新型載體檔案的保管方法

刁丹

（嫩江縣科技情報站）

摘 要：檔案的保管需要根據檔案的實際狀況和成分采取維護、存放和管理的措施。檔案的保管是檔案鑒定、整理、搜集、統計、保管和利用中十分重要的一個環節，檔案工作中離不開檔案的保管，尤其是新型載體檔案的保管必須要引起人們的重視，本文就是對新型載體檔案的保管進行分析，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：新型載體檔案；保管方法，詳細分析

檔案的保管需要貫穿于整個檔案工作的始終，也是檔案工作的基本要求，要想開展后續工作，就必須要將檔案的保管工作做好，檔案的保管是整個檔案工作環節中共同的任務。檔案的完整性是整個檔案保管工作的核心，尤其是新型載體檔案的保護，必須要引起人們的重視，創新保管方式，結合新型檔案載體對檔案進行保管，為檔案的利用提供便利。

1 要嚴格的把握存檔的質量

檔案在保存的過程中，必須要選擇優質的材料來進行信息的記錄，對于非紙質文書檔案在存檔的過程中，必須要最大限度地選擇優質的材料，而且在制作的過程中，存檔磁帶還必須要在溫度與濕度恒定、無煙、無塵的環境下進行錄制，保證檔案的質量。如果是進行現場錄音，對于達不到這一要求的環境，可以通過錄制技術和使用質量較高的錄制設備來彌補這一缺陷。

檔案在入庫之前，必須要有相關的文字說明和信息保證相關的字體是完整、齊全的，從外觀上就能夠看出檔案在保存期間保存的情況。新型載體檔案在保存的過程中，磁帶必須要每半年重繞一次，在這樣的情況下，重繞的過程中就必須要定期的對磁帶的實際保存情況進行檢查，避免磁帶由于彈性疲勞、霉變和復印發生幾何變形，在繞圈的過程中還要本著恒定的張力來進行繞圈，中間不能夠停止，否則就會導致壓力不均勻，從而降低錄放的效果。在新型載體檔案存檔的過程中，必須要盡可能的減少使用的次數，這是因為新型載體檔案在制作成材料保存的過程中，使用較為頻繁，就會降低檔案的壽命。

任何材料在使用的過程中，如果存在著適用條件和存儲條件差異較大的情況，那么就必須要有一定的時間來保證條件的平衡性，不能夠在這一期間隨意的存取，尤其是在溫差較大的情況下，如果隨意的使用，就無法保證記錄材料的完整性。除此之外，在使用的過程中一定要將準備工作做好，使用人員必須要充分的掌握相關的規則程序，并且熟知相關的注意事項，避免產生操作不當的現象，導致材料發生損壞。

2 嚴格管理庫房

2.1 對于庫房的要求和選擇

檔案在制作成材料保存的過程中極容易會受到環境的影響，材料自身比較脆弱，對于濕度和溫度的要求十分嚴格，尤其是對大的儲存環境--庫房，有著極其特殊的要求，與其他的檔案材料有著差異性，庫房是進行新型載體檔案保存的關鍵場所，也是其保存的主要環境，因此必須要根據材料特征來選擇庫房，保證庫房的合理性，滿足環境要求。

新型載體檔案制作材料在保存的過程中必須要選擇帶空調的、全封閉式的庫房，這種庫房可以滿足材料的保管條件，而且能夠對各種存儲條件進行控制。如果存在著條件不允許的情況，那么就應該選擇密封性比較好的庫房，這是選擇庫房的基本要求。不同的材料應該分別進行保管，分庫進行儲存，也就是說非紙質檔案和紙質檔案必須要分開保存，感光材料和磁性材料分開保存，彩色影像和黑白影像分開保存，這樣可以避免揮發性物質相互之間產生不良的影響。除此之外，對于庫房的地面和內壁，必須要進行特別的處理，不能夠使地面和內壁產生灰塵。但是需要注意的是不能夠利用有著揮發性氣體的材料來進行庫房的裝修，這樣可以避免氣體之間發生化學反應，從而使存檔材料的質量下降。

2.2 保持庫房的衛生

庫房必須要配有專業的除塵設備，要定期的安排人員進行清掃，保證庫房無有害氣體、無塵，能夠被檔案的保存提供良好的環境。庫房必須要禁止吸煙，粘貼禁止吸煙的標志，這樣可以避免煙霧對磁帶或者是膠片產生污染，導致保存材料發生損壞。

2.3 控制庫房的溫度

不同的材料有著不同的溫度標準，在材料保存的過程中，一定要充分的保證庫房的溫度是符合相關的要求的，以下就是對相關的標準進行詳細的闡述：磁帶：溫度15℃-21℃；相對濕度35%-45%。軟磁盤：的庫房在溫度10℃-50℃；相對濕度20%-80%。硬磁盤通常是隨機存儲，而機房都有空調，溫濕度可參照機房溫濕度標準。光盤的保存溫度在20℃左右，相對濕度50%左右。長期保存的感光材料片，一般要求為：溫度2℃-10℃，相對濕度15%-40%。

3 嚴格選擇包裝材料

包裝材料是和新型檔案制成材料接觸最為密切的物質，可以說是存儲的小環境和屏障。因此，對包裝材料的選擇必須有嚴格的要求。

3.1 一般包裝材料的要求

檔案包裝材料的要求具有良好的化學穩定性，不含有酸性及氧化劑或還原劑。各成分之間不應發生任何化學作用，并具有一定的機械強度和結構穩定性。目前用于包裝的材料主要有紙張、塑料、金屬和木質材料。

3.2 用于膠片的包裝材料

用于膠片的包裝材料不同質地要求不同：紙質材料應選用中性偏堿紙； 塑料包裝物應選用與片基相同性質的塑料物質；金屬包裝材料應選用鋁合金、不銹鋼以及經防腐處理的金屬材料；唱片包裝紙袋，塑料裝具，都不能用有揮發性物質的材料，以免引起化學腐蝕。唱片的存放柜最好不用木質柜，特別是不要用柏木、松木、樟木等含有揮發油的木質材料制作的柜架。

3.3 包裝方式的選擇

檔案的包裝方式有開放式、密閉式和全密封式。不論采用哪一種，都要保證防塵、防有害氣體和一定條件的溫濕度。其中密封式有很多的優點，但要注意在濕熱情況下，不能只顧密封而不注意觀察濕度的變化。通常情況下，為保證密封袋或柜架中的濕度能控制在一定的范圍內，可放置一些干燥劑和吸潮劑，以控制濕度。

4 適當選擇存放方式

新型載體檔案制成材料在保存過程中，如果存放方式不科學，會造成材料內的相互擠壓，重力不均，載體變形，信息還原失真等，從而影響使用。存放方式通常有兩種：橫放和豎放。磁帶多采用豎放。豎放既方便檢索，又可避免重力作用而使磁帶傾向一邊，影響磁帶正常運轉，也可避免帶基邊緣的損傷。感光膠片無論是卷式還是平片，最好是豎放，以免膠片受壓受潮。如果卷式片一定要平放，必須將片軸架好，以免片軸下部的膠片受壓。

5 結論

新時期企業核心競爭力的提高與簡單便捷的檔案整理保管方法是密不可分的，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業的工作進程，因此必須要將新型檔案的保管工作做好，進行保管方式上的創新，本文的論述還存在著不足，需要進一步的完善，能夠為我國檔案事業的發展做出更大的貢獻。

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