如何做好企業檔案的管理和保護工作

何 洋 （中車齊齊哈爾車輛有限公司 161002）

如何做好企業檔案的管理和保護工作

何 洋 （中車齊齊哈爾車輛有限公司 161002）

隨著企業的不斷發展和進步，檔案的作用越現突出，而且作用是不可替代的，因此作為企業檔案部門必須強化企業檔案管理工作，建立健全企業檔案工作相關制度，實現檔案管理標準化和規范化，提高企業檔案人員綜合素質。探索和研究檔案保護的方法和途徑，從改變檔案存放環境入手，在預防上下功夫，最大限度地保護好企業館藏檔案，實現企業檔案的利用價值，更好地為企業發展服務。

企業檔案管理和保護

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。企業的一切管理工作，上至企業戰略管理，下至企業的基礎管理，都是以是否有利于企業發展為目標的。企業檔案管理的存在和發展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業檔案管理能夠滿足企業的這種內在需要，它就能夠生存和發展。隨著企業的不斷發展和進步，檔案的作用越現突出，因此作為企業檔案部門必須強化企業檔案管理工作，最大限度地保護好企業館藏檔案，實現企業檔案的利用價值，從而更好地為企業發展服務。

一、企業檔案在企業中的作用凸現

我公司是中國鐵路貨車、起重機的主要設計制造基地，產品不僅覆蓋了我國近三分之一的鐵路貨車市場，而且還遠銷美國、澳大利亞等十幾個國家和地區。近年來公司以產品開發為龍頭，以市場為導向，積極開拓路內外、國內外市場，經濟效益在同行業始終名列前茅，保持了良好的發展勢頭。作為企業檔案部門要不斷適應企業發展需求，規范企業檔案管理，發揮企業檔案的作用，為企業發展起到積極的保障和推動作用。

1.企業檔案是資源儲備的重要手段。企業檔案是企業生產、經營活動的真實歷史記錄，不僅記錄了企業發展的歷史，而且記載了企業形成和積累的知識，是企業的重要知識資源。它能反映出企業活動的客觀規律以及工作中成功的經驗和失敗的教訓，這些珍貴的信息資源以檔案的形式存在。企業發展是一個繼往開來的過程，企業檔案這種資源儲備的手段為科技人員繼承前人的知識成果和經驗提供了物質基礎。在新的科技活動中又產生了新的檔案，使科技資源儲備不斷豐富。

2.企業檔案是企業各種活動查考的有力憑證。企業檔案的真實記錄決定了它對各個時期企業各種活動的查考和憑證作用。一份企業的科技檔案不僅記載有一項科研成果的客觀內容，而且有設計者、校核者、主管設計、工藝、標準化、審核、批準等各級簽暑，還能反映更改、換發情況。特別是企業改革改制和上市使企業檔案更充分顯示出它的價值所在，企業改制和上市需要公司的經營、財務、固定資產、土地證、房證、科技成果、法律文件、會議記錄等方面的檔案資料幾千份，使企業檔案的憑證作用表現的更突出和直觀。

3.企業檔案是為領導決策和宣傳教育提供依據。通過企業檔案能比較全面地了解黨和國家的有關方針、政策以及各項具體的法規、規定、制度、辦法等，為企業的經營決策指明方向。使公司領導充分運用國家對企業的自主權的有關規定，把企業搞活，不斷開拓企業的經營渠道，使企業做大做強。

二、規范的檔案管理工作，是適應企業發展的根本

企業檔案管理工作是企業基礎管理工作之一，企業只有不斷加強自身基礎建設，健全規范企業檔案管理工作，大力開發利用企業檔案信息資源，提高企業檔案工作的整體水平，才能更好地為企業生產和經營服務，適應企業不斷發展的需求。

1.建立健全企業檔案工作相關制度，是做好企業檔案工作的基礎。不管是維護檔案法規的權威，還是維護企業自身利益，任何一個企業都必須制定檔案工作的管理制度和標準，以保障檔案的完整和安全。企業制定檔案保管制度、檔案保密制度、借閱制度、各類檔案的立卷歸檔整理制度及檔案人員崗位責任制等一系列規章制度，構建一套比較健全的檔案管理標準和制度體系，使檔案管理從形成、積累、歸檔到管理和利用的整個過程都能夠有章可循。其目的是以嚴格的制度約束檔案工作的各個環節，保證各類檔案的完整和安全。

2.實現檔案管理標準化和規范化，是做好企業檔案工作的條件。一個技術先進、管理規范的企業離不開準確、真實的檔案，而規范的檔案工作又體現了一個企業基礎管理水平。實現檔案管理的標準化、規范化，除了有一套比較健全的檔案管理標準和制度體系外，還應具備符合檔案庫房建筑規范標準的檔案的庫房和規范的檔案裝具，實現辦公、庫房、閱覽三分開，配備符合標準的防盜、防火報警裝置。

3.提高企業檔案人員綜合素質，是做好企業檔案工作的手段。作為企業要想在市場競爭中立于不敗之地，必須堅持以人為本，努力打造政治過硬、業務合格的檔案工作隊伍。針對企業發展形勢的不斷變化，教育檔案人員樹立創新服務思想，改革過去傳統的服務方式，一切圍繞企業的生產經營開展工作，不斷適應企業發展需求。

三、探索和研究檔案保護的方法和途徑，是企業檔案長期為企業服務的保證

企業檔案是企業的寶貴歷史財富，作用是長久的，特別是作為有82年歷史的老企業，檔案需要長期或永久保存下去。因此，必須最大限度地延長企業館藏檔案的壽命，為企業的長遠發展服好務。

1.保護企業檔案，要在預防上下功夫。檔案保護的方針是“預防為主，防治結合”。任何災害和有害因素都有可能對企業檔案造成損壞和破壞，一旦檔案受到這樣或那樣的破壞，所造成的損失都是無法挽回的。因此做好企業檔案的保護，預防是關鍵。首先，要學習和掌握應對和處理突發事件的能力，科學判斷、沉著應對、準確行動，制定企業檔案保護應急預案，建立和完善突發事件監測、預警機制和應對措施，把突發事件對檔案的危害降到最低。其次，要強化企業檔案日常防護措施，嚴格控制庫房溫濕度，控制在規定范圍內并保持穩定；施放檔案防蟲藥物，避免有害生物滋生；檢查和控制歸檔文件制成材料，防止細菌和維生物的侵入；保持檔案庫房清潔衛生，做好庫房空氣消毒；制定檔案庫房定期檢查制度，一經發現有危害檔案的情況發生，根據實際情況進行有效治理。

2.保護企業檔案，要不斷研究和探索新方法。隨著信息技術的不斷發展，企業的電子檔案也逐年增多，特別是對產品底圖的數字化轉化后的存儲和保護，成為企業檔案館研究和探索的重要課題。電子檔案不同于紙質檔案，它分為電子檔案載體的保護、電子檔案信息的保護。電子文件的載體可分為磁性載體和光學載體，這些載體的保管除了控制適宜的溫濕度外，還要防塵、防外來磁場、防機械震動、防光線和有害氣體的影響。隨著電子信息技術進步，電子檔案將面臨著更多的危害，因此電子檔案的保護也要不斷的更新和探索，才能為企業服好務。

綜上所述，企業的發展離不開企業檔案工作的支持和保證，企業檔案管理工作在企業的作用是不可替代的。作為企業檔案部門必須強化和規范企業檔案管理工作，保護好企業館藏檔案，最大限度地延長企業檔案壽命，使企業檔案更好地為企業生產和經營服務，適應企業不斷發展的需求。

[1]陳兆祦，沈正樂.《最新檔案工作實務》第五篇 檔案保護技術實務.

[2]劉小仙.《電子檔案的存儲和保管探析》，《機電兵船檔案》2007年第6期.