對EPC總承包項目中的檔案管理工作的感想

姚慧芝

摘 要：EPC總承包工程，含義為業主委托工程的施工單位，按照合同中規定的款項，開展工程的初步探究設計，中期的施工承建還有施工用料的整合，以及工程收尾階段的測試檢驗環節，即整體工程的各個步驟。EPC總承包工程的建設管理模式比傳統建設模式更有市場竟爭優勢。本文介紹了總包工程的檔案管理特點、作用及難度，探討了做好EPC總包工程項目的檔案管理工作的方法，指出了做好總包工程檔案管理工作應注意的問題。

關鍵詞：工程項目；EPC總承包；檔案管理

檔案的建立與整理在整個工程中是重要的組成部分。在工程開展之初，工程的各項工作的統籌規劃方針，還有運營管理理念，甚至詳盡到人員招募計劃和安排計劃，都要詳細的記錄在檔案之中。系統且連續的建立合理的檔案機制，有利于工程的各項工作有序合理地開展下去。而在施工過程中，施工日志、資金流動、分項目承包、材料采購和使用情況，等等，都是整個工程的文字報告信息，檔案中要都有記載。這樣做既方便查找相關文件，也讓工程各階段的工作開展有所依據。

一、總承包商負有的工程項目檔案管理職責

工程的檔案管理人員需要精挑細選，遴選出既具備強烈的責任心，又有豐富檔案管理經驗的管理人員。在檔案紀錄的過程中，工程承包的責任人要經常審查檔案，查漏補缺，確定所記錄的信息善全而且沒有偏差。這也是國家政策下工程項目檔案管理的基本要求。否則從檔案的角度來講，任何一點細小的偏差都會對工程的進場產生重大的影響。施工單位要用于承擔著一份至關重要的責任，精心整理，查漏補缺，詳盡的記錄施工過程中各個部門的進展情況。等工程完工之后在裝訂成冊，交給業主檢查。

（一）對分包商檔案工作指導、監督職責

1）在工程開工之前就建立完善的檔案管理機制，做到未雨綢繆。檔案的撰寫和管理要嚴格依照相關規章進行，嚴禁個人不負責任的記錄，更不能隨意編寫和更改。

2）檔案的編寫過程要與工程的進展情況同步，做到工程進展和檔案工作統一步調，并且嚴格把關，統一調配，符合標準。

3）施工單位負責人也要對檔案管理起到監督作用。每個施工單位負責人都要認清檔案管理工作的重要性，切不可掉以輕心。要根據工程進度，經常檢查檔案的編寫和分類，并對檔案管理人員開展考核工作，設立獎罰機制，提高他們的積極性，同時也能確保檔案管理的準確性。

（二）檔案的歸集、整理、裝訂存檔及向企業檔案管理部門移交職責

1）工程開始階段就要明確檔案管理人員的責任，從前期籌劃，到羨慕動工，工程的進行，運營管理，原料采購，項目審核，都要一一記錄在冊。在工程結尾階段，驗收工程也要做詳盡的記錄。方能裝訂成冊，交給業主指定的檔案部門。

2）做足檔案管理中材料的收集、整理、鑒定和歸檔工作，明確責任人制度，強化管理人員的守則意識。

3）根據我國反律法規，在工程收尾階段結束后，施工單位要將檔案送到業主指定的檔案管理部門。

二、總包項目實施過程中做好各階段的檔案管理工作

按照工程的進展，檔案管理工作可以從以下幾個方面得到落實。1）工程前期。需要對以下幾個方面統籌規劃：可行性研究報告及其評估、報批文件、項目選址及其報批文件、設計任務書及工程所需的招投標合同、招標過程中的會議記錄、附加的書函等。2）設計階段。由工程設計師整理出來的有關工程開展情況的所有設計資料、工程所需原料的計算報告，以及工程成本預算的詳細報告。當涉及到在設計中依據的信函時，也要將附件加到檔案中。3）采購階段。由業主和施工單位共同確定的原料使用文件、設備租賃文件、材料報價文件、設備損耗說明、原料追加或者剩余原料處理的報告，等等。4）施工階段。項目開始動工的報告、審批合同、政府相關部門的批準文件、工程進行過程中拍攝的照片、各工程的分包計劃及合同、工程實地測繪同設計時的比較文件、工程變更條款、施工日志以及施工單位履行合同時與業主進行的一切信函性質的文件。5）試生產階段。包括試運行計劃書和開停車方案、試車方案及記錄單、性能考核報告、合同目標性能考核方案及記錄表等文件。6）工程竣工驗收階段。包括竣工驗收文件、項目竣工驗收報告及會議文件、最終接收證書、履約合格證及相關文件、工程設計總結、工程施工總結等。

三、加強工程檔案管理工作的過程控制

（一）總包工程的檔案管理應與工程建設同步進行

總包工程的檔案管理工作具有完整性及時性，因此必須采取檔案工作與工程建設同步進行的措施。在項目初期，檔案部門即應確定專人負責，對項目各階段的各種材料，都應當在其階段工作收尾之前，就歸納入檔案之中。

（二）建立工程總承包文件跟蹤管理網絡

在互聯網高速發展的今天，工程的檔案管理工作也可以借助互聯網達到簡約集成的目的。每個工程檔案管理的特點不盡相同，但是互聯網管理可以將他們統籌規劃，節約人力物力。設置歸檔職責等管理模塊，自動為檔案管理工作監管糾正，并且建立跟隨工程進展而不斷變化的動態管理網絡。

（三）加強與工程技術、管理人員的聯系

檔案管理人員不能一直待在檔案室，這并不能讓他們及時了解到工程的動態和進展。檔案管理人員要走出辦公室，深入工地，多和施工人員溝通，對檔案管理工作也大有裨益。

四、工程總承包檔案管理工作應注意的幾個問題

在我國，工程總承包模式是一種新型的工程合作模式，還處在初步探索階段。從以往的幾個應用工程總承包模式中，廣大檔案管理人員吸收經驗，吸取教訓，總結出以下幾個著重點：

1）檔案管理工作不能離開國家既定的方針，也不能照搬照抄國家的檔案管理策略。針對每個工程的檔案管理工作，要在明確執行國家大方向的前提下，系統性的結合實際，找出適用于本工程的獨具特點的檔案管理機制。

2）工程開展初期，相關領導要積極引導檔案管理人員，盡早把檔案管理工作安排妥當，切合工程的開展。

3）要大膽啟用負責人的檔案管理新人，同時要多對他們進行培訓。這樣做既能保持檔案管理工作順利開展，也能推動國家檔案管理機制的嚴格化、高效化。

4）工程的檔案要統一裝訂成冊，不但檔案整理的方式要正規高效，還要配備統一的保存工具。檔案建立的過程中就要嚴格遵守規章制度，格式要正確，分類要明確，完善檔案管理制度的標準化。

參考文獻：

[1] 葉健.電力工程建設總承包項目檔案管理的探討與實踐[J].電力勘測設計，2005，2（4）：123-125.

[2] 唐麗萍.電力工程建設總承包項目檔案全過程管理[J].電力勘測設計，2007，2（3）：98-99.