檔案利用，為學校各項工作服務，要求各校區的檔案實行統一集中管理。而實際情況是，兩校區處在不同的位置，距離相對較遠，又恰逢新建時期，面臨著教學研一系列新生問題。在這種情況下，多數人認為檔案工作相對次要，沒有盡快提上學校工作日程。

1.3檔案的數字化建設需要重新布局

學校成立前，兩校區檔案管理基本上處于人工狀態，沒有采用先進的檔案數字化建設平臺，檔案室固有設備利用率并不高，嚴重影響了檔案工作的進展和檔案的利用效果。新校成立后，為了適應檔案工作發展趨勢，學校檔案的數字化整體建設勢必要在檔案整合后重新布局。而學校現有的檔案數字化基礎設施、信息資源以及應用系統等各方面要素都基本還處于一窮二白的地步，給檔案數字化建設帶來了重重障礙。

2檔案管理人員的業務素質普遍較低

學校成立前，檔案室工作人員數量相對較少，身份、年齡、文化水平參差不齊，高校檔案專業畢業生更是鳳毛麟角。曾幾何時，檔案從業者的門檻都非常低，大大拉低了檔案工作隊伍的整體素質。從當前檔案管理工作的新形勢、新背景來看，真正屬于復合型的檔案管理人才匱乏，特別是針對檔案內容，能進行檔案信息深層次編研和挖掘的人才短缺。上述因素最終導致高校檔案室的功能受到很大制約。

新成立高校要做好檔案管理工作，關鍵是要進一步轉變工作觀念，規范檔案制度，推進數字化進程，提高人員素質。

2.1轉變檔案觀念，強化檔案意識

學校成立后，隨著學校內設機構調整，檔案室內部整合，部分檔案工作人員調離，檔案工作任務較之以前明顯加重，檔案工作者的壓力與日俱增。因此，學校成立后檔案工作人員及兼職檔案員有必要對自己的身份和工作性質重新定位，要從根本上轉變觀念，改變在埋頭苦干、與外界鮮有聯系等工作作風及習慣，要刷新存在感，主動適應學校發展大局，服務學校發展需要，使檔案工作在最大限度上實現自身價值。校區成立后應加大檔案法律、法規的學習與宣傳，加強廣大師生員工的檔案意識，時刻心系檔案，愛護檔案，共同促進學校檔案工作的順利開展。

2.2完善組織架構，規范檔案管理

新成立高校的各項工作都處于百端待舉的狀態，檔案工作也不例外。因此，首先要有組織保障。成立學校檔案工作領導小組，制定小組章程，檔案工作領導小組下設辦公室，負責協調和統籌管理全校檔案信息資源及檔案工作的管理機構。其次，要有嚴格的制度規范。建立健全檔案管理系列工作制度，制定《檔案管理辦法》，明確歸檔范圍，印發檔案制度學習手冊，將檔案工作納人學校各部門的績效考核，使檔案工作逐步趨于程序化、規范化、科學化，為高校成立后檔案工作的有序開展保駕護航。

2.3加快數字化建設，適應趨勢發展

高校檔案數字化建設是新時期檔案室的一項基礎性業務工作，是檔案工作向學校數字化一體建設高度融合的必由之路。作為新成立高校，要抓住歷史機遇，在戰略起點上高度重視，切實從各方面加大力度做好檔案信息資源開發利用工作。首先，要對傳統紙質檔案進行數字化加工，加強對電子文檔的管理；其次，要加強檔案管理信息系統平臺建設，搭建檔案信息數據庫，提高服務利用水平；最后，要加強檔案信息安全體系建設，通過計算機先進技術，加強對電子文件歸檔工作的監督與指導，確保檔案信息網絡傳輸的安全，確保檔案數據庫的安全。

2.4科學配備人員，加強素質培訓

檔案工作人員是檔案工作的主體，直接決定著檔案事業的成敗。因此。快速有效地成立一支事業心強、業務素質硬、規模結構合理的檔案工作隊伍，是做好建校初期檔案工作的基本保證。首先，要保證檔案室擁有適量的、與檔案工作強度相匹配的專職檔案人員，盡可能在年齡、專業、學歷、業務等方面層次合理，以便檔案整體隊伍中相互映襯、取長補短；其次，要在全校推進檔案工作管理體系建設，明確各二級部門單位負責檔案工作領導及兼職檔案管理人員，充分發揮他們在全校檔案工作中的樞紐作用。檔案室負責同志要適時進行業務督導，定期舉行業務培訓。通過穩定的檔案工作網絡，增強全校檔案人員做好工作的信心與決心。

3結語

高校的建立，對檔案工作來說，既是機遇又是挑戰，檔案工作者應該高瞻遠矚，及時把握機遇，讓檔案工作乘上高校改革發展的春風，與學校各項工作發展齊頭并進，共創共贏。