商務英語函電的寫作原則和寫作技巧

熊昌英++陳菊英

【摘要】在當今網絡越來越發達，利用商務英語函電做成國際貿易的機會是越來越大了。一封內容清楚，簡明扼要，書寫無誤，符合規范的商務英語函電不僅能給客戶留下良好的印象，而且還能提高達成交易的概率，在書寫函電時，因此就要求使用者要遵守其特有的書寫原則并適時地運用些寫作技巧，促成業務的往來和發展。

【關鍵詞】商務英語函電 寫作原則 寫作技巧

商務英語函電是在國際商務貿易中，運用函電與各種有共同需求的用戶達成交易的跨語言的買賣行為。在當今網絡越來越發達，高科技情況下利用商務英語函電做成貿 商務英語函電是一種在商務環境下利用函電與各種有共同意向的客戶達成交易的跨語言的行為。商貿英語信函是指外貿公司（企業）及其工作人員在對外貿易的交流工作中與涉外企業及其人員進行以商貿交往為主的各種英文函件。商務英語函電包含于商貿英語信函之中，但它又不是單純的英語信件。商務英語函電與英語信函有共同之處，但也有它自己的寫作準則和寫作技巧，掌握并運用好這些原則和技巧能夠給客戶留下好印象，而且還能提高工作效率。

一、商務英語函電的寫作規則

商務英語函電，特別是正文部分，也有一套自己的寫作規則，寫作要求是7個“C”，即以七個C字母為開頭的原則，下面我們一一來做介紹：

1. Consideration：體諒。意為要考慮對方的想法，在日常生活中，經常出現一些體諒他人的事，使我們為之動容，多考慮對方，多為對方著想，這也是草擬商務函電時，一定不能忽略的準則，因此盡量要多運用第二人稱代詞（you，your）于商務函電之中，讓對方感覺自己有一種座上賓的感覺。即使要運用第一人稱的（I，we，me us，my，our）時，必定要注意分寸，要使用在恰當的語境中。即使要運用第一人稱代詞時，也要十分注意語境，也要讓對方感覺到我們也是以對方的立場來處理問題，讓對方感覺，我們處處在維護者他們的利益，避免招致對方的曲解和反感。只有做到這一點，才會對未來的溝通才會有積極的影響。如：

We allow 8% discount for payment within 5 days （ “We” attitude）

You earn 8% discount if you pay within 5 days （ “You” attitude）

2. Courtesy：禮貌。在商務函電寫作中，言語和態度上的禮貌、謙遜固然重要，更要在行為上體現出本人的修養和氣度。例如：當對方發給自己函件時，無論情況怎么樣，即使在短時間內無法解決，也要給予一個禮貌性的回函。這樣做的目的是為了讓對方知道自己收到函件了，同時也能夠讓客戶感到我們對他（她）的禮貌和尊重。如：We regret to inform you of your attention to your fax of 【April 10，2016】….（我們十分遺憾地請你方注意2016年4月10日的傳真……）。

3. Complete：完整。商務函電應包含盡可能多的，有效的信息。最好不要把附言應用在商務書信中，否則會讓對方覺得你做事不夠細心，態度不夠誠懇。另外，在函電寫作中，每個段落都應該與主題密切相關，段落中的每個句子都要與主題相關，做到條理清楚，內容完整。

例如：The goods will be forward to you within 10 days.（incompleteness）

The goods will be forward to you within by s/s Virgin Flower，which will sent your port on about November 10th.

4. Clarity：清楚。商務函電中的文字表述要正確，能夠準確表達寫信人的看法，否則可能引起歧義的表達會使對方產生曲解；函電要結構讓人一目了然，層次分明。寫信人的真實想法都能通過措辭清晰地體現出來，有歧義的或令人產生歧義的表達都要禁止使用。應該把最能易懂的詞句非常明確地傳達給對方。

5. Conciseness：簡潔。在無阻礙禮貌的前提下，用簡明扼要的文字來傳達自己真實的想法。用常見的單詞，避免用難懂和生冷的單詞。單詞能把意圖傳達清楚的，就不要運用詞組，多用短句，這讓人容易明白函電的目的。少用“so”，“thus”，這些讓句子變得拖沓的連詞。在同一封信函里，盡量不重復運用意思差不多的詞匯。比如，您前面寫了The sewing machine will be delivered，后續的段落里還要提及此事時就不要再用近義詞如“sent” “leave”等。因為這樣寫會讓您的讀者不太清楚寫函電之人是否是指同一件事情。清楚和簡潔常常交替混合運用，摒棄函電中的拖沓詞匯，可以使交流變得愈加容易，從而更能達成效果。

6. Concreteness：具體。在商務函電寫作中，必須使用雙方都明白的表達方法，特別是對函電中所涉及的交易貨物或條款，一定要具體、準確，避免運用用造成歧義的詞語。函電的內容當然要詳細并且不能有其他夾雜的含意，特別是希望對方回函或者對接下去的業務的往來造成影響的函電。

We have drawn on you as usual under your L/C. （lack concreteness）

We have drawn on you our sight draft No.123 for the invoice amount，USD500，under your L/C 211 of the Bank of China.（full of concreteness）

7. Correctness：正確。在商務函電寫作中，要求使用符合函電要求的語言外，也應注意語法、標點正確。在核對完其內容的準確性后，才能慎重的商務函電簽名。函電中的個別極小的誤差，也會引發對寫信者的信息產生質疑，進而影響了業務的往來。

二、不同的寫作技巧需對應在不同的內容上

7C原則是一直貫穿商務英語函電的總方針，但不同目的用途的商務英文函電也需要不同的寫作技巧，這叫微調。這里重點介紹幾種用途不同的函電。

1.建交函：撰寫建交函時，一般包括如下幾個方面：自我介紹，有關本公司的情況，你獲得對方信息的途徑，你的意圖等等，因為建交函是發給素未謀面的，想與對方建立公司的函，文字應做到鄭重規范，給對方以良好的印象。如：

（1） We have learnt your name and e-mail address from you trade leader…

（2） If you are interested in some of them，please let us know.

2.詢盤函：撰寫詢盤函時，必定要做到詳細，把需要對方需要弄清楚的信息要十分透徹的傳達給對方，如：價格、付款方式、賠付方式，裝運期，保險等。在回信時，一定不能漏過任何對方需要我們回答的問題。假如進出口商是首次聯系，則進口商應該先做自我介紹，包括經營范圍，所需貨物，所在國家等：假定雙方是熟悉的，詢盤信函就不用那么詳細了，至少不必再作自我介紹。

三、訂單

訂單是通常是買方為取得具體數目的貨物而提出的一種要求。訂單必須準確、清楚。訂單確認信要洋溢著高度的熱情，要把賣方對買方的惠顧，感謝之情呈現出來；能體會出賣方真誠的謝意。即使賣方無法接受訂單，如：無法提供買方所需貨物，價格變動等，賣方應在回信函時也要要慎重，小心，盡量多使用一些不傷情感的措辭，為日后的可能買賣留下空間。

如：To encourage business，we will fill your order on the same terms as before though the ruling quotations are somewhat higher.

四、電報

電報是按“字”計費的，所以在發電報時，虛詞都省略。

如 Your quotation of 28th is very high，we counter –offer 200 cases as US$18.00 per case for March delivery.

電報YOURS28 HIGH WE BID 200CASES USD 18 MARCHSHIPT

五、電傳

電傳是按時間收費的，因此我們就在規定的時間內把事情表達完整即可，不要計算字數的多少。

如 Your quotation of 28th is very high，we counter –offer 200 cases as US$18.00 per case for March delivery.

電傳 YOUR QUOTATION 28TH HIGH WE COUNTEROFFER 200 CASES USD28 MARCH DELIVERY

六、結語

國際貿易通常以英文函電方式，通過互聯網完成。在商務英語函電中，使用者要遵守其特有的書寫原則并適時地運用些寫作技巧才能促成業務的往來和發展。對商務英語函電的規范和技巧研究很有必要。

參考文獻：

[1]唐恒.英語商務信函特點分析[J].現代商貿工業，2014.

[2]李曦.外貿函電的語言特點及寫作原則[J].中國外資，2012.

[3]時敏.商務英語函電在國際貿易中的作用淺析[J].中國電子商務，2012 .

【基金項目】本文系福建省教育科學“十三五”規劃2016年度重點課題“互聯網+商務英語實踐教學實證研究（立項批準號：FJJKCGZ16-247）”的部分成果。