與時俱進實現檔案管理信息化

姜晶

摘 要：隨著信息時代的不斷發展，計算機技術也在日新月異的變化，各個單位利用計算機信息化進行管理的程度逐步加重，實現檔案管理信息化建設要做到與時俱進，提高檔案信息管理水平；硬件投資，完善檔案信息化建設；明晰責任，實現數據安全運行。該文從檔案信息化建設的多角度進行了全面的對策分析。

關鍵詞：與時俱進 檔案管理 信息化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（a）-0187-02

信息技術發生日新月異的變化，檔案管理工作也應該與時俱進實現信息化管理的轉變，該文從檔案信息化建設的多角度進行了全面的對策分析。

1 與時俱進，提高檔案信息管理水平

現代檔案管理工作必須考慮到網絡社會的現實，與時俱進地開展檔案信息化管理水平的提升。首先，要清楚地認識到檔案信息化管理轉變的重要性。檔案管理工作必須盡快融入信息技術力量，這樣才能夠發揮出檔案的高效率的信息資源價值的功能，雖然當前檔案不能直接創造社會經濟價值，但是這種信息資源價值的提升在社會發展的過程中也很重要，可以提供一定的社會效益。因此，提高檔案信息管理水平是檔案管理工作的一個重要內容，也是一個必然的重要問題。其次，要重視信息管理應用水平的提升。檔案管理軟件的對象是電子文件，選擇適當的文件管理軟件，開發利用合適的文件軟件是檔案信息管理的關鍵，也是檔案信息化建設的實施工作的重要組成部分。檔案管理軟件具有多種功能：智能、方便、全面。通過軟件集成化的管理對電子文檔進行歸檔管理，這樣做有利于更好地挖掘檔案信息化管理的功能，從而實現電子文件文檔的科學、高效、規范化管理。有條件的組織還可以根據自身檔案管理的特點來進行軟件的自主開發利用，折舊能夠確保檔案管理更為有效。例如，對于房地產的檔案管理工作而言，如果能夠開發出對房地產的變化進行變化數據分析的軟件就更有利于對檔案內容進行理性分析。此外，要加強對檔案管理人員的培訓。檔案信息化是網絡化、數字化、標準化的裝配過程，涉及檔案管理、電子信息技術、綜合專業網絡技術。檔案管理人員對于這些技術內容必須全面掌握，那么就需要進行科學化的培訓，通過人力資源的改變來實現檔案管理科學化的發展，進而加強檔案工作，推動檔案工作的發展，實現檔案管理人員復合模式的構建。總之，檔案管理必須要適應當前信息化發展的大環境，與時俱進地將傳統檔案管理模式進行轉變，實現現代化檔案管理格局的全面轉變，實現對檔案信息化管理水平的提升。

2 硬件投資，完善檔案信息化建設

檔案管理信息化建設要發展就必須要實現硬件體系的投資。首先，要加強檔案基礎設施的建設。檔案信息化的基礎硬件設施建設包括信息化設備的建設，這些系統的建設目前很多單位已經配備了，但是要注意適時更新，確保管理工作的全面發展。其次，要加強檔案信息資源的建設。檔案信息資源是檔案管理工作的重點，相關的檔案信息必須形成資源庫，主要內容包括：對需要存儲的檔案進行數字化歸檔、對原始沒有電子檔案化的問卷設計歸檔計劃，進行有計劃地處理，便于形成資源庫。另外，應用系統的建設工作也要逐步開展。隨著信息時代的不斷發展，計算機技術也在日新月異的變化，各個單位利用計算機信息化進行管理的程度逐步加重。層出不窮的計算機設備給我們的生活帶來方便，但對于網絡設備的維護，應設立完善的設備維護檔案管理系統，更有助于網絡設備的維護工作順利開展。

3 明晰責任，實現數據安全運行

檔案信息化管理工作要明確責任，確保信息化數據的安全運行。首先，要明確檔案信息管理人員責任，具體來講檔案管理組織應該建立相關的責任明晰制度內容，例如，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。在責任劃分下能夠更好地從實際出發，對出現問題的環節能夠及時找到人員解決信息化安全問題。其次，要注意數據安全的處理工作：其一，嚴格按照計算機操作規程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應及時請技術人員處理，不得隨意盲目操作。其二，存、儲介質如移動硬盤、U盤應由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質禁止在檔案計算機上使用。另外，要健全和完善檔案管理業務的流程和技術規范。歸檔流程必須嚴格按照規范要求去做，不可以自行處理；技術管理則需要統一使用軟件，規范檔案形式。檔案管理標準化包括：其一，檔案整理標準，要求整理能夠實現全面細分。其二，統計標準，例如：組織檔案統計調查是一項科學性的工作。必須確定統一的調查目的和任務，確定好調查對象、單位、時間、地點，調查方法和調查提要，這樣才能使統計調查按最必要的項目和統一的口徑進行，從而獲得所需的原始材料。其三，服務各項技術標準等，例如，信息錄入要完整，只有數據完整，后期維護才能順利進行；信息錄入要準確，只有準確的數據，數據庫的后期維護才會有意義。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發展，計算機技術也在日新月異地變化，各個單位利用計算機信息化進行管理的程度逐步加重，實現檔案管理信息化建設要做到與時俱進，提高檔案信息管理水平；硬件投資，完善檔案信息化建設；明晰責任，實現數據安全運行。

參考文獻

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