信息化背景下動物譜系檔案管理的實踐探索

王羽佳

摘要：本文以解決動物譜系檔案管理和開發(fā)利用中的困境為目標，并從建立動物譜系檔案收集歸檔機制、完善動物譜系檔案著錄模式、加強動物譜系檔案信息化等方面提出建議。

關(guān)鍵詞：動物譜系檔案檔案管理開發(fā)利用

動物檔案是科技檔案的一類，包括動物統(tǒng)計檔案、動物觀察記錄、動物譜系檔案等，其中動物譜系檔案是動物檔案不可或缺的組成部分。動物譜系檔案是指反映動物家庭世代成員之間的親緣關(guān)系以及動物個體有關(guān)情況的檔案。筆者所在單位于1906年建園，1908年正式向公眾開放，是國內(nèi)對公眾開放最早的動物園和華北地區(qū)對公眾開放最早的公園，目前飼養(yǎng)展出動物500余種。動物譜系檔案是理清動物親緣關(guān)系，科學調(diào)配動物繁殖，最大限度地保存種群的遺傳多樣性，規(guī)避動物疾病，提高動物存活率，降低動物發(fā)病率、死亡率的重要原始記錄。基于此，筆者以動物譜系檔案管理為例，就其檔案管理的現(xiàn)狀，特別是存在的問題，提出相應的解決對策。

一、動物譜系檔案管理的現(xiàn)狀

動物譜系檔案建立是以動物譜系檔案歸檔范圍為基礎，按照科學的分類整理方法組織形成，同時動物譜系檔案數(shù)字化方法也具有其自身特點。具體如下：

（一）動物譜系檔案的收集機制

動物譜系檔案以單個物種的數(shù)據(jù)資料為記錄對象，形成單獨的物種數(shù)據(jù)記錄體系。主要記錄動物個體的飼養(yǎng)、繁殖、馴化及日常生活的詳細情況。在動物檔案登記表中詳細記錄的內(nèi)容主要有：動物譜系號、中文名、英文名、呼名、學名、動物芯片信息、出生日期、出生地、死亡日期、父母情況、來源方式、轉(zhuǎn)移、租借、繁殖、飼養(yǎng)管理情況、重大疾病治療記錄、飼養(yǎng)管理基礎數(shù)據(jù)、重大疾病治療記錄以及其他需要特別說明的事項等。同時，筆者所在單位進行的科學研究項目以及與其他機構(gòu)合作進行的項目也要有記錄，與其有關(guān)的獲獎情況，如榮獲國家級、市級、區(qū)級、局級頒發(fā)的科學技術(shù)進步成果獎的相關(guān)資料必須存檔。與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈禮品動物的相關(guān)資料也列入歸檔范圍。上述歸檔工作主要涉及動物業(yè)務科、飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院三個部門。其中，飼養(yǎng)部門向動物業(yè)務科提交動物飼養(yǎng)檔案，獸醫(yī)院提交相應的病歷，動物業(yè)務科需要將動物飼養(yǎng)檔案、病歷檔案以及其他有保存價值的文件材料合并、組卷，每年四月將上年應歸檔的動物譜系檔案提交檔案室。

（二）實行“一物一檔”的分類整理方法

以動物綱目科屬種分類為整理依據(jù)，如哺乳綱、鳥綱、爬行綱等。單個物種排序，一般按照時間先后順序排列，如動物入園前后、動物出生前后、年長至年幼等。單個物種歸入一個檔案袋，實行“一物一檔”（如大熊貓“丫丫”建一檔、亞洲象“明明”建一檔等）的分類整理方法。

（三）動物譜系檔案的著錄標準

根據(jù)動物譜系檔案按卷整理的特點，動物譜系檔案設置為檔案案卷庫的著錄模式，需要著錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄。案卷目錄的著錄項設置為全宗號、目錄號、分類號、所屬科目、案卷號、檔號、案卷題名、起始日期、終止日期、卷內(nèi)文件數(shù)、總頁數(shù)、保管期限、備注。卷內(nèi)目錄的著錄項目設置為全宗號、目錄號、分類號、所屬科目、案卷號、檔號、卷內(nèi)順序號、責任者、文件標題、成文日期、頁號、保管期限、機構(gòu)、密級、備注。其中檔號表示為：全宗號—目錄號—分類號—所屬科類—案卷號。如09-15-DD-BR-A-10001-001。其中，09為全宗號，15為目錄號，DD-BR-A為分類號（代表動物檔案-哺乳綱-偶蹄目），10001為所屬科類（代表非洲河馬類），001為非洲河馬的個體（代表非洲河馬“75-1號”的檔案材料）。分類號設置為下拉式菜單，可選擇哺乳綱下12個類目、鳥綱下2個類目。

二、動物譜系檔案管理中的利用困境

（一）動物譜系檔案收集面臨的困境

一是歸檔不及時。根據(jù)《北京動物園動物飼養(yǎng)展示管理規(guī)定》要求，“每年2月前，飼養(yǎng)部門應編制個體可識別的，已經(jīng)死亡和輸出的動物清單，報動物業(yè)務科；每年3月前，飼養(yǎng)部門應按照清單向動物業(yè)務科提交相應個體的飼養(yǎng)管理檔案，獸醫(yī)院提交相應的病歷；每年4月前，動物業(yè)務科應將飼養(yǎng)隊和獸醫(yī)院提交的飼養(yǎng)管理和病歷檔案合并、組卷，提交檔案室。”在動物譜系檔案收集的過程中，經(jīng)常存在飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院向動物業(yè)務科歸檔不及時，動物業(yè)務科不能按時完成向檔案室歸檔的現(xiàn)象。二是收集不完整。目前保存的動物譜系檔案案卷以動物基本登記表、重大疾病治療記錄組卷為主，部分歸檔了與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈禮品動物的相關(guān)資料。但與歸檔動物有關(guān)的科學研究項目以及與其他機構(gòu)合作進行的項目，與其獲獎情況相關(guān)資料保存在單獨的科研檔案里，沒有在動物譜系檔案中做好信息對接。

（二）動物譜系檔案著錄信息不準確

在2016年動物譜系檔案數(shù)字化前，筆者所在單位借助紙質(zhì)動物檔案目錄檢索查詢檔案。紙質(zhì)檔案案卷目錄沒有對動物具體的綱目科屬種單獨標注，只用檔號表示綱目科屬種的分類，若不是檔案管理人員則無法解讀。案卷目錄查到的每卷檔案案卷題名，也只是簡單登記為“大熊貓‘丫丫的個體資料”。

（三）動物譜系檔案信息開發(fā)不足

由于信息化前動物譜系檔案著錄信息不完善，手工檢索效率低，需要具體的檔案信息必須翻閱檔案實體，很多重要的信息包含在動物譜系檔案中無法查找利用，對于動物飼養(yǎng)人員查找有關(guān)動物的檔案情況，科研人員做項目研究，以及動物統(tǒng)計等工作都帶來困難。

三、信息化背景下動物譜系檔案管理的建議

（一）規(guī)范動物譜系檔案收集歸檔機制

借助信息化建設規(guī)范動物譜系檔案收集歸檔機制，制定動物譜系檔案利用數(shù)字檔案系統(tǒng)收集歸檔的有關(guān)規(guī)定，著重強調(diào)動物譜系檔案的日常歸檔。具體而言，飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院、動物園業(yè)務科兼職檔案員設置兼職檔案員賬號，利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中兼職檔案員隨時歸檔電子檔案的權(quán)限功能，改變以往一年移交一次動物檔案的歸檔機制。在動物輸出、死亡一個月內(nèi)，由飼養(yǎng)隊首先在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中建立該動物譜系檔案的案卷目錄，將動物的基本情況登記表作為卷內(nèi)文件錄入卷內(nèi)目錄、掃描紙質(zhì)檔案上傳到檔案系統(tǒng)中。獸醫(yī)院則利用本來已經(jīng)形成電子病歷的優(yōu)勢，在飼養(yǎng)隊已經(jīng)建立該動物譜系檔案的案卷中，著錄相應病歷檔案的卷內(nèi)目錄，再將電子病歷檔案掛接到條目上。最后，動物業(yè)務科在規(guī)定時間檢查飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院的歸檔情況，并補充有關(guān)的動物科研記錄、榮譽記錄、禮品動物交換的電子檔案等。這樣，利用在線歸檔，縮短歸檔時間的同時，也避免歸檔時間過長無法查證的問題。

針對動物譜系檔案歸檔范圍不夠全面的現(xiàn)狀，檔案室聯(lián)合動物業(yè)務部門重新制定動物譜系檔案的歸檔范圍。增加聲像照片、與歸檔動物檔案有關(guān)的科學研究項目檔案、獲獎情況，以及與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈禮品動物檔案等相關(guān)條目。此外，檔案室還應組織對動物譜系檔案員進行信息化系統(tǒng)知識的相關(guān)培訓，告知應將科研檔案、文書檔案中涉及可以判斷具體動物名稱的相關(guān)科研項目、引進、輸入、借展、治療記錄、死亡報告、參與重大事件形成的資料補充進動物譜系檔案中，以便形成動物個體翔實完整的檔案。

（二）完善動物譜系檔案著錄模式

動物譜系檔案紙質(zhì)目錄可以檢索到的信息較少，一般案卷目錄、卷內(nèi)目錄都著錄為如“關(guān)于大熊貓‘丫丫的材料”“大熊貓‘丫丫的動物基本情況表”“大熊貓‘丫丫的病歷”等。根據(jù)動物譜系檔案專業(yè)性和特殊性，筆者認為可以嘗試在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的卷內(nèi)文件目錄中增加動物詳細數(shù)據(jù)的著錄項目。例如，動物譜系號、中文名、英文名、三代血親編號、出生日期、出生地、死亡日期、父母情況等，這些信息作為題名的補充信息，有助于查找辨識動物，并形成簡單的動物譜系數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計系統(tǒng)。

（三）加強動物譜系檔案信息化開發(fā)

首先，依靠信息化建設，建立動物譜系檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，為全園飼養(yǎng)人員、科研人員、技術(shù)人員設立查詢賬戶。通過公園檔案網(wǎng)絡全面掌握檔案室保存的動物檔案信息資源，通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實時查詢，將各項動物信息應用到動物飼養(yǎng)、繁殖的實踐工作中，并促進科研成果的形成和轉(zhuǎn)化。其次，通過數(shù)字檔案系統(tǒng)實現(xiàn)更多主題的綜合統(tǒng)計。借助數(shù)字檔案管理系統(tǒng)多層次的目錄檢索以及全文搜索功能，按動物個體的得病名稱、參與的科研項目、來源國家等檔案內(nèi)容中包括的關(guān)鍵詞檢索出利用者需要的檔案，對動物基本檔案信息、關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行圖表分析。最后，以本園動物譜系檔案信息化為基礎，與中國動物園協(xié)會動物譜系信息化管理工作做好銜接，為全國乃至全世界動物譜系檔案管理工作肩負起應盡的責任。

參考文獻：

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