人事檔案管理改革的相關(guān)問題探究

趙哲理

【摘要】人事管理對于國家未來的發(fā)展有著很重要的作用，人事管理離不開人事檔案這一重要輔助工具的支持，因此需要加強(qiáng)人事檔案的管理，讓人事檔案在人事管理中發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。本文對人事檔案管理在管理模式、權(quán)力保障等方面的問題進(jìn)行了分析，并提出了解決建議。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；改革；探究

一、權(quán)利保障問題

我國的人事檔案管理制規(guī)定不許本人查閱自己的人事一檔案以及其直系親屬的檔案，這項(xiàng)規(guī)定在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代可能有其獨(dú)特的作用，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，這項(xiàng)規(guī)定不僅侵犯了人事檔案相對人的民主權(quán)力，也損害了人事檔案相對人的權(quán)益。如果我國的檔案管理還使用舊的思維模式，不能與時(shí)俱進(jìn)，會(huì)對我國人事的檔案的改革造成不利影響，不利于我國人才政策的實(shí)施。不能保證人事檔案相對人的知情權(quán)會(huì)導(dǎo)致一下幾個(gè)方面的問題：第一，無法保證個(gè)人基本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可能會(huì)由于管理人員的失誤造成人事檔案中出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且無法進(jìn)行修改。第二，檔案中一些不符合客觀事實(shí)的內(nèi)容會(huì)對相對人的正當(dāng)權(quán)益造成影響，影響其職業(yè)生涯的發(fā)展，甚至?xí)斐删駝?chuàng)傷。第三，影響人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，不能及時(shí)的對相對人的記錄進(jìn)行更新，或者說使相對人不能確定自己的最新記錄表是否已經(jīng)進(jìn)入到了人事檔案之中，給相對人造成困擾。第四，由于檔案的相對人無法查看自己的檔案，也使一些別與用心的人有機(jī)可乘。第五，由于無法查閱自己直系親屬的人事檔案，會(huì)給一些想為親屬撰寫傳記，或者研究家史的人帶來障礙，雖然這個(gè)問題不具有普遍性，但是確實(shí)給有這種想法的人帶來了很大的不便。由于不能保證相對人合理的知情權(quán)，使得我國的人事檔案改革面臨了很多困難。

為了解決上述弊端，促進(jìn)我國人事檔案管理改革，需要對我國人事檔案管理制度中不合理的地方進(jìn)行修改，提高人事檔案管理制度的水平，保障相對人的知情權(quán)。首先，在保證相對人知情權(quán)的基礎(chǔ)上也要保證人事檔案的準(zhǔn)確性，讓人事檔案的相對人可以通過提出申請的方式查看自己的人事檔案，要防止相對人私自修改個(gè)人檔案。一些單位的人事檔案管理還沒有做到電子化，在這些單位當(dāng)相對人查看檔案時(shí)要對其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控。如果單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化，那么就可以讓相對人通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查看自己的人事檔案，這種方式不會(huì)影響檔案的準(zhǔn)確性。其次，應(yīng)該賦予相對人合理修改自己人事檔案的權(quán)利，如果相對人發(fā)現(xiàn)自己的人事檔案中存在不實(shí)信息，可以提供充分的證據(jù)并提出修改申請，有關(guān)部門在審核無誤后應(yīng)以與修改。最后，應(yīng)該讓人事檔案相對人的直系親屬可以對其人事檔案進(jìn)行查閱。如果當(dāng)事人在世，申請人需得到當(dāng)事人的授權(quán)，如果當(dāng)事人已經(jīng)去世，那么有關(guān)部門在確認(rèn)申請合乎規(guī)定后，可以允許其對相關(guān)檔案的副本進(jìn)行查看。

二、管理模式存在問題

社會(huì)的發(fā)展使我國的人才政策也在不斷的進(jìn)行改革和發(fā)展，但是我國的人事檔案管理模式卻沒有與時(shí)俱進(jìn)，還受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代封閉式管理模式的影響，這樣的管理模式存在著許多弊端，如上文提到的不能保障人事檔案相對人的知情權(quán)，還會(huì)影響人才的合理流動(dòng)，影響人事檔案功能的充分發(fā)揮等，這些問題對于阻礙了我國人事工作的深入改革和進(jìn)一步發(fā)展。基于我國人事檔案管理模式存在的這些問題，應(yīng)該改變?nèi)耸聶n案管理模式，使其跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，因此新的人才檔案管理模式應(yīng)該滿足以下幾下要求：

第一，人才檔案的管理模式應(yīng)該與新的人才政策步伐保持一致，體現(xiàn)新人才政策的精神，為人才的合理流動(dòng)提供應(yīng)有的支持。第二，新的人事檔案管理模式要為誠信體系的建設(shè)提供支持，可以服務(wù)于我國誠信社會(huì)的建設(shè)。第三，新的檔案管理模式應(yīng)該保證我國人民的基本民主權(quán)利，尊重公民對人事檔案的基本知情權(quán)。第四，人事檔案的管理模式還應(yīng)該體現(xiàn)出檔案管理的公益性，并可以為解決“棄檔”問題提供幫助。

為了滿足社會(huì)對人事檔案管理的新要求應(yīng)該對人事檔案管理模式進(jìn)行改革，讓人事檔案管理模式具有公益性、服務(wù)型和開放性等特點(diǎn)。首先，公益性可以減輕檔案相對人的負(fù)擔(dān)，從而減少“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。其次，服務(wù)性可以充分發(fā)揮人事檔案的作用，使國家和用人單位可以通過人事檔案來查看檔案相對人的個(gè)人信息，這對于國家、用人單位和人事檔案相對人都有好處。最后，開放性給予人事檔案的相對人以及用人單位提供查看人事檔案信息內(nèi)容的權(quán)利，并且讓人事檔案相對人可以根據(jù)相關(guān)規(guī)定更改檔案中存在的錯(cuò)誤，并且保證檔案信息可以不斷的更新。可以采取以下人事檔案的管理模式對現(xiàn)有的人事檔案管理模式進(jìn)行改革。首先，建立干部人事檔案管理中心對公共部門相關(guān)人員的人事檔案進(jìn)行管理，從而取代過去分散的管理模式，提高人事檔案管理的專業(yè)化水平。其次，可以通過建立社會(huì)流動(dòng)人員人事檔案管理中心的方式來為社會(huì)流動(dòng)人員的檔案管理提供公益性服務(wù)，使用人單位可以通過它了解人事檔案相對人的信息。最后建立非公單位人事檔案管理機(jī)構(gòu)，對本單位員工的工作情況和誠信情況進(jìn)行記錄，對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，并接受國家檔案行政部門的檢查和指導(dǎo)。

結(jié)論

我國人事檔案管理不僅在管理模式和保障權(quán)利方面存在問題，在管理的理念、體制方面也需要進(jìn)行改革和發(fā)展進(jìn)步，因此需要相關(guān)部門和人員進(jìn)行完善，以滿足我國社會(huì)發(fā)展的要求，保證我國人才政策落實(shí)的重要環(huán)節(jié)，為我國社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。